摘 要：当前阶段，我国正处在信息产业经济的大背景之下，以计算机辅助运转的产业技术体系处于不断完善发展之中，人们都清晰的认识到了计算机具备的强大功能。因此，我国事业单位要想取得更大的进步，加强自身的数字化管理及信息化建设是非常关键的一步。只有这样不会远远落后，才能更好的实现良性发展。本文首先分析我国事业单位档案管理工作的现状，其次，提出促进事业单位档案的数字化管理的有效应对措施，助推事业单位档案管理效率的进一步提升。

关键词：事业单位;档案管理;数字化;现状与对策

档案管理在事业单位中占据着重要的地位，作为事业单位管理的组成部分之一，他对事业单位的运转起着重要的作用，我们必须引起充分的重视。然而我们可以清晰看到事业单位的档案管理工作还不够完善，存在着一些显而易见的问题。这些问题严重影响着事业单位的更好发展。结合当下网络信息时代发展的大背景，为了更好的促进事业单位档案信息管理工作的有效开展，强化档案数字化建设具有重要意义。

1 事业单位档案管理的现状分析

1.1 办公设备陈旧

经过研究发现，大多数的事业单位档案管理设备老化，有的设备甚至都已经无法运转了。由于事业单位缺乏新型的硬件设备，这就导致档案管理经常出现偏差，对资源整合的进度造成了很大的影响。与此同时，甚至有些事业单位档案堆积如山，没有进行及时的归纳整理。甚至一些基本指标都达不到满分，例如：防潮、防盗等方面的保护措施也是不够完善。这种情况造成了现代数字化档案管理与国家信息整合工作的严重脱节。由于档案的调阅和查访手段陈旧，缺乏现代化的设备，从而大大降低了事业单位档案管理的效率，同时数据信息也无法得到安全保障[1]。

1.2 档案检索效率低下

当前阶段，我们可以清晰的看到现在的事业单位数对档案的检索还处于原始手工阶段，很多事业单位还没有脱离手工检索的工作模式。众所周知的是，手工检索没有计算机检索更加便捷高效。由于人工检索存在很大的弊端，事业单位档案信息检索的准确率受到严重影响，同时还造成了工作速度缓慢的现象。这种人工检索的方式不仅给工作人员增加了困难，加大了档案查阅工作量，同时对于档案借用人员来说也是十分不便的。人力手工检索的局限性大大降低了事业单位档案管理工作的效率，下面笔者结合例子进行具体分析。例如，如果需要紧急调出某一个工作人员的人事档案时，事业单位各部门由于工作人数众多，而且大家年龄差异也比较大。此时通过人工检索的方式就会给档案工作人员带来很多的困扰和麻烦，不仅难以迅速提取信息，耗费大量人力，同时也给整个事业单位的整体工作造成了不利影响。因此，为了更好的提高工作效率，事业单位必须改革人工检索的现状。

1.3 档案管理人员综合素质低下

随着网络时代的到来，信息技术已经渗透到了各行各业。因此，事业单位也在这个大背景下进行了改革。数字化信息管理对档案管理人员提出了更高的要求，事業单位数字化档案管理的实施，信息化方面的专业知识和技能是管理者必须要了解的。具备了数字化档案管理专业知识以后，这样才可以熟练运用数字化档案管理设备，更好的保证档案管理工作的顺利开展。但当前阶段，有很多档案管理者年龄较大，因此他们对网络化信息不了解，学习起来困难较大。现代化数字档案管理设备是大多数事业单位都已经拥有了的，这是网络信息技术提供的一个良好契机。但是随着硬件设备的发展，工作人员的技能问题也开始日益凸显。由于工作人员技能方面还存在着一定的问题，所以事业单位数字化档案管理的工作依然无法顺利进行。因此，事业单位的档案管理人员的综合素质还要进行重新培训整顿。

2 事业单位数字化档案管理的优化方法

2.1 引进现代化数字档案管理设备

现代化的设备在社会中已经获得了人们的一致好评，不仅为人们的日常生活提供了很多方便，同时也给数字化档案管理的更好发展提供契机。事业单位档案管理不同于其他的工作，他是一个综合性的管理工作，需要处理很多繁多复杂的信息内容。为了解决信息量庞大的这一难题，引进一些高效的数字化管理设备系统是解决问题的关键途径。为了更好的提高工作效率，确保信息的安全，我们可以根据机关事业单位的实际情况，结合自身的优势，创建现代化数字档案管理系统，严格控制档案信息储存质量与安全。这种做法不仅能够为数字化档案管理创建一个有利的环境，同时还能够更好的促进机关事业单位全部工作的顺利开展[2]。

2.2 运用数字化管理的方法

目前，由于档案管理还存在很多的问题，亟待人们解决。为了更好的提升整个事业单位的运转速度，事业单位必须运用高效的数字化管理方法，解决工作效率低下的现状。首先，对数字化档案管理系统性能进行提升可以增加系统内部储存量，可以解决信息存储容量小的问题。其次，强化档案管理的可靠性。对档案管理的可靠性进行强化，这就需要严格要求磁盘阵列产品的结构和硬件的组成要依据严格的标准，这个做法为数字化档案管理的系统未来功能的更新可以奠定良好的基础[3]。

2.3 提升档案管理人员素质

档案管理人员在整个档案管理中占据着非常重要的地位，作为数字化档案管理的执行者和操作者，他们的综合素质直接决定着整个工作的进程。当前阶段，很多事业单位档案管理人员还存在着各种各样的一些问题。为了促进事业单位高效运转，提升档案管理人员的素质接待解决。主要可以从以下几点入手：首先，对所有工作人员进行定期组织现代化设备的学习，每次培训完成以后，为了更好的提升他们的工作技能，还需要进行定期考核，提升他们对现代化设备的操作水平。此外，还可以通过奖惩机制来鼓励档案管理人员努力提升自身素质，积极主动地学习才会收获更大，利用这种方法，可以轻松实现数字化档案管理人员的技能提升。如果在考核过程中出现不合格现象，事业单位也要进行相应的处罚。最后，还需要从入职前的筛选工作入手，通过提高入职人员的门槛，对数字化档案人员的选拔要加大难度，进行严格筛选，确保入职的每一位工作人员都符合标准。

3 结语

总而言之，对档案进行数字化的管理方式已经成为世界发展的一种潮流，同时他的便捷性我们也是有目共睹的。不断优化数字化档案管理是事业单位需要重点做的一项工作，尽管这项工作任重而道远，但在长期优化过程中，可以在很大程度上提高档案的利用效率和安全性，让数字化档案管理更好的服务于整个社会。

参考文献

[1]张晓斌.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务.2016（06）.

[2]毛羽丰.试析事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务.2013（01）.

[3]郑辉.新时期事业单位档案数字化管理研究[J].办公室业务，2020（01）.

作者简介

汤涤（1980-），男，汉族，辽宁本溪，本科，研究方向：网络传播与档案管理。