王媛媛

摘 要：近年来，随着网络信息技术的不断发展，档案信息化建设成为档案管理工作的重要方向。文档一体化是档案管理的重要指导思想，要求在文档管理过程中注重文件流转和归档的一体化管理，这种管理形式不仅延续传统模式的优势，还大大弥补了纸质的不足，保留了数据的完整是档案管理中尤为重要的。注重档案信息化建设，能进一步提升文档管理效率，充分发挥档案信息资源的作用和价值。基于此，本文笔者就文档一体化的文书档案信息化管理策略进行简要阐述。

关键词：文档一体化;文书档案;信息化管理

1 文档一体化概述

文档一体化从字面意思来理解就是将文件处理生成和文件归档保管结合起来，将文件生命周期等作为理论依据，借助计算机网络等信息技术，实现从文书生成办理到文档归档管理的全过程管理。推行文档一体化的文书档案信息化管理就是将文书工作和档案工作衔接在一起，注重分工协调、超前控制、整体把握，使文档实现管理、利用、规范一体化，最终实现文书生成与档案管理的全过程管理。在实际的工作过程中，明确文档一体化管理的理论等并且加以运用实践，使电子文件的整个过程都得到了全面、安全、有效的管控，从而提高管理效率。

2 文档一体化的现状

近几年来，很多大型企业的档案管理专家、档案管理人员在文档管理信息化方面做了大量有价值的探索，并取得了很多实质性的工作突破。很多现代化企业实行了无纸化办公，采用OA （办公自动化）系统，在文档接收、发送和档案管理方面实现文档一体化，支持网上查询、借阅和分配权限等。通过近几年在文件档一体化方面的不断实践和探索，总结取得了以下成果：

1）对电子文档有了全新的认识。传统的纸质文档大多是以书写或印刷形式将语言、文字、符号等记录在实物的载体上，其表现形式和储存方式比较直观、简单;而电子文档则以磁性介質为载体，需要借助信息化手段才能变为直观的可视信息或输出打印成纸质信息。从电子文档的生成过程可以看出，它有易于查询、编辑、修改、拷贝、分类、编目、移动、粘贴和销毁等优点。

2）电子文档管理系统得到逐步开发和应用。近几年来，一些优秀的计算机档案管理系统和电子文档管理软件开始推广应用。实践证明，信息化技术在文档一体化进程中发挥着越来越重要的作用。比如：办公自动化系统（OA），已可以实现在电子文档到达文档案数据库后，档案管理员可以对其进行辨别、分类、归档、加密、借阅、转移等的管理作业，实现全流程网上作业，同时也可以对文档处理的全过程自动跟踪记录，提高了电子文件档管理的安全性。

3 文档一体化的文书档案信息化管理策略

随着信息技术的飞速发展，社会各行各业需要充分调动资金资源，引进先进设备，聘请或者培养专业人士从事文档一体化的信息化管理工作，建立统一的电子文档管理系统，从而更好地适应文档一体化的需求。

3.1 提高领导和员工的综合能力

为了适应当今社会的需求，各行业单位需要加强自身的信息化建设，同时，为了方便各单位管理且工作能够有效进行，则需以文档一体化为指导基础。对于档案工作者，上至单位领导，下至信息化管理工作人员，首先，都必须更新个人的观念，都需要加强以文档一体化为基础的信息化管理意识，尤其是档案部门的领导，必须充分认识文档一体管理的必要性和可行性，同时还需要营造良好的信息应用环境，以及加强对信息资源整合的重视程度。其次，运用海报等多种手段加强以文档一体化为基础的信息化管理重要性的宣传，从而使领导和员工能够拥有正确的认识，这不仅是前提，更是相关目标实现的保证，只有充分了解了以文档一体化为基础的信息化管理的重大意义，才能有利于后期工作的开展。同时还需要加强相关工作人员的综合素质，通过多种方式途径进行培训和学习，使文档管理人员在掌握文书处理和档案管理方面知识的同时，熟悉文件运行和文件管理，并且各行业单位需要适当开展实践培训，而且还要培训工作人员学习信息处理技术和计算机应用技术，努力提高档案工作者的综合素质能力，从而适应文档一体化管理的要求。

3.2 构建统一集约的档案管理工作机制

1）创新档案管理工作模式。按照文档一体化建设要求，将科学集约有效的档案管理模式运用到数字档案建设之中。集约化的档案管理并不是将档案资料重叠归档，而是要根据不同档案类型，对档案资料进行有效的整理和分析，通过集约化的形式实现档案管理的科学化，纳入数字档案建设过程中，根据不同的档案类型和档案内容对档案资源分别进行管理，进一步提升管理效率。

2）完善制度体系。对档案管理全流程进行约束和监督，规范数字档案建设。在数字档案室建设过程中既要注重软件设施的夯实和人员素质的提升，同时也要完善相应的制度体系，特别是要针对数字档案的收集、整理、归档、利用等环节形成相应的制度标准，提升档案管理的针对性和有效性。

3）完善档案信息资源共享管理程序。传统档案管理模式之下，能够进行信息资源共享的途径有限，而在文档一体化建设背景之下，数字档案室能够将数字档案通过多种途径进行数据共享。在具体程序落实过程中，一方面，要看到当前档案信息资源共享的好处，结合档案管理部门的具体要求，进一步完善信息资源共享管理程序，提升档案信息资源的共享效率。可以将档案信息资源上传到市级和省级档案管理信息网络之中，打造区域范围内的数字档案全文数据库，更好地对档案信息资源进行开发和利用。另一方面，在程序构建过程中注重档案信息资源的安全性，确保各个程序和平台之间衔接有序，不能出现档案信息资源共享漏洞，进一步提升档案管理的安全性。

3.3 确保网络安全

在统一文件管理的基础上，还需要确保网络的安全问题。各组织机构能做的就是选用性能好的杀毒软件，防止病毒侵害，而且还需要定期备份数据以防数据意外丢失。对于各机构内部上网的信息则需要进行加密，内部网上要建防火墙，限制外部人员或者外部网络的非法访问或入侵。比如现在大学党建组织会用到的公文流转系统，通常称其为OA系统，它与档案系统、文档一体化系统之间存在着递进关系。OA系统的功能体现在日常的信息发布和流转上对文件有着管理的作用，而文件的管理不仅仅是文件的制作与保存，还包括了文件的在线传输、检索等，由此可见，OA这类系统应用广泛，这就非常需要注意网络安全问题了。之前提到部分高校会运用OA来发布和保存文件，倘若OA系统被非法访问或者被入侵，那危害的就不仅一台计算机那么简单，它甚至会出现整个学校的信息泄露、学校无法正常运作等一系列问题。所以确保网络的安全问题，也是以文档一体化为基础的文书档案信息化管理策略中的一项重要考虑因素。

4 结束语

综上所述，在当今数字化的进程中，普通纸质的文件档案与电子文件档案之间的界线已经逐渐消失，各行各业的文书人员与档案管理人员的工作也越来越相近，甚至合二为一，全程由一人或者一组人员管理电子文件档案。文档一体化打破了陈旧老化的分散式的档案管理的格局，充分体现了电子文件管理理念，将电子文件档案从一开始就纳入档案管理，视文件的形成、处理、归档和管理为一个整体，同时也保障了电子文件档案管理的及时性与流动性。经档案部门的前端控制，从而实现了对整个文档生命周期的管理与控制，确保了电子文件档案的真实完整性和有效性。

参考文献

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[2]朱大丰，赵晓群，徐丽敏.大数据时代下文档一体化管理的构建与实施方案[J].科技资讯，2018，16（02）：118-119.