摘 要：随着信息技术的发展，互联网在各方面的应用日益广泛，在多个领域均是采用互联网之间的关联进行信息的传输和管理，尤其是在档案管理方面，互联网的出现使得档案管理变得更加便捷。当前我国机关档案管理机构主要以机关档案室为主，机关档案室是管理基层档案最普遍的形式，机关档案室是收集管理档案的机构鉴于此，本文对机关档案管理新模式进行分析，以供参考。

关键词：机关档案;数据分析;管理新模式;管理风险防范

针对机构电子档案在管理过程中是与工作人员个人利益以及国家机关机密息息相关的，在日常开展机关档案管理时需要不断完善档案管理制度，能够从一定程度上促进机关档案管理模式实现可持续性健康发展。

1 机关档案的定义

《规定》所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。机关档案主要包括以下几个类别：1）文书、科技（科研、基建、设备）、干部人事、会计档案;2）机关履行行业特有职责形成的专业档案;3）照片、录音、录像等音像档案;4）机关办公自动化系统及其他业务系统形成的电子公文、数据库等形式的电子档案;5）印章、题词、奖牌、奖章等实物档案;6）其他档案。

2 机关档案数字化管理的重要性

机关档案一般是指具有原始性和法律性效用的档案材料，主要是国家机关、企事业单位等在工作活动中所形成的文件资料以及人事档案等档案信息。机关档案理部门是保存和办理机关档案的重要部门机构，这是从事档案管理人员的基本工作。机关档案管理工作是与机关单位利益以及工作人员个人利益具有紧密联系的，既需要承担档案管理工作，同时还需要确保档案管理质量。实行分级、分专业管理国家档案的工作原则，能够对国家档案开展分专业分层管理，这种专业机关档案室是基于该原则构建的，能够从一定程度上利于在专业系统内实现档案流转，确保档案的完整性，安全性，也利于实现规范化档案管理。

3 机关档案工作的主要任务

贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，并将本单位和本系统档案管理的规章制度报档案行政管理部门备案;制定并组织实施档案工作发展规划或计划;对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导;负责管理机关的全部档案并提供利用，协助做好机关政府信息公开工作;负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件电子档案规范管理;接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度报告制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案;负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、教育活动;对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表彰奖励建议;对违反档案管理要求的部门或个人，向机关提出处理建议。

4 机关档案管理存在的问题

1）电子档案保存存在的问题。机关档案室是机关重要的内部组织之一，是由机关内部资源进行经费分配的，由于不同机关其职权不同，因此在财力支配方面也会存在差异，机关电子档案主要储存于计算机相应路径中，包括硬盘，光盘，U盘等，这些硬盘保存期为5年左右，相比一些纸质版档案来说保存时间显著缩短，同时电子储存原件使用周期较短，制造材料稳定性差，很容易受到火、水的损害。其次，在读取和使用电子档案时需要依靠计算机软件，互联网，通常储存计算机无法使用时，也无法正常读取电子档案信息。

2）档案综合管理条件受限。综合档案管理建立在对实体档案管理的基础上进行档案的收集、甄选和归档保管等一系列工作。实体档案要做到清晰的分类和分区存放，占用空间资源较大，对档案存放空间要求较高，没有合理的空间布局，就无法实现细腻的分类以及对档案资料的顺利查阅。

3）档案专职管理人员配备不足，兼职工作人员素质不够。档案专职管理人员配备不足，兼职工作人员缺少主动意识、专业意识分散在基建、科研、医疗、设备等科室部门的兼职档案员对档案管理业务不熟悉，因此工作缺乏提前介入意识、专业意识、主动意识，从而增加了档案管理工作的难度，降低了档案管理工作效率。

5 机关档案管理新模式——数字化管理措施

1）提高机关档案管理员工作的能力和创新性。由纸质版到电子档案的变化也从一定程度上标志着档案管理发展，对于从事相关工作的管理人员提出了更高的管理创新要求，培养管理人员的创新意识，倡导管理工作内容和工作方式的创新性，为提高档案专业人员信息化工作的能力，进一步在岗位职责中规范电子文件归档与电子档案管理的相关工作，档案管理部门需要定期对从事档案管理的工作人员进行制度技术培训，而工作人员还需要积极配合参与档案管理部门举办的相关业务培训学习，提高自身的管理能力，适应新时代的管理者，更好地服务本单位。当然在基于创新意识下，需要按照档案管理程序有序开展档案的管理归档、保存，进而能够避免由于人为因素导致出现档案遗漏问题，确保档案的完整性，安全性。

2）重视电子档案，承认法律效力。《规定》在第四章第二十三条明确规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力，并在《规定》的多项条款中对电子档案的管理提出具体要求。从整体来看，《规定》对电子档案的管理要求呈现出“一般加特殊”的特点：传统载体档案的管理方法能够满足档案的管理要求时，《规定》一般不再针对电子档案作具体要求;传统载体档案管理方法在某些方面不能满足电子档案的管理要求时，《规定》会根据电子档案的特殊性作出具体的规定。

3）纳入整体规划，要求同步发展。一些机关档案工作被列入工作计划，但很少被摆进重要议事日程，专门研究部署不够。《规定》在总则第六条明确规定：“机关应加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。”《规定》还进一步指出，档案工作所需的各种经费均应列入机关年度财政预算。这些内容是《条例》中从未明确规定的，彰显出国家对机关档案工作的高度重视。

4）加强对各部门兼职档案工作人员的指导和培训。机关档案分散分布在各部门，在“大综合”能力具备的前提下，明确“小分类”管理。综合档案专业技术人员要加强对各部门档案兼职工作人员的培训，加强对各部门档案兼职工作人员的“分类”指导，利用信息化手段在部门档案资料形成过程中实现信息化管理和传递，实现档案资料的信息化。加强兼职档案工作人员对档案管理的认识，提升管理基本技能，参加档案基础课程的培训，实现档案资料在各科室各部门的“小分类”专业管理。

6 结束语

为了加强各级党政和国家机关、人民团体档案工作，推進机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，2018年10月11日，国家档案局局长办公会议审议通过并公布了《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令），本《规定》根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律制定，自2019年1月1日起施行。

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作者简介

王金龙（1974-），男，湖北省十堰市，法学本科，中共党员，十堰市文化和旅游综合执法支队。