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纸质档案数字化验收管理体系研究

2020-08-09陈素娟

办公室业务 2020年7期
关键词:验收纸质管理体系

陈素娟

【摘要】本文以剑川县档案馆为例,分析了纸质档案数字化验收管理体系中存在的问题,提出解决纸质档案数字化验收管理问题的措施。

【关键词】数字化;纸质;验收;管理体系

云南省档案局于2019年1月将剑川县列入全省数字档案馆建设试点县,省发改委已将“剑川县数字档案馆及其场馆提升改造项目”列项审批并实施,总投资1500万元,建设内容与规模为:建设剑川县基础数字信息平台、数字档案馆管理系统、基础辅助设施、服务设施等,制定一系列操作标准、规程,培养一支档案信息化建设队伍。随着项目的实施,首先面临的是纸质档案数字化验收管理问题。本文分析我县纸质档案数字化存在的问题,借鉴省局的研究成果,探讨剑川县档案馆纸质档案数字化验收管理体系。

一、数字化项目研究现状

(一)国外研究现状。美国和英国是国外档案数字化工作起步较早的国家。1994年,美国国家档案文件局与美国研究图书馆团体合作成立了一个数字档案特别工作组,出台了一份关于数字档案的最终报告和建议。在这份报告中,提出了国家数字档案馆方案。同时,美国国家档案文件局宣布将与美国国家科学基金会共同创建一个电子文件档案馆;英国公共档案馆也和伦敦大学合作推出了联合王国数字档案馆计划。档案界学者纷纷对虚拟档案项目建设开展了认真细致的研究工作,自1996年戴维·比尔曼在十三届国际档案大会上发表《虚拟档案》以来,数字化档案馆问题开始成为档案界研究的热点。2010年,美国又提出智慧档案馆建设。

(二)国内研究现状。在国家档案局一系列政策标准的引领和规范下,2000年,国家档案局在深圳召开了全国第一次数字档案馆建设研讨会,拉开了全国数字档案馆建设的序幕。北京、上海等地先后开展数字档案馆建设。山东省已建成青岛、淄博、威海、烟台等8个市级数字档案馆和29个区县级数字档案馆。这些研究与探索标志着我国档案数字化研究与实践的开始。目前,《纸质档案数字化技术规范》(中华人民共和国档案行业标准DA/T31-2005)是我国纸质档案数字化工作较为系统全面的规范指导。但国内档案界对数字化成果质量检验尚缺乏有效的技术手段和统一标准。云南省档案馆开展的“纸质档案数字化验收标准体系研究”项目,与浙江省档案局研制开发的档案数字化成果质检系统有所不同,侧重于纸质档案数字化验收标准体系的研究,依据一系列可操作性较强的标准将数字化成果检测指标和流程逐一细化,逐项开展档案数字化成果测试验收工作。从“纸质档案数字化验收标准体系研究”项目的学术价值研究表明,本项目研究成果系统完整,进一步补充与完善了国内档案数据质量检验细化标准及流程管理,进一步延伸并补充了《纸质档案数字化技术规范》内容,对目前我县档案系统数字化成果质量检验的技术指标和具体工作流程规范具在指导意义。

二、剑川县纸质档案数字化验收管理体系问题

(一)欠缺标准。我县关于纸质档案数字化的标准建立还不够完善,目前依据《纸质档案数字化技术规范》在进行,这套规范只提供一些相应的技术指导,并未涉及配套的管理规范,比如在开展纸质档案数字化的过程中,工作流程、标准表格等,没有一个统一的规定。

(二)工作流程衔接。纸质档案进行数字化管理的流程很多,其中有领取、编号、著录、装订、扫描等等一系列的过程,其中哪一个环节出现问题,都会影响整个工作流程的进展。比如,在存档的过程中,其中的一页上贴有半页纸的证明,在编号的过程中,只编有一个号码,但在扫描过程中,却是两页,这种情况致使文件的编号与著录的数据不一样,导致数字化工作得不到有效衔接。

(三)存在的安全隐患。档案原件的安全,为了使档案安全无虞,将数字化的工作流程进行优化,根据自身的实际状况,制定符合自身条件的档案领取及保管相关制度。因为纸质档案的数量比较多,数字化管理的过程中参与的工作人员又多,时常出现档案资料查阅不到的情况。经过数字化管理后,档案的数据安全尤为重要,在著录的环节里,参加工作的技术人员比较多,还有计算机的数据导入等很多因素,导致档案数据也存在安全问题。

(四)数字化档案法律效力争议。原始的纸质档案上,盖有单位公章及相关部门领导签字,是具有法律效力的文件,同时还可作为凭证。受技术条件限制以及相关法律文件的影响,将原件进行扫描后的数字档案属性,受到争议和质疑,得不到相关部门的认可,数字档案的利用,在个别情况下无法实现其应有的价值。

三、解决纸质档案数字化验收管理问题的措施

(一)建立标准,完善制度。档案验收主要从以下几个方面来完成:

1.数字化加工安全保密验收。安全保密包含两方面的内容:实体安全保密和信息安全保密。通过软硬件及人员管理,实现全方位的安全管理。包括网络平台搭建、监控设备的安装(16个摄像头)等。本单位的数字化管理中心对加工公司实行流程管理,通过对加工人员进行岗前培训,增强人员安全意识、保密意识、责任意识等,确保档案在数字化加工过程中的安全完整。验收小组检查加工公司是否与县档案局签订“信息保密协议”、公司是否办理《中华人民共和国国家秘密载体复制许可证》、工作人员是否持有云南省保密局颁发的《涉密人员上岗培训证》。档案原件是否严格按照档案管理要求进行管理。在未拆卷以前,如发现有缺失文件现象,必须填写《馆藏档案卷内文件材料登记备查表》,经签字认可后再进行拆卷处理。下班之前,要检查所有档案是否进箱、柜,档案箱、柜钥匙要由专人保管,并且由专人检查水电、窗户关闭后方可离开。在加工过程中,如发现文件属秘密级以上,需登记文件所涉内容。同时,不能随便在文件上添写任何字及符号,只能用2b铅笔编写页码。严禁将手机、相机、摄像机、私有移动存储介质等设备带入加工现场。由于工作需要,每个公司只允许两名管理人员在加工现场使用手机,其余员工只能在加工现场外或下班之后才能使用手机,如有违反上述规定,按相关规定处理。验收小组查看现场时,注意下列事项:数字化加工过程中所使用的扫描仪、声频(视频)采集卡等设备,必须符合相关保密技术标准和保密要求,主机不得有U盘插口,数字化加工所使用的计算机及其存储介质,必须严格遵守计算机有关保密管理规定。使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质,按涉密载体進行管理,不得在非涉密计算机及网络上使用,公司每天拷贝数据所用硬盘等,必须由专人在管理中心进行登记后,方可领取使用,同时履行归还登记手续。加工公司在合同履行结束离场时,所使用的电脑硬盘、移动硬盘等数据载体需移交业主单位。

2.档案扫描验收。档案扫描是档案数字化加工的中心环节,加工公司必须根据所扫描档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。档案扫描验收上,主要检查扫描色彩模式是否按照合同的分辨率要求和模式情况进行,是否反映档案的原貌等。

3.图像处理验收。档案扫描图像处理结束后加工公司必须对扫描图像的偏斜度、清晰度、失真度等进行质检,对存在偏斜、污渍、不完整等问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理,确保图像完整无误。加工公司质检完成后须认真填写“档案数字化加工流程单”,对图像处理结果进行相应说明。

4.图像存储验收。加工公司在档案图像处理初验合格后,须对图像文件进行及时存储。存储格式分别采用TIFF格式和PDF格式两种形式。在保证扫描图像清晰可读的前提下,以尽量减少存储容量为原则,严禁以Word的插图形式保存为Word文件。图像数据存储:同一批次档案图像数据要求分别采用TIFF格式和PDF格式两种形式进行数据存储,母盘采用TIFF格式进行图像数据备份,数据挂接备份则采用PDF格式进行存储。档案原文图像数据审核验收主要检查加工公司在档案图像处理完成后是否按图像格式进行数据存储,凡存储格式不符合以上规定,采用JPG等格式保存的数据,一律重新处理图像格式。图像存储的验收主要是数字化加工公司所提交的光盘或者移动硬盘等其他存储介质,其图像存储的格式是否以TIFF(LZW)格式和PDF格式存储;存储介质中的每一份文件,是否都有与之对应的唯一档号,并以该档号为扫描后的该份图像文件命名。首先,检查数据格式是否标准,所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。其次,检查档案的著录,采用人工校对或自动校对的方式,对目录数据库的建库质量进行检查,核对著录项目是否完整、内容是否规范和准确。

5.目录建库验收。目录建库工作是此研究项目体系中一项很重要的组成部分,包括数据格式选择、档案目录数据库的建立和档号唯一性选择,在档案目录数据库中,每一份文件赋予一个与之相对应的唯一档号,该档号又作为这份文件扫描后的图像文件命名的唯一性,在目录数据库建库工作中显得十分重要。数据格式选择:我们在纸质档案数字化验收标准体系研究项目中,对目录建库主要是选择通用数据格式(DBF、TXT、MDB),各数字化加工公司的数据移交时统一转换为DBF格式,向剑川县档案馆的局域网数据服务器进行导入,其所选定的数据格式都能直接或间接通过XML文档进行数据交换。档案目录数据库的建立,按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和《云南省档案馆档案文件级目录著录要求》等规定建立规范化的档案目录数据库。

6.数据挂接验收。挂接是档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为“合格”后,各数字化加工公司将其加载到剑川县档案局(馆)的数据服务器上。通过紫光档案管理系统软件,以纸质档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,保证批量、快速地进行挂接。

7.档案文件级目录及题名验收。在本类目录数字化档案验收中,我们根据国家档案《DA/T18-1999国家档案著录标准》,并结合《云南省档案馆现行档案文件级目录著录与扫描技术要求》和《云南省档案馆历史档案文件级目录著录及扫描要求》的具体规定对全宗号、止录号、案卷号、档号、责任者、题名、文号、文件日期、起止页号等项目著录质量分项进行。采用的方式是按照抽查比例,从每个验收档案全宗中随机调取部分档案原件,对照数字化档案条目和档案原件逐条逐页进行对比验收。

8.档案整理验收。扫描工作完成后,加工公司对拆除过装订物的档案必须按档案保管要求采用三孔一线的方法重新装订,装订必须保护档案的实体不被损坏,保持案卷内文件的排列排序不变,做到安全、准确、无遗漏,装订成品结实美观。

9.数据备份验收。以上各项数据验收合格后,还有最后一道验收工序,即对加工公司备份的数据验收。根据我们的要求,备份介质采用一次性写入光盘或移动硬盘。至少备份三套,分别为两套TIFF格式和一套PDF格式。在验收当中需要注意的是:两套TIFF格式的存储介质,必须是不同的品牌,以防止同批次的存储介质出现质量问题,从而影响所有数据都不能使用。数据备份验收工作主要检查图片数据备份、目录数据备份和备份数据是否能被计算机正确打开和读取、数据信息是否完整、文件数量是否准确等,备份介质是否有揭示存储介质内容的标签等。

(二)提高利用率,提高效益。创建纸质档案数字化的主要目的是进行利用,在创建的过程中,对数字化档案的网络化建设加强,使数字信息能够真正存在网络环境里,在保证档案安全的前提下发挥其应有的价值,为社会提供方便的同时,提高效益。

(三)培养技术型专业人才。高技术型数字化的人才在建立纸质档案数字化时有着举足轻重的地位,是确保数字化工作有效和快速進展的主导人物。在创建过程中,档案馆应号召职工学习相关知识,培养相关技能,提高工作能力。尽一切努力培养出一批档案信息化建设的高标准人才,确保纸质档案数字化工作能够顺利高效进展。

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