张玲

【摘要】随着我国教育体系的不断革新，如今中学所招收的学生数量呈上升趋势，使得中学不得不投入资金来建设更多的基建项目，这样一来，对基建档案收集整理就逐渐成了中学日常工作中的重点。由于各中学基建项目较为繁杂，对基建档案进行收集整理工作面临着较为严峻的挑战，需要中学相关工作人员找出其中所存在的问题，并根据各中学实际情况采取合理的基建档案收集整理方法。

【关键词】中学;基建档案;收集整理方法

在当前中学基建档案收集整理工作中，存在着所收集档案资料不够齐全、不够合格、形式较为单一等问题，加之部分负责收集整理的工作人员专业能力不足，使得中学基建档案收集整理工作成效较为低微，无法对中学的良性发展产生促进作用。因此，中学相关领导应当完善基建档案管理体系，细化基建档案收集整理工作的各个环节，并实行严格的监管措施，保证该工作的顺利完成。

一、中学基建档案收集整理存在的问题

（一）所收集的基建档案资料不够完整。部分中学档案管理人员受到了各方面因素的影响，使得其收集的基建档案资料不够齐全，影响了后期对基建档案的整理录入，对相关基建项目的顺利开展有一定的抑制作用。比如部分档案管理人员过于重视基建档案中的红头文件正件，忽视了其中的附件及相关定稿文档，虽然保留了文件中的核心思想，但有关基建档案更为全面的资料则并未有效进行录入。部分档案管理人员在档案资料收集过程中仅仅关注基建施工图及竣工图，未能在整个施工过程中对相关变更资料进行收集。部分档案管理人员在收集资料的过程中，忽视了基建后期因为维修、改造而形成的新型档案资料。总而言之，在收集资料过程中，一定要全面考虑基建项目的各个环节，力求让所收集的基建档案资料更为完整。

（二）所收集的基建档案资料不符合标准。当前我国部分中学教学条件较为落后，未能引入信息技术来辅助编制基建档案资料，一般是选用纸质材料来构建基建档案资料，这类型纸质材料保存期较短，容易受到天气及人为因素的干扰而逐渐失效。部分基建档案资料中编制并不全面，容易出现日期标注不够明确、缺少原始印章及签名这类情形，使基建档案资料并不符合相关标准，影响后期的录入工作。诸如竣工图等关键基建档案资料，内容中变更标注缺乏规范性，并未达到相关部门所要求的“修改到位、标注到位、说明到位”。

（三）对部分图纸基建档案录入较为困难。当前所收集的图纸基建档案是由各类制图软件制作而成，诸如CAD以及一些三维软件，这类软件系统可能会出偏差，导致对这类图纸资料进行整理归档时存在着较大的录入困难。同时，对基建档案进行录入的相关人员数量相对较少，且专业知识水平也呈现着参差不齐的状态，直接导致了大部分基建档案资料录入通常是由文秘进行兼任，这类人员对于图纸档案的录入工作并不熟练，对于基建档案的理解与划分也缺乏较为专业的判定，导致了部分图纸基建档案录入工作尤为困难。

二、中学基建档案的收集整理方法

（一）相关领导应当高度重视中学基建档案收集整理工作。加强学校档案部门对于此工作的宣传力度，让相关部门能够明确自身在档案收集整理工作中所具有的职责，并细分到各个领导进行分管，指派专业人员进行协助与监督工作。同时，规范整个基建档案收集整理工作体系，定期组织档案工作人员进行专业的培训，提升其档案收集整理专业程度，激发其工作主动性及责任心，进而保证档案收集整理工作的成效。

（二）中学应当审视传统的档案收集整理模式。分析出在新时代其中存在的不足之处，在此基础上制定较为详尽的规章制度，严格落实个人责任制，逐步完善档案收集整理工作管理体系。具体而言，中学应当将档案收集整理流程、档案收集整理岗位职责以及基建项目竣工时的编制文件等都纳入合同管理中，这样一来，在签订合同的时候就能够较为明确地制定基建檔案收集整理方向，且能够有效提升收集整理工作的效率，保证工作成效。同时，对部分工作人员在收集整理过程中因为个人原因而导致档案资料收集不够齐全、不够准确这类情况，要对其进行严肃处理，以儆效尤。

（三）在基建档案收集整理过程中应当落实质量监控。严格按照“三个同步”的指导方针进行基建档案收集管理工作，保证基建工程开始时能够与档案收集整理工作的建立同步进行，保证基建工程建设时能够与基建档案相关资料审定、整合、收编工作同步进行，保证基建工程竣工时能够与验收竣工图纸工作同步进行。同时，中学档案管理部门应当根据既定的流程合理完成档案收集整理工作，档案工作人员应当对档案内容是否清晰完整、档案装订是否整齐、档案收集是否齐全等方面进行严格的把控，要严格控制质量输入，确保能够将准确无误的档案资料进行录入归档，从而保证基建档案收集整理工作的规范性。

（四）基建档案收集整理工作较为繁琐，需要一定的理论知识及实践经验。中学应当进行专业化人才培养，提升档案工作人员的专业技能水平，定期组织工作人员进行档案收集管理知识及工程建设知识，且培养其将不同格式的图纸转换为同一格式图纸的能力，有效地提升基建档案整理录入的效率。在基建档案收集整理过程中，需要档案工作人员对档案进行严格的审批，并且与基建建设单位进行协调与沟通，做好基建工程各个环节的审视工作，对于相关的专业资料要严格进行审核与把关，查漏补缺，找出其中的漏洞并进行弥补，确保所收集整理档案的精准。同时，为了能够方便后期档案的查询与调用，可以利用信息化技术，将传统的纸质档案进行电子化录入，从而加强档案收集与整理的力度，最大化地完善中学基建档案。

（五）细化基建档案，建设合理的档案框架。根据其重要程度，依次列出基建档案中各个环节的责任关系以及附属关系，这样一来方便相关人员对基建档案进行查阅。同时，在对基建档案进行整理录入时，可以根据中学实际情况制定出一种合理的档案录入格式，明确其格式要求，让录入工作显得更有条理性，能够让后续的责任追踪与检测追踪更具方向性。在对基建档案进行整理时，相关档案工作人员必须要做好排序及目录总结工作。第一，对基建档案按照大小类别或者收集时间进行排序，能够较为明显地分辨出档案工作的主次。第二，对于一些纸质图纸资料，在录入过程中一定要做好电子目录，一方面可以方便对其进行审核及检阅，另一方面也可以让这类资料更为长效地进行保存。第三，可以设立相应的基建档案资料卷，对其排序要遵循立卷成册的规定，将其独立成册，在装册时要严格按照分类标准对资料进行分类，对于一些不确定档案要单独标注出来，做好附属备录，这样一来，基建档案收集整理工作就显得井然有序，有条不紊，能够最大化地提高工作效率，增加工作成效。

三、结语

在我国各大中学基建项目数量不断增加的背景下，对于基建档案进行良好的收集整理，对中学的良性发展有着较强的促进作用。因此，应当对基建档案收集整理工作体系进行完善，落实质量监控措施，合理分配相关部门职能，建设合理的档案收集整理框架，从根本上确保中学基建档案收集整理工作的顺利进行。

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