杨燕

【摘要】信息化建设是中职学校档案管理的必然方向。本文以现阶段中职学校档案管理情况为基础，结合近年来文档一体化管理模式的推广，明确新时代发展对档案信息管理提出的要求，分析如何建设信息化的中职学校档案系统，并提出有效的处理对策，以此为中职学校持续发展奠定基础保障。

【关键词】文档一体化;中职学校;档案;信息化

在信息技术飞速发展中，其已成为影响城市居民生活和工作的主要因素，并且随着网络技术的全面推广，促使我国档案工作得到了有效发展。从中职学校入手分析，档案管理工作决定了院校发展的文化水平，因此要想为社会发展培育更多优秀人才，必须要加大对网络技术的探索应用，以此为档案信息化建设奠定基础保障。尤其是在文件工作与档案工作科学结合中，为了保障信息化建设中学校档案信息的安全性和规范性，中职学校必须要从文档一体化管理模式入手，设计更加有效的工作措施。因此，下面对文档一体化管理模式下中职学校档案信息化建设进行研究。

一、概念

（一）文档一体化管理。从计算机技术在我国档案管理领域中应用开始，文档一体化管理模式也得到了优化，两者发展存在同步性特点。简单来说，文档一体化管理模式的推广，是以文书档案和档案管理为核心提出的，会对文件生成到档案归档的全过程实施管控，不但能保障文件的完善性和元数据结构的相同性，而且可以确保数据传递和储备的规划性。

（二）档案信息化管理。档案信息化作为现如今研究的热点话题，中职学校档案信息化建设工作要将提升学校信息化水平和满足现代化发展需求看作工作总目标，并注重在实践发展中持续探索技术与管理工作，一方面开发学校信息系统，另一方面要思考档案管理要求，这样能为中职学校档案管理发展提供有效依据。整合当前中职学校档案信息化建设情况可知，具体工作分为：其一，归档电子文件。其二，管理电子档案。其三，提供档案网络化服务。其四，档案管理系统软件等。

二、推广文档一体化管理与档案信息化建设的现实意义

简单来说，档案一体化与信息化建设工作对中职学校档案管理而言至关重要，两者之间具有相辅相成的关系，可以在实践发展中彼此融合与发展。整合实践案例分析可知，档案管理信息化与一体化的意义主要展现为以下几点：1.符合社会的客观需求。面对日益革新的市场环境，中职学校毕业生面临的就业形势越发严峻，此时从文档一体化入手，可以将与学生有关的信息统一放在管理平台上，而用人单位可以及时了解学生的成绩、获奖纪录及特长等，这样不仅能让用人单位更好地了解毕业生，而且可以为他们提供优秀的就业机会。同时，在档案一体化发展中，各项信息可以共享应用，学生也能在校园网上获取自身所需资料，这对学习而言变得更加便捷。2.有助于提升档案管理水平。随着中职学校学生数量的增加，档案信息会越来越多，此时若继续沿用传统管理对策，不仅难以满足现代社会发展需求，而且会影响学校档案信息应用效率和质量。而推广文档一体化管理模式，可以有效处理这一现象，全面提升档案管理工作效率。3.实现信息资源共享。在以往管理模式的制约下，大部分中职学校依旧在沿用传统封闭式管理模式，这项工作虽然在以往社会环境下取得了优異成绩，但在现如今学校信息数量增加的背景下，要求学校领导及部门员工在整合以往工作经验的基础上，合理运用现代化技术，以此更好实现信息资源共享利用。通过在中职学校应用信息化技术，不但能实现资源科学分配，而且可以为不同类型的受众提供有效信息服务。

三、实施文档一体化管理，提升中职学校档案信息化建设的措施

（一）向着规范化管理发展。在文档一体化管理下，能强化档案与文件间的关联，促使两者综合起来在一个系统内管理。两种档案既会彼此影响，又体现了文件诞生过程。由于文件管理工作决定了档案管理工作效果，所以在全新的工作环境中，要求中职学校必须要提出适宜的处理对策，促使文档管理工作在向着规范化方向革新的同时，充分展现文档的内涵，以此保障档案信息化建设工作可以有序落实。

（二）提出明确的管理规范。通过引用文档一体化管理工作，全面优化中职学校档案信息化建设步伐，并投入大量人力、物力及财力等。由于系统内部建设工作非常繁琐，所以档案管理部门要强化实践管理工作水平，并提出完善的管理制度，以此确保各项数据具有科学性和有效性。同时，在购买办公室所需用品时，要严格按照国家提出的规章制度要求，科学划分文件类别。另外，中职学校管理人员要定期组织培训活动，让档案工作人员可以在实践工作中产生深刻认识，并构建正确的工作意识与自主性，这样有助于他们在全面掌握管理技术的基础上，让学校档案管理工作向着既定的方向稳步前进。

（三）构建统一的管理机构。文档与档案的关系非常紧密。从本质上讲，文档与档案的内容、主题并没有差异，最大的区别在于时间和范围。因此，要想实现真正意义上的文档一体化管理，中职学校必须要针对内部工作情况，构建统一的管理机制，并充分展现组织管理的独特优势，对各项档案进行全面监管，且要明确各个部门的职能与责任。此时，保障每位员工可以认真负责，积极承担岗位职责，提升学校档案信息化建设水平。

（四）系统规划管理软件。大部分中职学校部门的软件与其他部门软件无法兼容，因此很容易影响档案作用的发挥。在这一背景下，工作人员要统筹规划管理软件，构建全盘管理意识，整合研究文档一体化发展下的现实问题。通过应用智能性强和工作效率高的软件系统，有助于文件与档案的更快传递与利用，这也是实现档案一体化发展的基础要求。同时，要求学校要根据不同部门的职责，提出对应的档案保管方式与期限，这样有助于为统一管理奠定基础。

（五）强化办公自动化水平。对中职学校而言，网络已经成为各个部门的必需品，不仅能提升实践工作效率，而且可以缓解员工工作压力。在这一背景下，文件与档案已不再是传统意义上的文字形式，可以选择的种类、数量等越来越多，实际应用范围也在不断拓展。此时，只要合理运用网络技术，就能及时获取档案信息，并满足各职能部门的工作需求。因此，在未来发展中，要想实现预期设定目标，必须要全面优化办公自动化水平，以此为档案信息化建设工作奠定基础保障。

四、文档一体化管理模式下中职学校档案现代化管理工作的注意事项

（一）统计。在网络技术全面推广中，统计工作作为中职学校档案管理的重要组成部分，不仅能突破传统意义上档案建设和管理形式的制约，还可以降低管理员工的工作压力，促使数据信息的统计工作更加科学和完善。同时，在新时代，随着中职学校档案现代化建设水平的提升，电子档案管理自动化水平也会随之提高，此时管理部门不仅要组织员工积极参与多样化的技能培训活动，而且要让他们在实践操作中熟练掌握统计技能，以此达到预期设定的发展目标。

（二）鉴定。相比以往中职学校档案管理形式，在信息化管理系统中，电子文件的储备时间更长，可以转变的形式更多，但也容易被人篡改或泄露，这对鉴定人员而言势必会增加工作难度。因此，鉴定人员要从内容和技术两方面入手，认真判别档案储备内容的合理性和有效性，这样不仅能为管理人员提供有效依据，而且可以正确划分档案保管期限。

（三）保密。相比以往档案管理形式分析，信息化建设工作的提出改变了中职学校档案信息保密工作。由于电子档案泄露、被篡改的方式有很多种，所以学校在管理期间必须要从多角度思考系统内部存在的安全风险。通常情况下，保密工作会从储存与传输两方面入手，一方面分级储存保密档案和公开档案，并强化网络平台中档案保密水平;另一方面为传输的档案信息设计安全保护机制。

五、结束语

综上所述，在新时代，随着计算机技术成为档案行业革新发展的重要依据，促使文档一体化管理模式得到推广，此时优化中职学校档案信息化建设水平，必须要根据学校教学及发展需求，提出有效的建设对策，只有这样才能在文档一体化管理模式下提升中职学校档案管理水平，并加快电子档案发展步伐。

【参考文献】

[1]黄震.中职学校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].办公室业务，2018（16）：70.

[2]孙海霞.试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].办公室业务，2016（24）：96+98.