龚霞

【摘要】本文从单位军工固定资产项目档案管理工作角度，对军工项目档案管理工作存在的问题进行了梳理，结合工作实际，对军工固定资产项目档案管理问题产生的原因进行剖析，最后提出相关对策建议。

【关键词】军工固定资产;项目档案;项目验收

军工固定资产项目档案是军工固定资产投资项目管理的重要组成部分，是项目在论证、批复、实施、竣工验收、运行维护等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的项目文件，是项目全过程的全部行为的原始记录，是项目管理的子系统，是验证责任、追溯责任的凭证。一个项目的建设，全程都在产生文件、资料，而档案管理工作就是做到对过程文件资料全程管控。只有做好项目档案管理，才能真正把反映项目建设全貌且有保存价值的文件资料都完整、准确、齐套归档。随着军工固定资产投资工作的开展和国家对档案工作重视程度的加强，档案管理越来越规范。2007年2月，国家档案局和原国防科工委联合印发了《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工计〔2007〕161号文），规定了未经档案验收过档案验收不合格的单位不得进行或通过竣工验收;2007年7月，原国防科工委印发了《国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定》（科工办〔2007〕744号文），对推进项目档案管理工作制度化、规范化、标准化提出了要求;2015年10月，国家国防科技工业局、国家档案局印发了《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》（科工计〔2015〕931号文），是适应国防科技工业固定资产投资项目管理发展需要、新时期国家对档案工作新精神需要，制定的基础性法规。随着档案管理规范化，既能推进项目开展，保证项目质量，又能确保项目顺利竣工验收。然而，在实际工作中，项目档案管理还存在着或多或少的问题。基于固定资产档案管理工作和参加集团公司项目档案验收的经验，笔者谈谈当前军工项目档案管理工作存在的问题，对问题产生的原因进行剖析，最后提出对策建议。

一、当前项目档案管理存在的问题

（一）档案工作不及时。一个固定项目从前期立项、实施到最终验收，往往跨年度甚至历经多年才能完成，档案工作经常与项目建设不同步，步调不一致，很多重大专项会议档案部门没有被要求参加，很多重大设备开箱验收档案人员没有及时到现场收集资料，现场工作人员没有较强的归档意识，导致很多重要文件、资料遗失，后期很难弥补。固定资产项目工作重点被放在项目的立项、论证和招投标等过程中，对最末端的档案工作投入精力不多，导致项目结束时，档案文件突击归档，验收前留给单位整理编目、自查的时间不够，仅仅能保证档案有无的问题，不能保证档案的归档质量。

（二）档案质量参差不齐。在项目档案归档整理过程中，经常发现大量复印件，虽然复印件在备查功能方面与原件相同，但档案最重要的原始凭证作用丢失了。设备仪器档案的开箱验收文件缺失较严重，很多重要的开箱单、随箱检验报告、合格证等归档不全，尤其是重大设备，有的数百万的设备仪器归档资料寥寥无几。基建档案由于专业性强，主动权掌握在施工方手中，很多施工、监理过程资料移交不齐，施工日志、监理月报、备忘录、监理人员变更记录、图纸更改单等不主动归档。基建和重大设备普遍缺少声像档案资料、隐蔽工程档案。还有很多归档文件存在不符合归档要求的圆珠笔、铅笔字迹。

（三）档案过程文件缺失。现实工作中，经常发现过程文件缺失，导致项目脱节，不能完整反映项目进程。如：招投标文件收集不全、缺少评标记录、评标报告、中标通知书和未中标通知书;缺整改结果反馈材料、设计变更文件没有闭环;缺安全保密方面的证明文件、缺参与涉密项目的保密资质文件、保密承诺书;缺照片、录音、录像材料;缺具有决策性的过程文件，如重要会议的会议纪要，没有参会人员签到、没有记录参会人员意见，只有会议结果的记录;设备仪器缺交付、使用、安装过程中产生的文件。

（四）档案编目不合理。项目档案遵循“谁形成、谁归档”原则，但兼职档案人员交给档案室的档案文件普遍存在组卷不规范的现象：案卷和文件排列不符合时间形成顺序，排序不规范;卷内文件不连贯;案卷、文件题名著录不规范;案卷封面、卷内文件目录、脊背标签和备考表填写不规范;设备仪器未按单台套归档;声像、电子文件等特殊载体的档案保管不规范。

二、项目档案管理问题的原因分析

（一）档案意识不强。档案工作不及时的主要原因在于——档案意识不强、不重视。领导的总体协调意识不够，建设部门的归档管理意识和档案管理部门项目前期介入的意识不强。在机制体制上没有做到档案的“三纳入、四同步”;没有完善的项目档案规章制度;没有采取纳入合同管理等有效措施;没有完全遵循项目档案管理的“谁主管、谁负责、谁形成、谁归档”原则。

（二）职责分工不清。固定资产项目档案包括文书档案、基建档案、设备仪器档案。每个专项档案都是个有机联系的整体，从前期准备、实施过程到完成验收，每一份原始文件、资料都是项目实施过程的真实反映。项目实施工程过程中，由于工作节点较多，衔接过程中，档案文件交接配合不紧密或责任心不强，都会导致文件散落遗失;有的工作人员为了方便自己利用，把很多重要文件资料留在个人手上，不交档案部门归档，也造成了日后归档不齐套。

（三）项目实施不规范。归档缺失材料大部分都是与施工方、供货商前期没有确定好归档要求造成的。比如，与委托招标代理公司没有约定好招投标过程的归档文件清单;对施工单位、监理公司归档的图纸、月报、日志等过程文件没有提归档要求;设备厂商在签订合同时，没有明确交货验收时需要提供的文件、资料。等到项目验收的时候，再想补缺补漏就不太容易了。

（四）档案培训不到位。固定资产项目档案涉及门类多，人员广泛，只有单位档案部门加强档案专业培训，加大宣传力度，及时宣贯国家相关政策、法律法规，才能让大家形成较好的归档意识，让兼职档案员在日常归档工作中做到合理、合规。其中科工计〔2007〕161号文、科工办〔2007〕744号文、科工计〔2015〕931号文和DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》等规定是项目档案工作中必须熟练掌握的。

三、加强项目档案管理的建议

（一）固化管理体制。依法依规建立管理体制;制定与项目档案管理一体的档案业务制度;制定“三纳入”“四参加”“四同步”制度;明确档案管理机构设置、隶属关系和管理权限;明确档案管理的责任主体和基本流程，固化档案收集整理业务的管控模式，做到“谁主管、谁负责、谁形成、谁归档”。

（二）细化业务培训。项目管理各类相关人员都要进行项目档案培训，了解互相工作内容，在关键点、结合点上要有效配合。將国家标准的“归档范围”进一步延伸到自己单位的

“归档文件分类收集范围”，定点责任到相关业务部门。细化文件形成、整理、审核、移交和验收程序的责任控制规程，制定切实可执行的有节点控制的归档计划表。把档案分类体系与项目档案整理规范结合，对兼职档案人员提出案卷整理、文件著录等要求。

（三）强化档案管控。将档案管理纳入合同管理，明确归档要求，归档验收审查纳入合同项目验收程序;开展档案工作年度考核，将文件归档情况纳入部门绩效考核体系;日常档案管理按阶段不定期组织相关人员对项目档案进行自查，及时找到问题及时整改。只有做到这些措施，档案文件收集、整理、归档才能与项目建设同步，做到系统、完整、准确的高质量归档。

四、结束语

总之，军工固定资产项目档案是项目管理的子系统，是验证责任、追溯责任的凭证。只有不断固化管理体制、细化业务培训、强化档案管控，切实做好项目档案管理，才能真正把反映项目建设全貌且有保存价值的文件资料都完整、准确、齐套归档，从而推进项目开展，保证项目质量，确保项目顺利竣工验收。

【参考文献】

[1]余然.浅谈企业设备仪器档案的管理[J].沿海企业与科技，2011（10）：49-51.

[2]徐礼祥.依托项目档案验收规范项目档案管理[J].机电兵船档案，2011（6）：30-32.