马迎秋

摘 要：近年来，大数据技术广泛应用于社会各个领域，该技术不仅将海量数据与信息整合为一体，而且通过分析、筛选功能提取出了具有较高参考价值的资源，为各个行业的经营、发展、壮大提供了精准、确凿的数据信息保障。在大数据时代背景下，医院档案管理的信息化进程也逐年加快，档案信息数据库日趋完善，医院档案的利用率也有了显著提升。因此，本文将着眼于大数据时代医院档案信息化体系的构建策略展开全面论述。

关键词：大数据;医院档案;信息;构建策略

医院档案一般包括文书档案、病历档案、科技档案、声像档案、实物档案等多种类型，这些档案信息不仅为医院的临床医学研究与科研攻关提供了重要的参考资料，而且也是完整记录医院经营发展历程的重要文献资源。由于医院档案牵涉内容多，数据信息量相对较大，这就需要档案管理人员在原有档案信息管理平台的基础上，运用大数据技术，构建一个信息量巨大、资源利用率高、数据处理速度快的海量信息数据库，推进医院档案管理现代化、科学化、标准化、规范化进程。

一、大数据时代医院档案信息化管理的必要性分析

随着信息技术与大数据技术的迅猛发展，目前，医院档案已经建立了较为完善的信息管理平台，电子档案已经逐步取代了过去的纸质档案，海量的档案资料数据都统一存储在档案信息数据库当中，这不仅节省了档案存储空间，减少了档案资料的管理成本，而且也提高了工作效率。

尤其在近几年，医院的就诊患者数量不断攀升，患者的病历信息、诊治信息量也不断增长，在这种形势下，需要存储的档案资料越来越多，如果沿用过去的纸质档案的存储方法，对档案占用的空间要求较高，而且在档案查询时，花费的时间较多，进而严重影响了工作进度。建立档案信息数据库后，档案资料被编目、立卷、整理、分类只需要在数据库当中进行操作即可，在查询相关档案时，管理人员在档案信息检索界面输入档案资料的关键词组，便能快速的查询到所需要的档案资料内容。

此外，由于档案数据库独有的信息共享特性，使医院内部各科室之间可以随时登录档案数据库，调取所需的档案内容。比如外科临床主治医生在诊治患者过程中，无法确定实施哪一种手术方案，这时，就需要调取以往的档案资料，参考以往的相关病历信息，制订针对性、有效性手术方案。因此可以说，档案数据库为临床医学提供了重要的参考依据，无形当中就提高了手术成功率与患者治愈率，使医院树立了良好的对外形象，对医院的健康可持续发展具有重要的现实意义。

二、医院档案信息化建设存在的问题

1.管理意识淡薄

对于医院来说，档案管理属于日常基础性工作，表面上看与医院的经济效益并没有直接关联，因此，医院内部各级领导往往将关注焦点集中在医院的经济效益上面，而忽略了档案管理工作的重要性。另外，档案管理人员普遍认为医院档案只是与文件资料打交道的一份普通的文职工作，即便做出成绩，也不会给医院带来经济效益，这就导致管理人员只是按部就班的机械化的完成日常工作，在管理方法上不创新，在工作态度上不进取，使得档案管理工作与医学其它科室之间的工作衔接不畅，甚至严重影响了工作进程。

2.管理机制不健全

管理制度虽然是一个老生常谈的话题，但是，却在医院档案管理中发挥着不可替代的重要作用。尤其在大数据时代，档案管理已经从过去的纸质档案模式逐步过渡到电子档案模式，档案的归档、立卷、保管等工作发生了质的转变，需要注意的细节性工作内容也越来越多，在这种形势下，如果没有一套完整的管理机制加以约束和限制，极易出现档案管理漏洞或者一些人为失误。比如电子档案保管方式不当，造成档案内容丢失，而给医院带来巨大的经济损失。究其原因是由于欠缺档案管理监督机制或者监管机制执行力薄弱，档案管理人员抓住了管理机制的漏洞与空隙，导致档案资料被盗、丢失、损坏现象频频发生。

3.专业技能水平与职业素养亟需提升

大数据时代的到来加快了医院档案管理信息化、科学化、现代化步伐，这就对管理人员的专业技能水平、管理水平以及个人职业素养提出了更高的要求。尤其档案数据库的建立與管理工作不仅需要管理人员具备丰富的档案管理知识，同时也需要具备数据库建立与维护的专业技能，就当前医院内部档案管理队伍来说，部分管理人员不但专业不对口，而且常常以兼职的身份从事日常管理工作，这就造成了业务不熟练、技能水平低下的局面，给各项工作的顺利展开制造了障碍。

4.安全隐患多

大数据时代背景下，医院档案数据库需要接入外网与医院内部局域网，而形成一个资源共享平台，这不仅提升了工作效率，同时，也提高了档案利用率。但是，随之而来的网络安全也成为档案管理工作亟需面对和解决的问题。比如网络病毒的侵蚀、网络黑客的攻击、木马程序的植入，极易发生档案数据库瘫痪或者档案资料被盗的情况。如果档案数据库出现安全漏洞，网络病毒便通过网址链接、邮件接收、软件下载等多种形式入侵档案信息管理系统，医院的档案资料安全性就无法得到保障。

5.档案收集效率低

医院档案涉及患者信息、病例信息、药物信息、医疗器械信息等多项内容，其工作内容涉及每一个职能科室。但是，在资料收集过程中，由于各个科室的工作步调不一致，在报送本科室的档案资料时，常常出现延时报送的情况，这就给档案的正常管理工作制造了障碍。比如在收集病历档案资料时，一些特殊患者的治疗周期长，时间跨度大，如果患者的病历信息不能及时归档，将严重制约和影响其它各项工作的顺利展开。

三、大数据时代医院档案信息化构建策略

1.建章建制，资源整合

大数据时代背景下，医院档案管理工作应当突显“快捷、高效”的特征，这就需要科学完善的档案管理制度予以约束和支撑，因此，档案归口管理部门应当结合原有的档案管理办法，将档案信息化管理涉及到的相关内容纳入到制度条款当中，确保档案管理人员在实际工作当中“有法可依、有章可循、有规可守”。比如在《档案借阅管理制度》中，除了明确借阅权限以及借阅流程外，应当增加档案信息管理平台的借阅功能等内容，包括如何正确操作和使用借阅界面，明确线上借阅的审批流程，并在归还档案时，及时标识借阅状态等。通过完善的管理机制，既能够提高医院档案管理工作效率，而且也为档案需求者提供诸多便捷服务。

此外，医院档案涉及到患者个人的病历信息，管理人员在收集和錄入这一类数据信息时，务必保持求真务实的态度，对信息内容反复予以核对，避免错录、漏录的情况发生。档案信息资源的收集与整合是一项较为繁琐的工作，管理人员应当树立高度的主人翁责任感，具备专业的信息数据库操作技能，熟练掌握医院内部的档案管理制度的各项条款内容，做到归档数据精准无误，归档信息真实有效，使档案资源的最大化应用价值得到切实体现。

2.系统培训，个性服务

医院档案信息管理系统几经升级后，操作界面更加清晰，使用功能更加完备，尤其是大数据技术在管理系统中的应用，使档案检索、借阅、保管、审核等流程更加简化。但是，对于医护人员来说，由于工作原因，很少有时间对档案管理系统进行学习和了解，以至于在实际操作过程中，无法快速及时查找到所需的档案信息内容，既而严重制约了工作进程。因此，档案管理人员应当及时转变思想观念，打破过去的被动服务格局，通过个性化的主动服务模式为医护人员以及档案需求者实地讲解档案管理系统的使用方法与相关注意事项。

以档案信息检索系统而言，过去，广大医护人员在查询档案资料时，往往需要耗费大量的时间，查询结果也不尽人意，而应用大数据技术后，各种档案资源统一归结到档案数据库当中，医护人员只需要输入档案资料的关键字词，系统界面就会显示出与关键字词相关的档案信息目录。比如临床医生为了攻克“心肺功能复苏”医学攻关项目，需要调取2009—2019十年间就诊患者的病历信息，只需要在档案检索界面输入“心肺功能障碍病人”的关键词组，同时选定年份区间，系统界面上就会出现与之相关的档案信息目录，然后点击目录，就可以查询到所需内容。因此，为了让医护人员能够熟练掌握操作流程，档案管理人员可以利用掌上移动设备，向医护人员进行系统讲解和专业培训，这样一来，能够帮助医护人员节省大量的档案查询时间，为各项工作的顺利展开提供坚实保障。

3.信息录入，及时高效

医院档案从纸质档案过渡到电子档案，期间经历的时间跨度较长，无形当中也给档案管理人员增加了许多工作量，因此，在这种形势之下，医院档案管理工作的主管领导应当进一步明确各岗位工作人员的工作职能权限，适当增加信息录入人员数量，以满足高负荷的信息录入工作的需要。并利用岗前培训、集中培训、专业讲座、远程培训等方式，提升档案管理人员的专业技术水平以及综合执业素养，使其树立高度的主人翁责任感以及大局意识，并认真务实做好档案信息的录入工作。

比如医院在建立档案信息管理平台之前，患者的病历信息、医护人员的工作动态信息、医院经营发展过程中形成的各种文字、图片信息等资料，90%以上都属于纸质资源，而管理系统运行后，需要将这些纸质资料转换为电子资料，这就要求档案管理人员必须掌握扫描仪、数码照相机、数码摄像机等电子设备的操作使用技术，因此，管理人员应当熟练掌握相关设备的操作方法，并采取一边学习一边录入建档的方式，以避免工作进程滞后，而影响其它部门各项工作的顺利展开。在信息录入过程中，管理人员应当利用大数据技术的分析筛选功能，将档案信息进行合理分类，规范立卷，并标识好每一个档案类别的目录信息，以便于数据库能够准确识别信息内容，防止在查询档案资料时出现资源重复的现象。

4.加强监管，定期考核

部分医院档案管理人员认为档案管理只是一项基础性的日常工作，只要按照工作流程，按部就班的做好档案的收集、建档、借阅、审核、保管等日常工作即可，导致医院档案管理工作始终处于常态化发展态势，部分人员过于安逸，满足于现状，学习意识淡薄，严重缺乏上进心，档案资料丢失、纸质档案受损、机密档案资料泄密的情况频频出现，给医院也带来了经济损失以及名誉损失。针对这种情况，医院档案管理的主管领导应当建立专门的档案管理工作监督小组，并指派专人对档案管理人员的日常工作动态信息进行有效监督和管理，对工作中出现的人为失误，必须对责任人进行严肃处理。同时，为了规范纸质档案以及电子档案管理，结合管理人员的岗位工作职责，定期通过笔试、口答、网测、民意调查等方式对档案管理人员进行业务与综合素质考核，对考核成绩不合格的人员，采取末位淘汰的方式，以提升档案管理工作绩效。

比如应用监控探头的远程监控机制，监管人员只需要通过系统终端的工作界面，就能够及时获取管理人员的工作动向，在监控当中，如果发现管理人员工作不积极，或者从事与本职工作无关的内容，监管人员可以将获取的信息及时予以记录，并作为档案管理人员的阶段性或者年终考核依据，确保考核工作有理有据，让档案管理人员信服。

5.模式创新，招募人才

医院档案管理与大数据技术的融合，就是将档案资料转换为“数字化、数据化”的信息载体，进而使档案资源具有可量化、可分析、可筛选等效用，以便于广大医护人员能快速查找到所需的数据信息，由此可见，大数据时代背景下的档案信息化管理工作具有较强的专业性，对档案管理人员来说，如果专业不对口、工作经验欠缺、学习意识淡薄，将无法胜任此项工作。因此，医院在建立档案管理人才队伍时，应当与专业对口的高等院校之间建立一种长期合作关系，并为在校大学生提供岗位实习的机会，根据大学生的工作表现，可以将其发展为档案管理工作的后备人才，以此充实档案管理人才队伍，提高档案管理工作的高科技含量。

此外，档案管理人员在实际工作当中，应当不断创新管理模式与工作方法，积极借鉴同行业先进的管理理念，在熟练掌握档案信息管理系统操作和使用方法的同时，通过进一步完善系统功能，为档案需求者提供更加优质高效的服务。比如简化档案的借阅审批流程，为医护人员节省档案借阅时间，或者利用大数据技术及时剔除一些毫无参考价值的档案资料等，使档案信息化建设工作逐步走向正轨。

6.提升密级，排除隐患

由于档案信息管理系统往往接入互联网络以及内部局域网，因此，在系统运行过程中，常常遭受到计算机病毒以及黑客攻击，导致档案信息数据丢失或损害。为了保证医院档案信息安全，及时排除安全隐患，档案管理人员与专业技术人员应当进一步加大档案信息系统的安全管理力度，通过设置防火墙以及管理系统的登录权限等方法，提升档案数据库的密级，阻止木马病毒、ARP病毒、DOS系统病毒的入侵。尤其在档案管理人员利用互联网络查询行业相关的档案资源时，极易感染DOS病毒，该病毒可以通过网址链接、软件下载、邮件接收等形式进入到档案系统当中，窃取档案信息内容，因此，管理人员应当提前做好防范措施，及时堵塞系统风险漏洞，不给病毒入侵留下可乘之机。

另外，技术人员也可以设置档案系统的登录权限，通过指纹认证、人脸认证、复杂密码认证等方式，结合档案资料的查阅权限，设置各级医护人员及相关部门的登录权限，这样，能够有效防止人为操作给系统带来的安全隐患。

四、结束语

大数据时代的到来，为医院档案信息化管理工作提供了强大的技术支撑，使档案管理逐步向标准化、现代化、科学化方向迈进，与此同时，档案管理与大数据技术的高度融合，使广大医护人员能够及时获取高价值的参考信息，为临床医学研究、学术研讨、科技攻关、患者诊治提供有力的数据支持。

参考文献：

[1]康 洁.基于大数据的医院档案信息化构建思路[J].管理学家，2019

[2]甄建虎.浅析医院信息化与医院档案管理现代化[J].健康必读，2019

（作者单位：滨州医学院附属医院）