摘 要：文章剖析了地市级广播电视大学数字档案馆建设的现状与必要性、可能性，找出存在的问题，并试图从五个方面探寻地市级广播电视大学数字档案馆的建设途径。

关键词：地市级广播电视大学;数字档案馆;数字档案室

2012年7月31日，国家开放大学在广播电视大学的基础上揭牌，成为覆盖全国城乡、服务全民终身学习的“办学共同体”，国家开放大学有别于其他高校的显著特点是以现代信息技术为支撑，成为我国全民终生学习的大平台，随着学历教育和非学历继续教育的迅速发展，教学规模、学员数量、学习类别、培训项目等大幅度增长，使广播电视大学档案管理工作面临新的挑战，本文全面分析地市级广播电视大学档案管理工作的现状及存在的问题，紧密联系当下数字技术在我国的普及现状与趋势，结合地级市广播电视大学的自身特点及现实需求提出了建设数字档案馆（室）的必要性与可能性，并对建设途径进行了深入分析探究。

一、地市级广播电视大学数字档案馆（室）建设现状分析

1.数字档案馆建设的基础理论研究薄弱

要建设好数字档案馆，前提是必须有基于现代数字技术的档案馆建设理论研究做基础，但现阶段这方面的基础理论存在诸多问题：首先，对数字档案馆的建设标准没有形成统一认识。由于我国目前档案管理领域的人员对数字档案馆的认识还处于初始階段，加之数字档案馆的定义还不统一，类型繁多。其次，目前我国现有的关于数字档案馆的一些研究成果在很多方面都是借鉴数字图书馆的一些理论，由于档案馆和图书馆功能差异巨大，照搬数字图书馆的理论成果不一定符合目前我国电大系统数字档案馆的需求，因此，这势必造成数字档案馆建设标准的不统一。再次，我国现有的研究成果中对新型数字档案馆的研究缺乏。近些年，由于数字信息技术迅猛发展，在许多省会城市陆续出现了一些有别于传统档案馆的新型数字档案，其存储的信息多以数字形式得以保存：如电子文件、电子出版物、软件等。但从全国范围来看，目前此行业管理人员普遍缺乏数字档案收集、存档的意识，关于如何有效收集、整理和利用这些新型档案资源缺乏相应的理论研究。

2.档案馆数字信息化建设滞后

我国地级市广播电视大学档案馆管理者的档案管理理念相对落后，加之地方财政对地方大学档案馆的硬件设施建设支持力度有限。因此，在管理方式上，目前我国大多地级市广播电视大学档案馆主要工作还是集中于传统纸质档案管理领域，虽然计算机辅助管理已经成为大多地级市广播电视大学档案管理的主要手段，但涉及档案管理核心工作仍少有触及，辅助管理工作主要停留于档案目录的数字信息化的阶段，对档案馆的核心档案信息并未真正数字化，绝大部分档案资料未能转化成数字信息，因此，无法将档案信息有效转化成学校行政管理的依据，档案信息的二次开发和利用率难以提高。

3.档案信息数字化设备陈旧、资金匮乏、效率低

我国许多地级市广播电视大学所拥有的档案信息化设备依然停留于较低的层面，大多拥有的设备是扫描机、计算机等，其它辅助设备极其匮乏。有些学校，档案馆甚至都无法链接网络，计算机也是形同虚设，无法发挥作用。从支持资金上来看，目前我国大多地级市广播电视大学的档案馆未能成为学校的重视部门，因此，配备的专业设备和人员都相对有限，离数字档案馆创建的要求有较大的距离，需要投入大量资金，目前一般的地市级广播电视大学的经济实力还不足以负担。从效率上看，原件扫描的方式需要大量的人力，且电大成立时间较早，历史资料多，陈旧的纸张对设备及人员要求很高，扫描速度较慢，效率较低，这项工作也不是短时间就能完成的。

4.缺乏统一的数字化技术标准

我国现有的数字档案馆大多缺乏统一的数字技术标准，表现在：每个学校使用的数字信息化设备不统一，存在多种数字信息化方法;每个学校存储档案信息的方法形式不统一;每个学校档案馆呈现出的数字信息化成果不统一，格式也有不同。因此，我国大多地市级广播电视大学的数字档案馆处于各行其是的状态，势必会造成各档案馆的信息资源在数据结构、检索语言、组织方式等方面存在很大的差异，资源无法共享，严重制约着档案信息资源的共建共享与有效的利用。

二、地市级广播电视大学建设数字档案馆（室）的必要性与可能性

1.建设数字档案馆（室）是信息时代数字文件大量产生的必然要求

随着我国信息多媒体科技技术的迅速发展，数字文件在全校各职能部门行政管理使用中得到广泛应用，其深层背景表现为：大量数字文件传输的便利性，很大程度上的方便了全校师生的生活和工作。由于广播电视大学是开放办学，许多学生都是在职就读，数字文件传输与存储能将学校的管理工作精神及时落实到学生环节，同时也节省了师生交流所花费的大量行程时间，受到广大师生的广泛使用。同时，我国关于数字信息管理的法律法规不断完善，明确规定了数字文件同纸质文件同等的法律效力，数字信息的安全得到前所未有的保障。在当前这种形势下，有效提升广播电视大学管理规范，形成规范统一的高效管理体系，建立数子档案馆势在必行。

2.数字档案馆（室）的建设是新时代档案管理现代化的必然趋势

一方面，数字信息文件大量的产生。学校管理日常的众多场景不再停留于文字纪录层面，还有大量的视频和图片多媒体数字信息呈现。可见，传统以文字为主要载体的档案管理模式已经不能适应当今快速发展的档案网络环境的需求，网络时代则需要构建一座永久保存人类记忆的宫殿，对于管理具有永久保存价值的电子文件，数字档案馆将会成为最好的选择。另一方面，为全校师生提供快捷方便的信息，帮助其更好地学习和工作，亦然是广播电视大学档案馆的最终目的。随着国家开放大学的成立，各地市广播电视大学办学规模也会不断扩大，档案的数字管理和利用难度越来越大，而数字档案馆便能够提供全面有序的信息利用服务，想要满足各类需求，就必须搭建广播电视大学数字档案馆（室），才能提高档案服务与开发利用水平。

3.建设数字档案馆（室）是地市级广播电视大学的档案管理的内在要求

从广播电视大学性质上来看，是高等学校综合运用现代多媒体高科学技术手段，以学历教育和非学历教育并举为目标，面向全社会开放办学，充分利用现代信息技术为支撑，探索现代信息技术与教育的深度融合，利用社会，并将优质教育资源输送到广大基层、实现优质资源共享，提升国家人力资源能力。在信息化、数字化校园和远程开放浪潮的影响下，传统的封闭的实体档案馆模式，显然已经不能适应开放大学档案管理的需要，因而，在这样的形势之下，广播电视大学迫切需要建设与之相适应的数字档案馆（室）。

4.高速网络通道的建设，为数字档案馆（室）的建立提供了统一的平台

广播电视大学计算机的普及程度相对较高，宽带高速网络技术较发达，大多数已经建成或正在建设速度较快的网络通信基础设施。先进的远程信息技术平台可以实现用户远程登录，检索、查询档案信息不受时间、空间的限制，能够满足用户不同的信息需求，促进了对外的开放。

三、地市级广播电视大学数字档案馆 （室） 建设的途径

1.领导重视，争取经费支持，实现统一规划

总体来看，一直以来，地级市广播电视大学管理层对档案管理工作重视度不够，档案室的工作很难受到学校管理层的重视。师生档案是记录学校办学历程和办学成就的重要资料，是学校各项事业发展的重要依据，更是促进学校行政管理效率的极为有力的信息资源，地市级广播电视大学的数字档案馆（室）建设应该力争得到管理层领导的重视、能够给予一定的经费支持、才能最终使其在全校工作中形成统一整体的规划。

征得领导重视，是一切数字档案建设工作推动的前提。地级市广播电视大学档案馆的工作人员是最了解档案工作系统作用的专业人员，应该想法设法将这些最新理念的认知与学校领导层做有效沟通，使其意识到一定要重视各类档案资源在完善地市级广播电视大学终身教育服务体系中的作用，重视和协调各部门对档案工作的支持与配合。只有在这样的前提下，领导层才有可能将数字档案馆（室）建设纳入学校整体建设规划中，从而更好地开展数字档案馆（室）建设工作并在经费、技术、人力投入等方面给予保障。有了人财物的保障，档案馆工作人员才能具体实施相关措施，对数字档案馆的建设做好初步规划，拿出相应的数字档案馆信息技术设备的保障方案，最后，才能着手数字档案馆的建设工作。只有这样，数字档案馆的建设才可能立足于档案信息资源的共建共享，才可能制定统一的规范，为进一步提升档案信息化管理创造前提条件。

2.加强档案馆之间的协调和合作，制定统一的数字化档案馆（室）建设标准

数字档案馆建设的标准化是数字化、网络化条件下档案信息管理的基础前提，在建设之前，要充分调研同系统其它地级市广播电视大学已有数字档案馆所确立的标准，尽可能参考大多馆所采用的统一标准，并在建设过程中加强监督与管理，才能最终有效实现馆藏资源的共享。第一，要根据地市级广播电视大学数字档案的特性，提高数字档案馆系统的标准和应用软件，制定统一的数字信息存储格式标准，保障海量多媒体数字信息的存储、管理和应用。第二，建立和健全一套完整且通行的数字档案管理体系。关于数字化档案的收集、鉴别、传输、利用等基本环节都应制定相关的新管理规章制度，如《数字档案材料归档制度》、《文档形式一体化制度》、《安全保密制度》等等，只有管理规章制度与时俱进，才能便于数字档案馆与传统档案馆之间工作的有序交接，才能有效解决对传统文字档案数字化工作的规范转化。第三，档案数字化带来了许多有关档案信息真实性、保密安全性、配套软件的所有权、利用者权限等相关法律问题，一方面，档案信息管理部门要不断健全和规范现有的法律体系，做到“有法可依”。在确保信息安全的同时，保障使用者合法权益。另一方面，档案信息管理部门要加强宣传与监督管理，不断提高全校师生在数字档案信息使用过程中应有的知识产权保护法律法规意识。因此，数字档案建设的标准、管理规章制度、网络信息保障的法律法规都是数字化档案馆建设的重要保障。

3.科学的档案管理信息系统是数字档案馆（室）建设的关键

科学的档案管理系统研发是数字档案馆建设的首要任务。档案管理系统的开发需要对广播电视大学的日常教学和管理工作进行深入调研，这样才能做好前端控制工作，此外，还要注重对系统每一个环节实际效能的全过程总体把控，这些环节一定要符合广播电视大学全校师生的日常档案信息需求，要在完善好档案管理基本功能之外，建立预立其它管理模块，与办公自动化系统其它模塊无缝对接，真正实现信息互联互通、精准齐备。这就要求从事档案管理的人员积极主动作为，主动学习数字档案馆的相关专业知识，将现代信息技术有机融入到档案管理工作之中去。积极主动地参与研发档案管理系统，建设适应数字档案管理、采集、利用需要的档案管理系统平台。

4.做好档案信息数字化的基础性工作

档案数字化是一项任务艰难而重要的工作，因此，数字档案馆的建设是一个循序渐进的过程，不可能一蹴而就。对此，档案工作者要做好思想准备，认真做好相关基础性工作：一方面，档案工作者要努力学习计算机技术、通讯技术、数据库技术以及多媒体技术等新技术，不断改善知识结构，以适应数字档案馆建设的新要求;另一方面，档案数字资源建设是数字档案馆建设的核心任务，档案工作者要认真踏实，循序渐进地进行实体档案的数字化工作。要保证数字档案馆数字资源充足，建立真正的数字档案馆，必须抓住三个档案资源，一是原有档案的数字化。在资金允许情况下，可外包给数字化公司;二是档案管理系统中的电子文件。处理现行电子文件信息的各类系统形成了大量当前产生的文件，通过档案管理系统与之无缝链接达到对电子文件前端控制，实现网络实时归档;三是将原有档案信息数据迁移。一定要最大限度地利用好已经建设好的数据库，做到原有数据不重复录入，不做无用功，能够根据工作的需要将其数据导入导出新的系统。

5.加强人才队伍建设，打造适应数字化时代的高素质队伍

地市级广播电视大学建设数字档案馆（室）是一个庞大的系统工程，需要各种类型的人才支持，在人员的配备方面要做到：一是加强档案工作者的政治思想建设。档案工作者要有坚定的理想信念和良好的职业道德，严守纪律，保证档案信息资源的安全;二要提高档案工作者的业务素质，档案工作人员不仅要掌握档案及相关管理知识，还要掌握新技术尤其是计算机技术、现代信息技术和网络技术，能够解决数字档案馆运行过程中出现的各种技术问题，能快速适应新的工作环境的发展变化，成为拥有较高水平的现代化、信息化、网络化复合型管理人才;三要具备专业的服务技能和良好的服务意识，提高档案信息的鉴别能力，增强档案信息的利用率，要把工作的立足点放在如何优化馆（室）藏资源，如何有效地开发利用档案信息资源。最后，在管理团队中必须有善于战略谋划与组织协调、能够创新务实的领军人物。

参考文献：

[1]周 芳.浅析开放大学数字档案馆（室）建设[J].福建广播电视大学学报，2015

[2]刘健美.当前高校数字档案馆建设中存在的问题与对策[J].市场论坛，2011

[3]张正军，付 玲.高校数字档案馆建设探讨[J].兰台世界，2014

[4]李 军，李 群.建立电子档案馆的必要性及其模式构想[J].档案学通讯，2000

（作者单位：常德广播电视大学）

基金项目：湖南省档案科技计划项目“基于云计算的高校数字档案馆的架构与研究”编号：2015-H-27。

作者简介：胡娟（1980-），女，汉族，湖南省常德市临澧县人，本科，馆员，研究方向：档案管理。