高校二级学院教学档案管理水平提升的思考

2020-07-04鄢明芳

兰台内外 2020年13期

摘要：文章通过对高校二级学院教学档案管理的状况及其存在的普遍性问题进行探讨，分析传统教学档案工作流程及管理方式的弊端，文章从提升二级学院教学档案管理理念和提升专业水平两个方向，思考如何提升高校二级学院教学档案管理建设水平。

关键词：教学档案;二级学院;档案管理

教学档案是学校教学活动和过程中直接形成的，以各种载体形式存在，具有保存价值的原始记录。二级学院的教学档案是学校档案资源体系的重要组成部分，教学档案工作也是学校档案工作体系不可或缺的，教学档案质量好坏是衡量学校教学管理水平的重要标志，也是教育教学评估的重要依据，是学生培养和教学活动的真实记录，因此，必须做好教学档案的归档、检查、管理、评估等工作。大部分高校规定“凡需永久性保存的教学档案一律移交学校档案馆保存管理;二级学院在教学活动中形成的具有一定保存价值的教学资料由学院分别保存管理。二级学院教学档案是学校教学档案不可分割的一部分，高校二级学院教学档案管理建设水平的提升具有深远意义。

一、二级学院教学档案管理存在的问题

1.教学档案归档意识较淡薄

由于档案价值的体现，都有滞后性，所以容易被人忽视。而作为教学活动的原始记录，二级学院的教职工普遍认为保存在自己手上比较安全，但随着时间推移，这种安全实质是最不安全的。也就是材料归档意识较为薄弱，忽略了对日常工作中教学档案的归档，认为归档会增加自己工作负担，对归档工作产生抵触情绪，进而影响到了教学档案材料的完整性。

2.教学档案管理缺乏专业人员

档案管理涉及分类、编目、整理以及信息化等内容，档案管理的规范化标准众多，因此档案工作是技术性很强的工作，而一般高校二级学院档案管理人员档案专业素质相对较低，主要原因在于学校缺乏足够的编制，专业的档案管理人员较少，而且大部分都由学院的教学人员来兼任。这部分人员不仅没有系统的学习过档案管理知识，而且未接受过专业的指导培训，因此在开展档案管理工作时，不可避免的会遇到诸多问题，进而降低了归档材料的质量及其完整性。人员流动性较大也是一种重要因素。

3.教学档案管理信息化程度低

随着社会信息化发展，高校数字化校园也如火如茶地开展，一些学校数字档案馆建设也较为先进，但二级学院的档案信息化仍然是薄弱环节，一方面是学校数字档案馆系统未延伸到学院层级，二是学院也没有建立起档案信息化工作体系。大部分高校二级学院教学档案管理依然以传统的手工管理方式管理纸质档案，这也就导致了档案接收效率低、电子档案无法直接归档;档案查询效率低，档案价值得不到体现，间接的也影响了教学档案归档的积极性。

4.学校档案机构对二级学院的指导薄弱

通过调研发现，很多高校的档案机构自顾不瑕，疲与应付，对二级学院的档案管理完全处于荒废状态，有的甚至从来没有对二级学院进行过指导或调研;也没有统一的管理体系和指导体系，更没有统一的管理制度和工作流程，使得二级学院的档案管理显得杂乱无章;而实际上二级学院的档案资源是非常丰富的。

二、提升二级学院教学档案管理理念

1.新式集成化管理模式

教学档案管理是一项集成式的管理任务，二级学院作为教学基层单位，为学校教学档案资源提供支撑，是庞大而重要的资源体系。一方面二级学院的教学档案工作要集成到学校档案工作中，成为学校工作体系的一部分;另一方面随着信息化发展，信息资源体系集成化和管理模式集团化，以流程再造为核心的信息化理念越来越强，新式集成化管理模式将逐步取代以传统流程改造为目标的分散型信息化，而成为发展趋势。因此必须要有统一的档案工作机构，领导和组织学院内各专业团队的材料立卷归档。可以把教学档案管理与其他信息管理系统相结合，构建成一种多类数据共享共用的集成式的管理体系。

2.档案人员队伍专业化

文章前面提到，档案工作是技术性工作，对任职人员的技术与专业水平有较高的要求，这就要求档案人员队伍必须专业化。首先任职人员政治素质要过硬，其次要有較强的档案意识，第三要具备档案专业素养和知识。也可以从几个方面对教学档案管理人员的进行能力培养要求：政治素质和保密意识的培养;参加档案专业继续教育和专业培训;参加档案工作年会和档案学术会议;掌握一定的信息化基本技能;要具备良好的沟通与协调能力;鼓励档案信息资源开发与档案学术研究;给予专业技术岗位和晋升通道。

3.加强教职工归档意识

归档意识的提升不是一朝一夕的事情。首先教职工必须意识到教学资料归档不是一个部门或者某一人的工作，因为人人都产生档案资料，人人都是档案员。所以，可以从几个方面来提升归档意识，一是定期召开档案知识培训，让教职工意识到档案管理的重要性;二是将教材资料归档作为考核指标之一，形成制度约束力;三是开展档案展览和档案服务，让教职工自觉的形成资料归档的意识;四是建议学院档案工作领导小组统筹档案的收集、归档和利用等。

4.融入审美情趣实现内容与形式的完美统一

通过开发利用档案资源，能够更好的促进社会经济的发展。目前，整个档案界越来越重视将以往封闭式的管理模式转变为开放式。但在社会不断发展的情况下，人们的审美水平越来越高，过去单一的档案已经无法满足人们多样化的阅读需求。2005年，李岚清在浙江大学首次提到了“将审美情结与科研融合到一起”的观点，为档案界提供了重要的理论指导。在创建学院内学科交叉材料冗杂的教学档案时，将审美情结有机的融入，并运用大量相关的理论知识，如文学、档案学等，不仅使档案的美学及利用价值得到充分体现，而且将教学档案的内容与形式完美的结合到一起，并获得良好的视觉与使用效果。比如，教学档案的整理需要将材料的严谨美体现出来;电子群库的构建应强调画面美等等。通过融入审美情结，既使得服务质量与管理水平得到了有效提升，而且全面提升了利用价值，极大的促进了档案管理的现代化，并为档案管理学的研究提供了相应的理论参考。

三、提升二级学院教学档案管理专业水平

1.资源集约化管理集团化

二级学院的档案资源丰富，是学校档案资源的重要组成部分，二级学院档案室也是学校档案机构的重要分支，学校档案机构有义务也有职责要对二级学院档案室进行指导检查。而构建集约化的档案资源体系和实现集团化统一管理，是提升学校档案工作的重要途径。根据中南大学智慧数字档案馆项目研究组的研究结果，构建了集团化架构的学校档案管理体系，如图1。

2.實行分类管理

在制定教学档案的归档范围和保管期限的基础上，可以将二级学院的教学档案划分成以下几类来管理：综合类，综合类档案包括学校学院制定下发的有关教学规章制度与规定、与教育教学相关的会议通知及文件等;管理类，教学管理类涵盖与学生学籍管理相关的文件、试验项目文件、教学检查表以及教学媒体课件等;业务类，教学业务类涵盖的材料主要有实习大纲、毕业设计报告、教学总结、教案等。

3.实施信息化

信息化的发展阶段从数字化到数据化，再到智慧化。信息化的特点是工作效率高，信息资源可高度共享，信息记录比较全面。数字化是基础，包括存量档案资源的数字化，增量资源的电子化归档等。信息化建设包括人才队伍建设、基础设施硬件平台、数字资源体系、基础软件平台、标准制度建设、安全保障体系等六个方面。关于人才队伍建设，一是要引进和培养相关人才，二是要通过建立有效的激励机制，鼓励档案人员学习信息技术知识，三是全员信息素养的培养。

4.做好著录标引

著录标引是存储与检索最为基础的工作，简单的来说，著录就是提示文献外部征;标引是揭示文献内容特征。著录标引不仅应用在纸质载体，还要在数字化的信息中充分利用，规范语言是人机快速交互的枢纽，一方面通过简洁的词汇向人传递其背后的信息;另一方面通过负责后端的数据处理得出相关标签。因此著录标引应该是人为规定的高度精练的特征词汇来揭示文献特征，这些词汇必须具备两个重要特征：语义清晰，使用者能简单易懂地理解每个主题词的含义;指向明确，一个主题词通常只反映一个信息。通过对档案信息进行著录标引，能够更加快速的调取教学档案资料，进而使档案管理人员工作的效率得到提升。

5.建立特色教学档案库

为了更好的管理教学档案，高校学院应构建一套完善的电子数据库，而纸质副本不仅符合现代化的管理要求，而且有助于管理水平的提升。

第一，科学的管理原文。基于教学档案体系，为教学档案构建专门的电子群库，并利用多媒体来逐层建设画面，从而建立起一个涵盖诸多数据库的“群库”。如此一来，能够将学院教学档案的特色充分突显出来，并使教学档案管理的规范性与完整性得到全面提升。

第二，通过学校网站上的“文件资料管理”软件来管理所有档案的条目。设置不同的查询方式，如关键字、年度等，并将顺序、发文日期等排序查询的方式添加到其中。针对进入二级学院的密码，可以根据体系的编号将本院所有档案的目录与条文输入，使用户能够任意点击其中一个快速的将材料的条目与出处查到，接着根据所需对原文的数据库进行查找。

第三，为分院建立“资料档案在线”网页，基于本院的档案管理系统对相应的检索模块进行设置，并且可以对能够公开的档案资料进行查找。在与校园网链接到一起之后，不仅提高了查阅的速度，而且使访问率得到了提升。由于该检索工具是基于不同的利用需求所编制，因此不仅能够将馆藏信息资源全面揭示出来，而且有助于学院更好的开发与利用教学档案信息;

最后，统一管理档案编研成果，数字化索引类的档案编研成果。在管理实践期间，笔者发现通过编研教学档案，能够有效促进档案管理的数字化。所以，将纸质文件融入电子群库，能够构建起一个内容丰富的系级教学资料群库，从而使档案管理实现规范化与标准化。

四、结语

二级学院的教学档案是学校档案资源体系的重要组成部分，教学档案工作也是学校档案工作体系不可或缺的，教学档案质量好坏是衡量学校教学管理水平的重要标志，也是教育教学评估的重要依据，是学生培养和教学活动的真实记录。目前主要存在教职工归档意识淡薄、缺乏专业人员、归档效率不高、数字化建设意识淡弱薄等问题，需要加强档案管理人员的专职化以及非专业人员的素养培训，加强教职工归档意识，从而使教学档案信息的管理实现标签化、数字化与共享化。

笔者通过对高校二级学院教学档案管理的状况及其存在的普遍性问题进行分析，发现存在教学档案归档意识淡薄、专业人员缺乏、信息化程序低、学校档案机构对二级学院指导欠缺等等多方面的问题，提出了新式集成化管理模式、档案人员队伍专业化、加强教职工归档意识、融入审美情趣实现内容与形式的完美统一等管理理念。探讨从资源集约化和管理集团化的管理模式、档案资源分类管理、实施信息化途径、对档案资源做好著录标引、建议特色教学档案库等方面来提升二级学院教学档案管理专业水平。

文章主要分析传统教学档案工作流程及管理方式的弊端，从提升二级学院教学档案管理理念和提升专业水平两个方向，思考如何提升高校二级学院教学档案管理建设水平。由于水平有限，研究存在不足，特别是在对二级学院的档案管理信息化和集团化体系架构等方面还有待更深入的研究。

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