摘 要：随着科学技术的不断进步，大量先进的技术在日常工作、学习中得到了运用，档案管理领域也是如此。随着现代办公技术在档案管理工作中的应用，改变了传统的以纸质档案为主的档案管理模式，通过电子档案极大的缩小了档案保存所需的空间，提高了档案资源利用效率。与此同时，新的档案管理模式也为档案管理工作带来了极大的挑战，需要档案管理工作者对此加以研究，以更好的适应现代办公技术条件下的档案管理工作。本文基于此，分析了现代办公技术对档案管理的影响，并未新时期加强档案管理工作提出了建议。

关键词：现代办公技术;档案管理;影响;对策

随着电子计算机、互联网、大数据等技术的不断发展，一个覆盖全世界的信息化时代已经来临。新的时代到来，它在给生活在这个时代的人们带来极大便利便利，人们可以在任何时间、任何地点都能获得来自全球任何地方的信息，人们戏称“地球越来越小了”。在档案管理工作中，现代办公技术也得到了比较广泛的应用，档案管理的效率和质量明显提升，人们也越来越重视现代办公技术在档案管理中的应用。但是现代办公技术对档案管理究竟有哪些影响，哪些影响是积极的，又带来了哪些挑战，如何充分发挥其积极作用，克服挑战带来的不利影响，使其更好地服务经济社会发展，这是一个值得讨论的课题。

一、档案管理应用现代办公技术现状

档案作为一个单位发展的记录，其中涉及单位改革过程、业务信息等重要内容，在单位发展中占据重要位置。在环保要求的不断加强和科技水平的持续进步双重推动下，很多单位的档案管理应用现代办公技术的现象比较普遍，但是仍然存在诸多问题。

1.现代办公技术档案管理意识淡薄

很多单位部门在工作过程中，逐步认识到档案管理的重要性，工作重心不断向档案偏移，增加资金投入，但是就档案管理中应用现代办公技术来看，管理意识淡薄，很多领导对档案管理应用现代办公技术认识不够，投入的精力和资金有限，对相关的法律法规知之甚少。另外，很多单位和部门在长期手工档案管理模式的影响下，短时间内无法掌握现代办公技术，自我感觉手工方式简单高效，但是从长远来看，却无法适应档案管理的发展要求。即使很多单位安装档案信息化管理系统，也会碍于操作者不会使用或安装不便闲置割舍。

2.环境设施条件不完善

应用现代办公技术进行档案管理，需要大量的硬件设备予以支持，就需要大笔资金采购相应的设备。而且，现在办公设备在应用过程中，需要后期持续维护，成本较高。所以，很多单位为了节省开支，采购的设备不齐全或版本过低。公路系统内各单位使用的设备规格不同，统筹难度较大，也就无法形成相互通用的档案管理软件系统。除了硬件设施，人才资源对档案管理信息化来说也极为重要，当前从事档案管理的人员对应用现代办公技术的重要性认识不足，专业水平有限，接受现代办公技术的效果不佳。同时，应用现代办公技术进行档案管理，除了要求管理人员具备一定的档案管理知识外，还需要计算机应用、数字化技术、网络技术等相关知识的积累。

3.现代办公技术档案管理未能凸显公路工作特点

公路系统工作档案数量多、种类杂、专业性强，是公路工程建设和开展各种公路服务业务的信息参考。从目前公路档案工作来看，虽然应用现在办公技术，但是内容依然按照普通档案标准来实施，未能充分利用现代办公技术凸显公路档案的社会功能。公路档案大多数只供公路系统内部查阅，而与人们息息相关的出行公路动向，则依靠社会第三方平台获得，官方公路系统没有信息化平台向大众开放。可见，目前的现代办公技术档案管理未能体现公路工作的社会性、民众性和服务性的特点。

二、现代办公技术对档案管理的影响

现代办公技术在档案管理中的应用具有十分深远的影响，一方面它改变了传统的档案管理理念，另一方面它改变了传统的档案管理模式、管理方法等，使档案管理更加高效、便捷，同时也对档案管理者的素质提出了更高的要求。

1.促进了管理方法的革新

在现代办公技术条件下，档案管理从以纸质档案为主的方式向以电子档案为主的方式转变。电子档案一般存储于光盘、硬盘或者云平台，他们与纸质档案相比更加节约空间，更加便利化。在这种条件下，档案的收集、整理、归档、应用等发生了很大的变化，与传统的纸质档案存在明显的区别。电子档案资料的形成需要借助电子计算机等电子设备，可以实现即时存储、整理、归档、登记、立卷、著录等，并且可以按照一定的分类标准对档案进行多方位、多角度的重新整合，方便不同需求的使用者快速、精准的找到相关的资料。在电子化档案的档案管理方式中，档案资料摆脱了传统档案受到时间、空间因素的制约，使得档案管理的质量和效率大大提升。电子档案的出现彻底颠覆了传统档案管理的方式，为新时代的档案管理创造了广阔的空间。

2.改变了传统的管理模式

档案管理工作是一项综合性的管理工作，它集政治性、科学性、服务性于一身，其中服務性是其根本属性，也即是其对于人类的有用性是他的根本目的。在现代办公技术条件下，档案管理工作被赋予了极大的舞台，这也使得传统档案管理模式受到了冲击。从档案管理的本质属性来看，档案管理其实是一种保存和提供信息的过程，如果只有保存而不能提供信息则档案管理失去了其价值，如果没有保存也就没有后期的一系列服务。这就要求档案管理工作牢固树立服务的理念，创建全新的管理模式。说的更加明确一些，就是充分利用现代办公技术对档案信息资源进行整合，为使用者提供更加全面、更加准确、更加有用的信息，这是目前档案管理从传统管理模式向现代管理模式转型的现实要求。

3.提出了新的更大挑战

在现代办公技术条件下，档案管理方式、管理模式的变化也对档案管理工作者提出了全新的要求，需要档案管理工作者具备更高的综合素质。但是从我国目前的情况来看，档案管理工作者还不能够有效适应新时代档案管理工作的需要，一些档案管理工作者管理理念和管理知识陈旧，不掌握新型管理技能，比如不了解电子文件整理、信息保护设计、计算机病毒防护，有的甚至对基本的信息收集、录入、整理、分类、归档等都不熟悉，根本不能适应现代办公技术条件下档案管理工作的需要，严重影响了我国档案管理工作的创新。虽然现代办公技术对档案管理提出了更大的挑战，但是这些挑战都是暂时的，档案信息化管理是一种发展趋势，我们必须适应这种趋势才能更好地开展档案管理工作，使之更好地服务于经济社会发展。

4.电子档案界定原件困难

因为应用现代办公技术进行档案管理，将传统的纸质文件改变为电子文件，实现了系统内部的无纸化办公。无论是电子档案的制作，还是电子档案的传递，都通过互联网络，无论谁接收到的文件都是一样的，而纸质文件的原件都有红色盖章、字迹清晰，复印件则是对原件的复制，盖章变为黑白色，字迹模糊，通过肉眼即可辨别。所以，与纸质档案相比，电子档案的原件和传递件毫无差别，对原件的界定难度较大。另外，即使档案使用者使用存储设备对电子文档进行拷贝，无论拷贝者是谁，拷贝地点何处，他们拷贝的文件与原件一模一样，而且在计算机上显示也无是否原件的标识。所以，限于电子档案界定原件困难，就需要应用现代办公技术进行档案管理过程中，要做好标记、保密等工作。比如：在电子档案原件中插入隐藏的标识，只有管理者可见，使用者不可见;将电子档案原件设置密码，只有经过相关人员的批准，才可查阅和拷贝，并详细记录拷贝人员和拷贝时间，由经办人签字。

三、現代办公技术下加强档案管理的建议

在现代办公技术条件下，怎样更加有效地利用现代办公技术实现对档案的有效管理是一个重要的课题，重点应当从把握电子档案文档管理的特点、保持电子档案数据的真实与完整、提高从业者素质、维护档案信息安全等几个方面加以改进。

1.充分把握电子档案文档管理的特点

电子档案文件与纸质档案文件在内容上并没有本质区别，但是在处理方式上却迥然不同，具有其自身独有的特点，决不能将纸质档案文件管理的方法直接复制到电子档案文件管理中。电子档案文件通过电子计算机、互联网、大数据等新型技术进行档案管理，包括信息的收集、整理、归档、应用等。在处理文件的过程中，上述新型技术仅仅是一种手段，没有了这些手段，使用现在办公技术进行档案管理就失去了相应的媒介。为了更好的进行电子档案文档管理，就必须充分把握电子档案文档管理的特点，并针对其特点采取相应的管理措施。比如，电子档案文件具有十分便捷的可复制性，可以针对不同的用户设置不同的分类模式，为用户提供更加具有针对性的服务，提升用户的获得感。

2.确保电子档案文件的真实性和完整性

无论是纸质档案文件还是电子档案文件，其最本质的属性就是信息数据的真实性和完整性，失去了这一特性，档案管理也就失去了意义。当前，电子档案管理中存在着诸如信息收集整理不规范、方法不恰当等问题，这些问题的存在影响了电子档案文件的真实性和完整性。为了充分保证电子档案数据的真实性和完整性，就必须建立和完善电子档案信息收集、整理、归档、使用等各个环节的流程，确保电子档案文件处理的全过程符合相关的规范要求。要建立针对电子文件操作者的可靠的身份识别与权限控制，设置符合安全要求的操作日志，并采取可靠的安全防护技术措施等，以保证电子文件的真实性和完整性;要建立健全电子文件管理制度，为确保电子档案文件的真实性、有效性提供制度保障;要通过相应的技术措施对背景信息和元数据进行采集，确保数据来源的可靠性。只有通过这种全方位、全过程的控制措施，才能真正地确保电子文件的真实性和完整性。

3.全面提升档案管理工作者的综合素质

在现代办公技术条件下，档案管理工作者的综合素质在很大程度上决定着电子档案管理的水平，必须充分认识到培养和锻炼档案管理工作者的重要意义。档案管理工作者必须具备过硬的政治素养，同时还应当具有熟练应用现代技术手段进行档案管理的技能，二者缺一不可。过硬的政治素养是做好档案管理工作的前提，熟练应用现代技术手段是实现档案管理电子化的基础。要切实加大针对档案管理工作者的培训力度，定期开展专业化培训，从政治素养、管理理念、管理方法、技术能力等方面进行全方位培训，让档案管理工作者能够在现在花办公条件下积极适应甚至创造性开展档案管理工作，为档案管理贡献自己的力量。

4.重视和确保电子档案文件的安全

与纸质档案文件不同，电子档案文档在保管上有其特殊性。电子档案文件以数据的形式存于硬盘、光盘、云系统内，虽然在保管方面十分便捷，但是也存在诸如容易被篡改、删除、介质容易损毁等问题。必须高度重视并确保电子档案文件的安全，要切实把好电子档案文件载体的质量关，使用安全可靠的数据载体;要做好外部防护工作，确保电子计算机等设备不会受到来自外部的威胁而出现损毁，比如遭到严重撞击、火烧等;要做好文件数据的备份，始终保有两份及两份以上的电子文档，防止因文件数据丢失带来的负面影响，切实保障信息数据安全;要定期对电子计算机的杀毒软件进行升级更新，并适时做好杀毒工作，防止电子计算机受到病毒的攻击，造成数据的损坏或丢失。

5.重视电子档案与纸质档案双套管理

从目前档案管理的现实情况来看，电子档案还无法完全取代纸质档案，纸质档案依然发挥着十分重要的作用，这就要求档案管理工作者必须同时重视电子档案盒纸质档案的管理工作。尽管如此，应用现代化办公技术进行档案管理仍然是一种发展趋势，尤其是在电子档案的应用方面，现代化办公技术的引入使档案应用的效率大大提升。而纸质档案存在的意义在于其能够最准确的还原档案的原貌，确保档案的真实性。针对电子档案和纸质档案的不同特点，要充分发挥其各自的优势，在运用现代办公技术进行档案管理的过程中，系统设计方面更加重视如何更加有效地利用档案，在纸质档案的管理过程中，更加重视如何更加有效地保存原始档案。

四、结语

综上所述，在现代办公技术条件下，新技术的广泛应用为档案管理带来了极大地便利，人们可以更加便捷的收集、整理、归纳、使用各类档案数据信息，实现信息数据的充分共享。与此同时，新的档案管理方法、新的档案管理模式又为档案管理带来了诸多挑战，但是绝不能因噎废食，只有充分了解现代办公条件下档案管理的特点，采取有针对性的措施，才能更加积极适应新时代档案管理工作的需要，使档案管理工作更好的服务经济社会发展。

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（作者单位：淄博市淄川公路事业服务中心）

作者简介：杨学兵（1967-），男，汉族，山东淄博人，档案馆员，大学学历，从事档案管理相关工作。