张洋

摘 要传统档案保管模式是机构自建档案库房并自行管理。随着海量文件档案的生成和不断积累、档案载体和格式的多样化以及信息安全和隐私保护法律法规的强化，机构自我管理档案的压力越来越大。与此同时，具有档案信息保管能力的商业机构也应运而生，出现了档案自行保管与外包服务并存的繁荣发展局面。本文首先分析了档案保管外包的价值，接着提出了档案保管外包的风险及其防范措施，为机构选择档案保管模式提出了建议。

关键词机构 档案保管 外包服务 发展 风险防范

档案是一个机构最重要的信息资产。随着中国经济的持續稳步增长，政府与企事业单位每天产生的档案和数据越来越多，海量档案如何保管一直困扰着档案信息管理部门。档案管理外包是指机构将自身的档案服务，包括但不限于文档整理、扫描、保管、数据备份与恢复、销毁等业务部分或全部委托给有资质的机构运营。在欧美市场中，档案管理外包服务已经形成百亿美金的市场，包括政府机构、金融领域、医疗机构及大型企业均是档案外包的主要客户，据国际外包协会统计数据显示，世界500强企业中已经进行档案外包的企业占比约85%。在国内，档案管理外包服务领域也正在经历快速发展过程，客户需求的集中爆发带动了外包服务商的业务发展[1]1。

一、档案保管外包的价值分析

1.节约投资，降低运营成本。通过前期调研，我们发……