孙思远

摘 要：在“互联网+”背景下，公司财务档案管理的方式方法也需要顺应时代形势不断创新，财务档案管理信息化成为一种必然趋势。虽然许多公司已经从思想层面上认识到了信息化管理的重要作用，但是还存在投入不足、人才匮乏、制度不完善等一系列问题，不利于财务档案的完整性、可用性。本文从实际出发，分别从建立长效投入机制、培养复合型管理人才、重视数字档案安全管理等方面，就如何推进财务档案管理信息化建设提出了几点建议。

关键词：会计电算化;财务档案;信息共享;网络安全

公司财务档案作为一种重要的数据资源，除了具有留存价值外，还可以借助于大数据等信息技术手段，挖掘其潜在的价值，为会计工作的持续改进、财务风险的有效防范等提供必要的借鉴，使其在促进公司健康运营和持续发展等方面发挥应有的价值。探究财务档案管理信息化建设的策略，成为当前一项重要课题。

一、财务档案管理信息化建设的必要性

1.会计电算化背景下的客观要求

会计电算化是信息时代的产物，并且随着信息技术的成熟，逐渐从简单的代替人工完成数据核算，发展到现在进行财务分析、辅助财务决策。虽然会计电算化在运算速度、计算精度等方面表现出了强大优势，但是都是建立在财务数据真实、完整的基础之上。财务档案管理信息化建设的目的之一，就是将海量的财务数据、会计报表、账单凭证等，以电子形式存储到计算机数据库中，满足了会计电算化的使用需求。此外，近年来随着公司业务范围的拓展，产生的财务数据逐年递增，加上越来越多的项目审计、审价、验收等工作的急剧增加而产生的财务数据使用率也越来越高，在利用时耗时耗力，反复的使用也使财务档案破损严重，这对财务档案的收集、管理也造成更大的压力。通过推行财务档案管理信息化，可以为归档、整理、查询、利用等工作的开展提供便利。

2.实现精细化财务管理的必要条件

精细化财务管理是现代企业制度下财务工作发展的方向之一。从应用效果来看，精细化财务管理不仅对财务核算精度有更严格的标准，而且对财务风险的防控、财务数据的利用均提出了新的要求。在推行精细化财务管理的过程中，传统的“手工记账”模式显然无法满足上述要求，必须要借助計算机、互联网以及专业的财务软件等，就成为实现财务管理精细化的必要工具。建设财务档案信息管理系统，以现有的财务档案为依托，分析公司各部门财务资金利用情况，及时发现存在的资金风险、财务漏洞，为实现精细化财务管理提供技术支持。

3.挖掘财务档案利用价值的有效手段

推进财务档案的信息化是实现财务档案信息共享的重要渠道。财务档案管理系统开发时，充分了解各部门的信息需求情况，各职能部门与财务部门、档案管理部门密切协作，积极探索一条“运转协调、管理科学、服务高效”的档案管理模式。在了解需求的基础上，设计远程登录访问系统，提供信息检索、资料下载等服务。各部门都可以查阅和使用财务档案，为部门预算的编制、财务资金的利用、财务风险的防控等提供必要的支持，让财务档案的价值能够得到充分的挖掘。

二、财务档案管理信息化建设面临的困境

1.档案管理部门的信息基础设施不完善

财务档案信息化的基础是各种信息基础设施，包括服务器、存储器、操作系统、路由器、交换机等。这些硬件、软件系统的建设，都需要公司提供资金支持。除了前期投入外，后期还需要不断投入资金支持，以确保财务档案信息管理系统能够得到持续的更新和维护。但是目前许多公司在财务档案管理信息化建设方面的投入不足，以至于很多信息基础设施不够完善，成为制约信息化建设的重要因素。

2.复合型的财务档案管理人才比较匮乏

在推进财务档案管理信息化建设的过程中，对档案管理人员的综合素养提出了更为严格的要求，除了要掌握档案收集、管理等相关的专业知识外，还要对会计财务、计算机与网络等相关专业有所了解。但是目前公司在职的档案管理人员，虽然有着较为丰富的工作经验，可是个人的知识复合能力，特别是对于大数据分析、财务档案信息管理平台的维护等方面，仍然存在着诸多的不足。

3.信息化环境下财务档案存在诸多安全隐患

信息技术的运用，在给财务档案管理提供诸多便利的同时，本身也存在着一定的风险隐患。例如，很多财务档案涉及到公司的商业机密，容易成为一些黑客窃取和破坏的目标。公司在建设财务档案信息管理系统时，虽然也采取了安全防护措施，但是防护手段比较低级，不能很好的抵御各类安全隐患。除此之外，也有部分财务档案管理人员，没有养成规范化的工作习惯，也会在一定程度上造成重要财务档案资料的泄露或丢失。

三、会计电算化背景下加快财务档案管理信息化建设的路径

1.建立长效投入机制，夯实财务档案管理信息化的基石

档案管理信息化是不可逆的趋势，无论是财务档案还是人事档案，都需要加快建设信息管理系统，为档案的收集、管理和利用提供技术上的支持。公司通过建立长效投入机制，一方面结合财务档案管理工作的开展需求，提前做好组织筹划，制定信息管理系统建设方案，提供专项经费支持，尽快建立起完善的信息管理系统;另一方面还要重点关注后续的经费投入。每6个月左右，需要进行一次系统升级，将财务档案管理软件更新至最新版本;每1～2年需要检查并更换部分硬件设备。只有资金保障充足，才能始终让财务档案信息管理系统发挥出最大化的价值。

2.培养复合型人才，为财务档案管理信息化建设提供动力

财务档案管理模式的变化、岗位胜任要求的提升，迫切需要档案管理人员经常性的给自己“充电”，让自己具备满足财务档案管理信息化趋势的复合能力。公司可以采取以下措施，组建一支复合型的财务档案管理队伍：

一是定期组织开展部门职工交流会。让档案管理人员与财会人员、信息技术人员等，就财务档案管理信息化建设的相关问题进行深入讨论，通过这种方式增强其复合能力和胜任能力。二是完善人才培训机制。公司每个季度都会为各部门的职工提供至少一次的培训机会，以满足其自我成长需要。通过调整人力资源培训重点的方式，增加关于财务档案管理信息技能的培训内容。三是鼓励财务档案管理人员自学，为了激发积极性，可以考虑引进激励机制。将个人的信息技能水平与年终奖金挂钩，既可以促进员工个人的成长，又能够给公司创造更多的价值。

3.加强网络安全管理，营造财务档案管理信息化的安全环境

网络安全问题是财务档案管理信息化建设中不可回避和必须解决的问题，它不仅关系到财务档案管理水平，也直接影响着公司的财务安全。事实上，随着近年来越来越多的公司开始使用档案信息管理系统，因为安全防护措施不到位而引发的财务数据、商业机密泄露问题并不少見。为此，公司需要尝试多种措施、多管齐下，营造安全的网络环境，为财务档案管理信息化建设保驾护航。首先，做好物理防护，主要是从管理层面上入手，杜绝因为不规范操作、安全意识淡薄导致的安全隐患。例如，要求在财务档案管理部门做到“专人专机”，财务档案管理人员不得随意到其他工位上登录他人的计算机。每台计算机均应设置登录密码，这样既可以杜绝越权操作，又可以在出现安全问题后，及时查找原因和追究责任。其次，做好软件防护，安装常规的杀毒软件，搭配使用多种安全软件。可以及时发现安全漏洞和定向清理病毒、木马。在财务档案的传输中，使用加解密技术，避免在传输过程中被拦截或窃取等。最后，做好财务档案的数据备份工作，以往电子档案主要在数据库内存储，近年来云存储技术逐渐成熟，可以尝试将备份文件放置在云服务器中，更加安全，而且存储容量也不受限制。

四、结语

财务档案管理信息化是互联网时代和会计电算化背景下的一种必然发展趋势，同时也给公司财务工作开展、财务风险防控、财务资金配置等方面产生了积极影响。需要认识到，财务档案管理信息化建设是一个动态的、持续性过程，伴随着大数据、5G等技术的发展，信息化建设也要持续的开展，只有这样才能始终为公司财务工作、档案管理提供技术上的支持。针对当前财务档案管理信息化建设中存在的一系列问题，重点从网络安全管理、人才队伍建设、资金长效投入等方面共同发力，才能更好的支持公司财务档案管理工作的发展。

参考文献：

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[2]魏景海.加强国有林场财务档案管理信息化，确保会计信息的真实性和准确性[J].统计与管理，2012

[3]孙 超.信息化环境下会计档案管理的新特点及改进策略[C]//决策论坛——基于公共管理学视角的决策研讨会，2016

（作者单位：中国船舶重工集团公司第七一三研究所）