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浅谈公文的写作方法与研究

2020-05-26合思琦戴芳郭映秋汤洋

办公室业务 2020年4期
关键词:严谨高效写作

合思琦 戴芳 郭映秋 汤洋

【摘要】随着社会的发展,公文写作高频率地运用到我们日常生活当中,公文写作大多采取直接叙述的方法,撷取精华、高度浓缩、开门见山。公文存在于我们生活和工作的方方面面,我们在谨慎使用公文的同时,合理、恰当使用公文是我们最应该学会的,能保证工作高效运行。

【关键词】公文;写作;严谨;高效

公文是各级政府部门间沟通交流使用的一种沟通方式,大中型企业平日工作中要使用公文。公文和我们平时发的短信、电子邮件不同,它的定义在于正式性,如果是代表政府部门、企业发出的公文,具有一定的权威和法律效应,如果是上下级之间的公文来往,那么它代表了命令和执行的语气。由此可见,公文存在于我们生活和工作的方方面面,我们在谨慎使用公文的同时,将公文恰当合理使用才是我们最应该学会的,能保证工作高效运行。

公文在规范文体方面起到了重要作用,我们看到的章程、条例、规定,都是采用公文写作,因为这样显得很正规。公文还有一定的领导作用,党政机关下发文件也是采用公文统一印制,对下级部门和普通民众在思想上有威慑力。公文还可以进行宣传和教育,因为在传达和贯彻党和国家的方针政策的同时会辅以必要的说明,这样一目了然的说明起到了宣传教育的作用或效果。公文可以化繁为简,我们平日开展的工作可能很多,但是向上级和领导汇报的时候需要以公文的方式呈现出来,领导能通过公文来了解一个地区的经济情况,公司上层能通过公文了解整个公司的具体运作,帮助领导们快速作出决策,下达任务。掌握公文写作的技巧,可以帮助我们更快地处理问题,更高效地与外界沟通,更好地传达和执行命令。

一、如何写好公文

(一)多练习写作,养成扎实的文字功底。一手好的文章并不是一蹴而就的,只有将头脑中的理论转化为手中的文字,才能说多年在头脑中的文字积累有所收获。当然了,写作练习不能一味地埋头苦写,还要多读书,读书不仅是陶冶性情的一种做法,也是帮助我们下笔如有神的一个铺垫,许多优美的语言,精妙的短句,都不是在我们头脑中天生形成的,而是从书里潜移默化的。所以我们不仅要多读,更要重苦练,任何好文章都离不了苦练,公文等文稿的写作才能、技巧,也是从刻苦实践中锻炼出来的。公文类的写作方法多种多样,在写作时要注意抓住核心信息、关键信息,找出重点和核心内容,加以提炼和报道。对于不熟悉公文写作的人,不妨先从小型的文章练起,比如通知、函、申请等一系列公文的种类要先掌握。有了公文形式的累积,才能为我们日后写长篇大论的公文打下基础。建议大家先从会议纪要等相对来说内容单一、结构简单、篇幅短小的文体学起,逐步向工作意见、工作规划、工作汇报、工作总结等相对复杂的文体拓展。单一型的文体可以更快地锻炼我们的思路,整篇文章开门见山,我们能够立马知道自己写的是什么,为什么要这样写,再向较复杂的文体扩展时,我们可以从原有的开门见山中展开来,开头可以引用一些指导性意见或者某位领导的讲话,这样可以使整篇文章看起来更加气势恢宏一些。当然了,也可以先从自己熟悉的领域写起,逐步再向其他领域拓展,如果对简报顺手的话也可以多写写简报这类的文体,没有公文那么深奥。这样可以发挥自己知识和业务方面的优势,增强写作信心。

(二)博于选材。撰写公文对作者有比较严谨的要求,因为需要知道和了解的东西太多了,不然写出来的东西没有生气,文章内容会很空洞。因此,在写文章之前,要收集大量和這篇公文有关的信息,要对这些信息直接做出甄别,哪些对所写的公文有用,哪些对自己的公文帮助不大。然后在材料中提取关键的信息,就可以将相关数据应用在文中了。不过,此时收集的材料并不是此时有用,说不定在今后也会发挥至关重要的作用,因此每一次的材料收集都是一次积累,可以将其保留,今后再用。并且,我们也可以在材料之间,学习他人写作的方法,借鉴于自己的文中,对重要的、好的文章要进行认真思考和分析,它好在什么地方?怎样立意?怎样布局谋篇?怎样开头和结尾?有哪些不足?从书籍中获取信息,积累各种资料。平时在读书或者浏览网络文章时,把自己在书中读的好语句记录下来,抄在本子上,或者看完书后有什么感想,也可以记录下来,这也是一种文艺细胞的积累。还可以把自己在日常工作和他人聊天时的一些好想法,他人的好语言记下来,如此长久坚持下去,对写作大有好处。

(三)多修改,多思考。公文写作肯定离不了多练习,但每次公文成型的时候,都一定要记得反复修改多次,不管是语句的通顺还是措辞的准确,多修改自己的文章也是提高写作能力的一个重要环节。修改公文可以从细节处入手,小到一个标点符号,大到一整段句子,因为公文是对外呈现的十分正式的东西,所以多修改,也就证明了这份公文的严肃性。

(四)善于比较。公文写作不是简单的事,上级给你来了一篇公文,你要怎样去回应,这是一件考验灵敏度的事情,所以我们要学会准确使用公文文种。“请示”和“函”都有请求批准的功能,请示是向上级呈报的,函则可以向同级机关发文。还可以根据公文的具体事由来确定适用文种,在报告与请示两种公文上,我们要明白的一点就是,报告是事情已经发生了再进行报告,而请示则是将这份文件向上级呈报上去,得到上级的许可之后才能做的。公文通过日常的锻炼和累积,很容易有大提高,只要我们掌握了这些方法,相信各位的公文写作能力会突飞猛进,但是,百密仍有一疏,即使我们掌握再精炼的公文写作能力,也会有犯错的时候。

二、我们常犯的错误

(一)公文定位没条理性。在写公文前,对事件的背景、时间、经过不清楚,所以写出来的公文容易跑题,越写到后面,离主题越远,这样整篇公文的创作心血就会白费了。

(二)框架没有搭建好。公文应该是层层布局,第一点、第二点……以此往下细分,如果起初的框架就没有搭建好的话,那么整篇文章在写的过程中就没有逻辑性。越写越混乱。总体布局不合理,本该平衡的文章框架比例失调。有的虽然整体框架可以,但每一部分存在同样的问题。

(三)内容烦琐。同一个内容、同一个道理,在一篇文章里反复提及,不能化繁为简。这就需要多做文章修剪工作,同时要注意一点,文章并不是越长越好,把一件事情说清楚才是最重要的。

(四)交叉重复。在一篇文章里,有人为了证明这个观点正确,往往会举几个例子来证明,但是这几个例子都是证明一个观点的。这样看起来文章特别冗杂,一个论点往往举一个例子就行了,不需要多处提及,那样反而显得混乱。

三、结语

公文是我们生活中经常使用的文体,大到一个国家的外交,小到人与人之间的交流,它是一种正规性、必要性的体现,存在于我们生活的方方面面,政府部门离不开公文,各个企业也不能缺乏公文写作,所以,重视公文,明白它的重要性,以优美的笔调,续写严谨的文风。

【参考文献】

[1]李展.公文类消息的写作方法与技巧[J].新闻写作,2018.

[2]华婷.论公文主旨的科学划分及表达[J].应用写作,2019.

[3]韩大伟.浅谈公文主旨的确立与表达[J].应用写作,2004.

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