郭沙沙

摘要：在当前时代背景下，网络技术的发展越来越快，在多个领域得到渗透。因此，高校在进行档案管理的时候，同样需要做到与时俱进，通过应用网络技术的方式，提升工作效率，保证管理质量达到规定水平。本文主要描述了高校档案管理存在的问题，探讨了高校档案管理应用网络技术的意义，并对于具体方法发表一些个人的观点和看法。

关键词：计算机;网络技术;高校档案管理;实际应用

引言：对于高校档案管理工作而言，在进入新时代之后，同样需要不断创新，逐步朝着网络化的方向持续发展。毕竟在高校扩招的背景下，学校内部的人数越来越多，使得资料的总量和种类也有所增加。如果仍然选择传统的方式，效率自然无法令人满意。为此，工作人员就可以应用网络技术，以此更好地进行档案管理，确保整体效率得到提升。

一、高校档案管理存在的问题

（一）忽视了宣传的重要性

在近些年之中，越来越多高校的管理者认识到了档案的价值。因此，在进行档案管理时，应用的方法也变得更为合理，相关制度也有所完善。然而在档案宣传方面，相关工作的开展仍然不到位，力度偏低，使得部分基础人员的想法没有做到同频，未能和上级人员保持一致，忽视了档案管理的重要性，导致相关工作的开展受到了限制。

（二）管理设施陈旧

由于扩招的原因，当前高校的学生人数越来越多。尽管一些学校已经开始应用电脑展开信息化管理，但由于内部设备已经非常陈旧，多年没有更新。整体运行效率非常低，而且缺乏有效保护，还存在被盗取的风险。如此一来，管理工作的效果自然无法令人满意[1]。

（三）个人意识不强

现如今仍然有很多人对档案缺乏重视，甚至说是完全不关心。在完成档案编写之后，便随意弃置。每当需要调用时，才会进行寻找，或者补充新的数据。由于录入过于匆忙，很难对其中的真假进行验证，从而受到了一定的质疑。

（四）缺少专业人才

档案资料的信息化管理本身属于一项较为复杂的工作项目，涉及的内容有很多。因此，学校便需要一些专业性人才专门负责这项工作。然而从实际情况来看，相关人才的数量非常少，学校也没有注重引进和内部培养，只是临时安排人员负责。显然，如此就会导致管理工作的效率无法达标，从而出现多方面问题。

二、高校档案管理应用网络技术的意义

（一）利于归档

在应用网络技术之后，为档案资料的收集创设了优良条件。档案人员能够依靠网络的方式，对相关资料进行采集，并完成核对。也就是说，各个部门能够随时将本部门形成的电子资料，依靠校园网络的方式，传递到档案室之中，抑或者直接进行数据录入;档案室也能根据自身工作情况定期对相关信息进行处理，完成归档。如此不但十分简便，节省了大量人力资源，而且还能确保信息内容足够齐全。早期在进行归档的时候，基本上都是档案室人员在次年的年初时间对上一年的内容展开整理。所以，内部资料全部都是上一年的。而本年的资料虽然也存在，但却分散在各个部门之中，使得信息提供变得较为滞后。而当前在应用了网络技术之后，所有信息都能随时传递，使得资料变得更为齐全，并有着较高的时效性，为档案工作的开展创设了良好条件。

（二）利于资源共享

通过应用网络技术，档案管理部门能够在对应的网络平台中，单独开设一个数据库，将所有资料录入其中，并设置检索入口，以便查询。工作人员能够根据自身的工作情况，自由选择和调取。如此一来，信息内容的丰富程度便会得到提高，而且调用的效率也会提升，大幅度缩减了时间成本。

（三）利于信息服务社会化

早期在进行档案管理的时候，在一定时期内，部分资料只能给特定人群使用，其他人不能用，从而使得档案的利用率有所下降。而在应用了网络技术之后，在安全性得到保证的基础上，可以将这些资源上传到网络自重，无论是教师还是学生，只要通过网络就能自主检索，获取相应的信息内容。不仅如此，各个学校之间也能通过网络互联的方式相互交流，分享彼此的经验。如此一来，档案信息的作用就能得到全面发挥，促使更多社会人群从中受益[2]。

三、高校档案管理应用网络技术的方法

（一）档案管理自动化

对于网络技术来说，可以看作是信息先进化方式的核心部分，无论任何技术，几乎都要以此为基础。在近些年之中，网络技术的整体发展速度非常快，在面对海量的信息资源时，其能做到快速处理，包括录入、存储以及输出，并完成逻辑推理和判断，整体效率非常高。不仅如此，当下档案资料的种类也变得十分丰富，除了文字信息资料外，还包括影像、图画等，网络技术同样能够对其展开处理。显然，这是早期技术并不具备的基本功能。由此看出，网络技术的应用范围非常广，从一般的业务管理到档案检索、编目以及出版等，都能发挥应有的作用，进而使得资源管理的整体效果得到全面提升。

（二）信息传递网络化

伴随网络通信技术的快速法，使得电脑技术的优势得到了全面展现。在计算机检索系统内部，通过应用通信技术，能够促使检索模式得到创新。由原本的脱机检索和联机检索逐步变为智能检索以及网络检索，从而实现信息内容的网络化发展，进而实现资源全面共享的目标。在计算机检索中，网络检索可以看作是最高级的阶段，其属于电脑技术和网络技术的全面结合。伴随电脑技术的持续进步，高校对信息资源的需求正在持续提升，质量要求也在升高，各个部门都需要一些尽管加工之后的综合化信息内容，以及一些额外的增值内容。而在应用电脑管理模式之后，就能对这些资源展开分类、提取，并完成分析和加工。如此一来，不但能够大幅度提高处理工作的效率，而且还能从中获取更高的社会效益[3]。

（三）档案信息数字化

对于档案信息化工作来说，主要是以电脑技术、通讯技术以及网络技术作为基础，依靠软硬件设备展开加工，以此打造全新的信息化产品。早期在进行档案开发的时候，主要靠的是人工方式，不仅效率低下，而且很容易出现错误。为了能够逐步朝着更高更快的方式发展，自然需要借用电脑技术，以此开发更多先进的电子产品，以此做到协调公斤。相比于早期的资料内容，数字档案的存储更为便捷，而且可以随时展开查询修改，并通过网络的方式完成传递，以此使得档案管理变得更有效率。诸如，文書处理部门将获取的文件资料传递到电脑之中，各个部门基于自身的权限，对相关文件展开查询，并写上自己的意见。在年末归档的时候，仅仅只需要向管理部门传递一份分类清单即可，基于特定的数据格式，对其合理划分，录入到数据库。尽管数据量很大，但是整体排列非常清晰，促使员工们的工作量有所减少。另外，在学校内部大量的档案资料之中，多数档案在初期形成的阶段，便已得到了电脑处理。档案人员仅仅需要参照对应的数字，对其上架就行。而在进行电脑管理的时候，只需要对数据内容处理，不再需要多次录入。由此看出，通过应用网络技术之后，档案数字化管理的整体效率有了显著提升，大幅度缩减了投入成本，同时还能突破时空条件的限制，满足各类人群的需求。

四、相关注意问题

（一）继续做好纸质档案管理

伴随网络技术的发展，尽管使得档案管理的效果得到提升，但是不能解决所有问题。无论任何新型技术，在实际应用的时候，都有其缺陷所在。因此，相关人员就需要在持续应用的过程中，对其不断完善。一般来说，电子档案主要存在的问题便是能够随意删减、原始凭证很难确定以及法律效率差。为此，工作人员自然不能忽视纸质档案的重要性。通过应用“双套制”，确保纸质档案管理和网络档案管理并存，二者相互补足，彼此之间还能建立一个“通道”。如此一来，档案管理工作的实际效果就能提升[4]。

（二）保证资源足够安全

在对档案进行信息化管理的时候，自然会使用互联网，因此网络安全和资料保密就变得非常重要。高校档案中经常会包括一些重要活动的记录，其属于学校内部的私密内容，若和一些涉密单位存在关系，则更无法随意传播。若管理人员没有及时采取措施进行保护，单纯予以调用，很容易发生资料丢失或者被盗取的情况，给学校的发展带来严重影响。因此，学校内部就需要建立相应的制度，并对其不断完善。诸如，涉密电脑需要按照规定要求，设置密码、使用权限和身份认证，安装防火墙;对于电脑中使用的杀毒软件，应当定期予以更新，额外添加更多不同种类的漏洞补丁。另外，涉密计算机需要和常规计算机完全分开，二者不能互联，同时涉密计算机坚决不能连接网络。通过多方面处理之后，信息资源的安全性才能得到有效保证，以此使得档案管理工作变得更具现代化特点。

（三）提升人员素养

伴随计算机技术的持续发展，其依靠自身非常强的数据处理能力，使得档案馆来的效率得到提升。为此，相关人员自然需要提升个人素养，不但要对自己的工作产生热爱之情，同时还要熟悉各方面工作事务，通过先进技术，有效完成各项工作。一般来说，除了要具备扎实的理论基础之外，还要掌握相应的技能。若发现自身仍然有不足，则需要学习特定的知识内容。除此之外，自身还要具备较强的网络化意识，懂得如何有传统的管理模式逐步过渡到网络管理模式，进而更好地完成工作任务[5]。

五、结束语

综上所述，在学校管理工作中，档案内容一直都是非常重要的部分。早期在管理的时候，几乎都以人工的形式为主，不仅效率低下，相关资料也很容易丢失。为此，管理人员就可以尝试应用网络技术，将所有资料上传到网络之中，从而能够做到全面共享，调取也十分便利，进而发挥出信息的所有价值。

参考文献：

[1]楊哲.计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].长春理工大学学报（社会科学版），2018，21（004）：134-136.

[2]刘蓓蕾.计算机网络技术在高校档案管理中的应用研究[J].新校园（上旬），2015（11）：25-26.

[3]崔立影，李群.计算机网络技术在高校档案管理中的应用研究[J].科技资讯，2015（13）：00024-00025.

[4]路慧泽，戴娜，LU，等.计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].价值工程，2017，14（No.395）：204-205.

[5]刘萍.刍议高校档案管理工作中网络媒体的应用[J].科学家，2016，000（015）：84-85.

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