刘维

【摘要】人事档案作为个人信息的重要载体，对个人及单位的决策起到了重要的作用，尤其是近年来，严格执行的逢进必审、逢提必审，对人事档案的管理更加重视。但在人事档案整理、利用的过程中，发现存在一些诸如个人信息填写不齐全、填写错误，个人履历表、年度考核表、党团材料缺失，出生年月、参加工作时间不一致等情况。针对这些情况，必须强化人事档案管理规章制度，提高人事档案管理者的个人素质、业务水平，认真细致做好人事档案整理、审查、认定工作，规范人事档案，为领导作出正确决策贡献一份力量。

【关键词】单位;人事档案;管理;审核

21世纪，什么最重要？人才。人事档案是人才学习、入团、入党、招工、工资改革、人事任免等方面的重要载体，是人才进行择业、企事业单位进行人才择选的重要依据。人事档案在我们的日常生活、工作中起到了越来越重要的作用。随着信息化的深入发展，大数据时代日新月异，如何充分利用大数据服务企事业单位人事档案，进行信息化管理，提高人事档案的质量并更好地服务于用人单位，对人才管理来说是一项重要的任务。

笔者从事人事档案工作几年来，通过对单位人事档案的收集、整理、管理、利用工作，结合所处理的一些日常工作，现对人事档案谈一些粗浅的认识。

一、人事档案基本认识

提起人事档案，首先浮现在大多数人脑海中的就是一张一张发黄的纸，一个一个老旧的盒子，一层一层的铁架子……都是些古老破旧的东西，往往因为这些根深蒂固的印象，人事档案的重要性在人们的日常生活工作中没有得以彰显，但事实上人事档案历来在生活、工作中又起到了举足轻重的作用，而且随着时间的推移越来越重要。正如习近平总书记所言：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”档案工作是条件性工作，离开人事档案，很多工作都无法得以实施，参加高考需要人事档案、求职需要人事档案、晋升需要人事档案、退休养老需要人事档案、进行房产过户需要人事档案……人事档案伴随我们的一生。

在我国，人事档案的历史源远流长，历朝历代都有专门从事人事档案的官员，负责文武百官的加官进禄、罢黜、流放等，各个历史时期都有或详或简的记载。人事档案管理工作真正初具规模是新中国成立后，特别是中国走市场经济道路之后，人事档案管理机制逐步成熟，从事人事档案管理工作的人员的素质逐步提高，现在的人事档案信息化建设取得较大发展。

二、人事档案管理中存在的问题

档案，顾名思义，档为分门别类，案为藏而待发，档案是人类有意识控制的凭证信息。人事档案记录一个人的成长历程，是一种合目的性的建构，但一直以来，人事档案被蒙上了一层神秘的面纱，觉得深不可测，与我们的日常生活工作遥不可及，因此经常听到同事议论：我们的档案里面到底有些什么东西，我感觉档案跟我没什么关系，从来没有接触过。这是因为没到用时，人事档案一直藏而待发。近年来，单位在职、离退职工利用人事档案解决房产、退休金、子女抚养等问题的事件不计其数，统计显示仅2018年上半年，单位职工通过查询人事档案进行房产过户公证就达十余次。

在档案的整理、认定过程中，将单位干部人事档案按照档案分类标准进行了初步整理，装订成册。经过统计，全单位共计干部职工250余人，真正信息完整的不到一半，有的是履历表缺失，有的是年度考核表不全，有的是学历材料不完整、盖章签字未落实等等。人事档案管理人员在补充材料的过程中也因为单位职工在野外、工地人数较多，进行补填、核实难度较大。尤其是针对档案信息中年龄记载不一致的情况，是档案管理人员遇到的一大难题，根据中共中央组织部（总2764号）文件，年龄需按照最先最早原则认定，不能按照其他材料中记载一致的时间进行认定。但是针对某些特殊情况，如只有入团志愿书出生年月记载不一致，且职工不同意按照入团志愿书上的年龄认定，则要去调查原户籍档案，单位职工来自全国各地，回原户籍调查难度大，不易实行。再者大多数人最先最早材料中的出生日期和身份证上的出生日期不一样，如果按照最先最早原则认定年龄就需要改身份证，这又对年龄认定形成了较大的阻碍。此外，在档案整理、审查的过程中发现人事档案的九二类材料：干部的任免材料出现较多前后不相符的情况，比如张某某任免前担任人力资源部部长，紧接着的任免表未免去其人力资源部部长职位，直接任免为经管科科长，这都是在形成资料时不谨小慎微所造成的错误。

在查档过程中，发现很多曾经因为个人填写个人履历、自传等资料时，对人事档案不重视、个人学识水平有限，出现缺填、漏填、乱填等情况，如单位职工家属多次来查询父母档案办理房产过户，但缺失很多档案信息，如配偶栏、子女栏填写不完整，对进行房产公证过户的顺利办理造成了影响;档案管理部门在收集资料时不够仔细，对填写的资料没有认真审核，未要求充填，另外还出现过几次“装错材料”的问题，档案中错装入其他人员的材料，尤其是归档工资表时，人员众多，数量繁多，需要档案人员专心致志，小心谨慎，严格比对，发现错误及时改正;再加上各部门的档案意识不强，应当入档的资料未及时归档，致使材料缺失。

三、企事业单位人事档案管理的着力点

人事档案管理任重道远，针对当前存在的一系列问题，需要从以下几个方面下功夫。

（一）出台规章制度，强化人事档案管理。领导干部要秉承我们是为了不忘初心，坚持真理而来，我们的初心，真理就蕴含在这些档案中，充分认识人事档案的重要性，在单位出台一系列强化档案管理的规章制度，配备专人管理人事档案，并对档案专员进行系统培训。对单位其他部门也要提出严格要求，要建立主动送交职工档案材料归档的制度，对于要及时归档的相关资料，及时交至人力资源部，做到不拖资料，不欠材料。此外，随着人事档案信息化程度的不断加强，领导们应配备经费，购买先进的设备，早日实现人事档案的电子信息化，提高档案的安全性、可利用性。

（二）人事檔案管理者要全面提高自身素质。树立“以人为本”的公共服务理念，提供细致、耐心、热情的档案服务。随着档案信息化程度的不断加强，档案管理从传统的纸质整理、调档向电子化转变，人事档案管理者不仅要熟识传统的业务知识，改变以往的仅仅对人事档案目录实现电子化，而应更加深层次地挖掘人事档案信息，使其为领导干部作出正确的决策提供可靠的资料。通过参加每年的全省档案专业技术人员继续教育培训班发现，从事档案工作的95%以上为女性，且年龄普遍为40岁以上，但是研究表明，男性的逻辑思维较女性强，且对电子计算机信息技术的敏感程度高于女性，对人事档案信息化的发展能够提供更多的帮助，因此单位领导在选择人员从事人事档案工作时要适当考虑当前档案信息化这一大趋势，合理安排匹配人员。

（三）专项审核要做到细致仔细，认而有据。随着专项审核工作的推进，对人事档案管理提出了更高的要求，管理人员要认真参加培训，研习政策，工作中认真负责，一丝不苟，做到认而有据、不错认、不漏认。例如关于工龄的时间认定，干部人事档案专项审核工作讲义中就列举了9中不同情况的认定事例，包括下乡知青、民办教师、乡村医生、办理人事代理手续的、大学生村官但未办理人事代理手续的、未满16周岁参加工作的等等。这都需要人事档案工作者对讲义进行仔细的钻研，才能对遇到的各种复杂情况迎刃而解。

人事档案是工具价值和信息价值双元价值的结合体，既能为个人提供必要的个人证明信息，又能为单位作出决策提供依据，是重要的人才信息库;人事档案工作者是精细管理的实践者、文献逻辑的构造者，核心信息的守护者，身兼重任。新时期人事档案工作为单位及人事档案工作者提出了更高的要求，人事档案工作由传统载体向数据管理模式转变，实体管理朝着自动化发展，服务向智慧化、远程化转换，这值得单位及人事档案管理工作者深思。

【参考文献】

[1]李永航.浅谈人事档案的开发与利用[J].档案管理，2014（3）.

[2]中共中央组织部.关于干部人事档案审核工作的问答[Z].档案管理，2015（2）.

[3]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京：中国档案出版社， 2002（6）.