张清云

摘 要：随着信息技术的快速发展，档案管理工作在生产、教育、服务等行业中发挥着重要的作用。与此同时，在新的发展时期，人事管理也需要与时俱进，不断加强档案管理的信息化建设。只有这样，才能保证人事档案的真实性、可靠性。然而，当前人事档案管理信息化程度明显比较低，在很大程度上阻碍了档案管理信息化水平的发展。本文主要对人事档案的信息化管理进行了简单的分析与探讨。

关键词：人事档案；信息化；管理

一、人事档案管理信息化建设的重要性

档案管理的信息化指的是：采用信息化管理理念、方式，快速、高效的对庞杂的档案信息进行筛选、分类、储存、检索等，从而转变传统的人工档案管理方式，最终提高资源的利用效率。在当前的档案信息化建设中，加快了电子档案的应用与推广，它以网络技术为支撑，极大地方便了档案的及时保存、修改与检索等。与传统档案管理方式相比，电子档案具有成本低、工作效率高的优势。同时，在网络信息化时代，信息技术极大地促进了行业的改革，并且创造了更大的社会效益和经济效益。对于我国人事档案管理来讲，同样需要实现档案管理的信息化。可以说，实现档案管理信息化是时代发展的必然，是提高人事管理各项工作效率的刚性需求。总而言之，在未来领域的发展中，加快人事档案管理信息化建设已经是一件刻不容缓的工作，人力资源管理部门的各级领导、档案管理人员必须引起高度的重视。

二、人事档案管理现代化进程中存在的问题

（一）人事档案标准化程度低

在人事档案管理工作中，标准化是现代化档案管理的重要组成。一直以来，对于人事档案的管理工作国家制定了相应的标准化文件，而且逐渐形成了一个科学的管理体系。但是因为人事档案本身复杂多样，所以导致档案的管理工作缺乏系统性，档案的管理大多是分散性的。由于各个单位在档案管理工作中都会依据自身的情况来选择适合自己的档案管理硬件设备，导致人事档案管理的水平也参差不齐。此外因为技术水平的限制，档案管理软件设施也没有严格遵循国家统一的标准，管理功能比较单一。

（二）缺乏专业的档案管理人员

虽然目前我国对人事档案管理人员的综合素质提出了更高的要求，但是人事档案管理人员的水平依旧比较低，对档案管理的先进理念及专业技术水平都掌握不足。管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档和装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。个别管理人员在接、转调出、转入或退休手续时需要查档案时，未严格按规定办事，部门与管档单位缺乏协调和沟通。需要用档案时，大都由本人自己提取，造成在接转档案时不密封，借出不按时归还等现象。个别人趁机钻空子，抽取个人档案材料进行造假、销毁或涂改等，严重影响了档案的真实性。

（三）人事档案管理投入不足

在人事档案管理工作中，经费的短缺也是制约档案管理顺利开展的一个重要方面。而经费的不足主要是因为领导层对档案管理的重视度不够，没有认识到人事档案管理的重要性，人事档案管理资金投入不足。这种现象尤其体现在基层单位，对干部档案管理必备的条件解决落实。个别单位没有专用档案室；有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，造成档案材料霉变、虫蛀等现象；有些单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响了档案的美观和完整；有些单位连档案整理必备的切刀、统一的档案夹都无法购置齐备。管理经费的不足，导致人事档案管理工作与标准化管理的要求相差太远。

三、如何提高人事档案的信息化管理水平

（一）改变观念，知难而进

人事档案管理工作是按照国家政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、工作表现、工作实绩和工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发利用的重要依据，对个人成长起着重要作用。认识人事档案管理的作用，分析存在的问题和不足，切实做好人事档案管理工作，对于人力资源开发利用，促进经济社会的健康发展具有重要的积极意义。目前，我国人事档案信息化的发展已进入成熟期，传统的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等工作已不能适应当前社会的发展，因此各级各部门要更新观念，改变对人事档案管理工作的传统认识，切实加强对档案管理工作的领导。要对人事档案管理的各种软件产品进行全面的更新换代，利用各种技术手段，以人事档案信息为管理对象，将档案进行数字化加工。

（二）严格制度，推行责任追究制

随着政治经济体制改革的不断深化，干部的考察、考核、学历、培训、聘任和专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集与整理带来了新的要求。为了确保人事档案的安全与完整，避免档案材料的丢失与改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度。严格档案的转递、借阅和查阅等手续；做到转入、转出和接收材料有登记；查阅、借阅档案有登记；信息准确，利用方便。从而有效地制约干部档案泄密和涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，严格实行责任追究。

（三）建设高素质的人事档案管理人才队伍

在信息化时代下，人事档案管理的技术不断发展与成熟。为了推进档案管理信息化建设，必须尽快建立一支综合素质高、专业能力强的档案管理人才队伍。各级组织人事部门要按照《干部档案工作条例》三十八条规定，注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作；要定期组织人事档案管理人员参加专业技术知识培训，增强档案管理人员的责任心，不断学习新的档案管理知识，特别是现代化的档案管理手段，熟练掌握收集、整理、鉴别、装订归档材料的技术和能力，培养一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。同时，在档案日常工作维护工作中，要加大研究力度，针对出现的新情况、新问题要及时解决。使档案工作适应知识经济时代的需要，适应社会发展的需要。

（四）完善电子档案管理体系，确保其正常运行

随着计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展，为电子档案系统的建立提供了良好的物质基础和技术支持，国内多家大型的人事档案部门已建立了电子档案系统，但到目前为止还不够完善，针对存在的问题还需要做好以下方面工作：

1、对计算机条件下的人事档案信息流程进行改进、规范，采用统一的标准化管理。首先将系统的电子信息全部进行凭证化处理，将人事档案电子信息同其他信息系统中独立出来，形成具有原始性、完整性和不可抵赖性，符合法律要求的数据文件，使电子信息档案系统平台更加完善。

2、电子人事档案的形成要经过归档处理，这个过程主要是将所有的档案信息封装成为以卷为单位的档案基本单位，每个卷都有一个标准的子数据（电子封面），这也是系统平台管理的需要，只有符合要求才能实现共享。

3、对采集的电子信息进行统一化管理。主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。同时保证对流程运行过程中各个环节产生的流转痕迹进行记录查询等具有可操作性。

（五）加强电子文件的管理

当前，在计算机技术的快速发展下，大量的重要文件被传送到互联网中，并以电子文件的方式存在。鉴于此，人事档案管理人员必须尽快深入到文件工作领域当中，接受、出巡大量的电子文件，并加强管理。比如，针对已经归档的文件，将其设置为只读文件。这种格式的文件只能提供阅读服务，具有不可被更改的性质。在此基础上，不仅提高了电子文件的可靠性，而且有效地保护了原始文件的结构。除此之外，使电子文件与纸质文件在人事档案管理工作中，发挥着同样的社会效应。

四、结语

综上所述，随着信息时代到来，人事档案信息化对我国国民经济的发展显得越来越重要，也为人事档案管理人员的工作提出了更高的要求。作为人事档案管理人员，一定要认真学习档案管理的知识和与之相关的科学知识，为我国档案管理水平的提高做出贡献。

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