韩丽娟

【摘要】针对企业公文归档中存在的文种选用不当、公文格式不规范、文件不完整的常见问题，进行了细致的分析，并提出相应的解决办法，以供同行参考。

【关键词】企业;公文;归档

企业当年形成和承办的文件材料一般在办理完毕后的第二年上半年归档。在收集整理过程中常常发现公文格式不规范、文件不完整等问题，严重影响了公文的严肃性、公正性，进一步影响了公文的归档质量和效率。凡是从事文书整理人员都知道，文件形成一旦不规范，归档起来很麻烦。

一、文种选择不当问题

（一）请示与报告混淆、混用、合用。请示是请求性公文，适用于向上级机关请求指示、批准。请示应在事前行文，即所谓“事前请示”;请示要“一文一事”。报告是陈述性公文，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问或交办事项、上报有关材料等。报告可在事前、事中、事后行文;报告属于“阅件”，可不回复。

（二）通告与公告混淆。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

二、公文格式不规范问题

（一）结构层次序数不符合要求问题。公文中有时出现“一、”“1.”“2”“二、”“3.”“4”这样的错误序数。当层次序数只有两层时，可以用“一”“1.”“2.”“二”

“1.”“2.”依次标识。

（二）引用文件只引用标题，常常缺少文号的问题。引用文件时引发机关、标题、文件字号三者要同时具备，以方便查阅，同时三者排列顺序不能先后颠倒。

（三）公文附件说明标注不规范问题。……