呼俊迪

摘 要：教务档案是高校教学管理的一部分，是高校教学管理工作开展的基础，是建立学校正常教学机制运转的保障和重要理论依据。教务档案的收集、归类和存档是医学院校档案工作的重中之重，对学校教学工作决策和开展起重要指导作用，因此如何科学有效地对医学院校教务档案进行管理和改革是迫切需要解决的问题。本文从医学院校教务档案管理工作的实际出发，分析目前医学院校教务档案的概念、功能、管理现状及存在问题，并提出改进措施。

关键词：医学院校;教务档案;管理现状;改进措施

医学院校的教务档案肩负着记录整个教学过程的所有具体过程，是学校教学过程的真实痕迹留存，反映了学校的办学过程、办学水平、办学层级和办学质量。随着高校教学改革的不断深入，特别是近年教育部对各医学类专业培养方案不断提出新要求，直接影响到医学院校档案管理。教务档案管理工作是否高效对学校教学运行有着至关重要的意义。

1 医学院校教务档案的概念

医学院校教学档案的管理是指形成于医学院校的各种教学活动里，如实真实地记录了学校教学与管理工作中各种活动，等于直接还原了教学的真实全过程和最终结果。档案记录对今后的教学工作和教学管理提供了参考依据和标准。医学院校的教学档案包括所有教学资料的纸质版、音响资料、视频、磁盘和医学性的实物，除了各类的上级教育文件及教学规章制度、学年的教学大纲、教学工作计划、教研室实验室的教学计划、上课的讲稿、学生教材、学生各类考试、考试课和考查课的成绩、各专业的试卷和试题、教学质量分析、教学成果和科研教学成果、教学改革等各种的教务档案。

2 医学院校教务档案的功能

2.1 查询核对功能

教务档案作为医学院校管理档案的子系统，是学校教学管理和教学运行的痕迹留存。它具有查证的凭证作用。主要因为教务档案的原始性特点，具有其他材料无法替代的作用。教务管理人员、相关教师、学生都可以通过教学档案查看教学原始记录，与现有的教学情况对比探索规律。

2.2 支持决策功能

教务档案可以为医学院校的教学管理人员、教师和学生提供指导性、持续性、政策性的指导，作为真实可靠的原始材料。为学校开展教学活动和管理工作提供可查询的历史依据。为做出正确的教学活动决策做出指导和查询凭证。

2.3 學习利用功能

在实际工作中教务管理工作中，如何制定教学计划和教学安排除了根据实际问题改动，还要参考已有的教务档案，教务档案的存在有利于教师和教学管理者学习和利用材料进行下一步工作安排。

2.4 支撑认证功能

专业认证是医学院校教学工作的重要环节，而教务档案真实记录的教学过程、教务方法和教学成果，为专业认证提供了资料基础，是认证专家对各专业进行考核的重要依据。

3 医学院校教务档案管理工作的现状

在大多数高效，教学秘书充当了院系（部）的档案管理第一执行人，教学科是部门与教务处之间的纽带，通过教学科链接上下级的沟通，这对教学档案的归档起了保障作用。其次，建立三级管理体制，根据各个大学的实际情况落实教学档案管理责任制，按照大学、教务处和各部门的三级管理机制对各自的档案管理工作进行划分。大学的档案室主要负责宏观教学档案，包括规章制度、各课程的建设、不同专业的设置、历年招生和学籍情况、毕业生登记表、各专业教材、教育教学等相关的上级文件和汇总性的资料等。各院系（部）负责保存和归档与本部门相关的教学档案，如本部门的教学计划、课程安排、学生考试试卷、教师教案、毕业设计、学籍等数量大的材料，这样便于各部门随时查询，对教学档案室减轻了负担。

医学院校教务档案工作属于大学各类重要的组成的部分，做好最基础的教学档案工作是学校教学工作的重要组成部分，在做好各类档案资料的收集、归类和管理工作，最终为师生及学校管理者提供更便捷和方便的服务，使医学院校的教学档案工作的价值更完整的实现。医学院校教务档案既具有一般档案管理工作的普遍存在问题，又存在自己的特殊性。主要表现在以下几个方面：首先部分教学管理工作人员责任感不强导致教学档案的缺失。由于很多医学院校都没有专门的教学管理档案人员管理档案，教务档案由各科室负责收集，专业性不强，缺乏专业的档案整理知识，往往会出现遗漏、缺失的现象。再加上材料整理不够规范，造成了原始档案的缺乏。另外，纸质版的档案和电子版的档案难以统一。很多资料都是教师一手材料，不太注重电子记录，所以想达到电子档案留档比较困难。最后，使用率低也是医学院校教务档案管理的另一个问题。教务材料存档后很少再翻阅和查看，利用率不高，使用范围比较小。

4 医学院校教务档案管理规范化改进措施

做好医学院校教务档案工作，除了提高学校校领导和教学管理人员的重视程度外，要按照相关的制度管理办法进行制度梳理和人员配给，加强教务档案的管理工作、落实管理责任，应该做的以下几点：

4.1 增加培训机会，提高教务档案管理人员的自身素质

教务档案工作人员作为大学教学档案管理的重要执行者，其素质和义务能力直接决定了档案管理工作是否能有效进行，所以他们是否能适应新形势下的档案管理对档案工作的有效性起了决定性的作用。大学应该多增加各方面的培训机会，给予教学档案相关的各类人员进行培训，以提高各类人员自身的工作素质。

4.2 提高科学性，加强教务档案管理工作的规范性和科学性

当前医学院校教务档案整理在档案收集、整理和归档等不同环节都存在问题，这些问题已经严重影响了大学教学档案的时效性和有效性。各大学的当务之急是制定相应的政策对现有的陈旧的制度进行改革和梳理，包括档案收集、整理、分类、归档的制度等具体要求。除此外对档案室工作环境和设备的提升、档案管理的信息化建设都要进行规范和完善，进一步达到档案管理的规范性和科学性。

4.3 构建档案利用平台，提升档案管理在科研和教学中的作用

随着现代信息技术的发展，医学院校档案管理工作也应该走在科学的前沿，充分利用档案管理的特点，结合计算机信息管理的优势，把传统的档案管理转变为信息化档案管理，按照新的档案整理制度进行网络存档，保证纸质版和电子版材料的一致性。网络信息化档案管理是未来发展的必然趋势。建立完善的学校电子信息化教学档案管理体系是非常有必要的，整个电子信息化教学档案体系相比传统纸质档案能更便捷快速的帮助教师和教学工作人员查找、翻阅档案，更有利于提高工作效率。

4.4 做好档案管理知识宣传，提高全校档案管理意识

利用一切可能的方式进行宣传和引导帮助学校老师、相关工作人员提高对档案工作的认识程度，使不同专业的教师和学生了解已有的档案知识及现有档案知识的价值，及时为他们的教学科研活动提供查询帮助，使现有的档案资料能够发挥更大的价值，进一步提高大学教学档案的利用程度。

5 结语

总之，医学院校教务档案是开展各种教学活动中具有保存价值的各类具体活动的记载材料，是全体教育工作者的智慧结晶，如何更有效的保存和利用是我们档案工作应该不断的努力创新的。

参考文献

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