朱津桥

摘 要：本文阐述了公司实物档案的范围，对其具有的特点及目前管理存在的问题进行了说明，并有针对性提出对实物档案进行收集、整理、保管、利用的具体办法。

关键词：实物档案;特点;问题;管理办法

实物档案是公司档案全宗的一个重要且特殊的组成部分。范围包括公司在运行、建设、经营、管理、科研等各项工作中做出优异成绩和突出贡献所获得的荣誉证明。如证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等荣誉档案;公司经营管理资质证书、专利证书、认证证书等资质档案;公司在市场、社会活动中或其他企业赠送的有保存价值的纪念品等纪念品（礼品）档案;作废的印章、印模、徽标等印信档案。重要且特殊是因为这些物品能够反映公司经营历程、历史沿革、技术进步、社会声誉，作为凭证性载体，具有种类多样性，属于公司无形资产，故应充分开发利用实物档案资源，为公司发展创造经济和社会价值。

1 实物档案特点

1.1 纸质档案少，其他载体档案多

荣誉档案、资质档案、纪念品（礼品）档案、印信档案在载体类型、表现形式和幅面大小等方面存在诸多不同。总体说，实物档案除纸质外，还包含更多其他载体。可分为纸质、布质、木质、铁质、玻璃、石质、瓷质、角质等，如纸质荣誉资质证书、锦旗、木质奖牌、铁质牌匾、玻璃奖杯、玉石、瓷瓶、印章等。在实体排架时存在较多困难，无法按照文书档案管理方式上架保管，必须依具体情况分别对待。

1.2 不同类别实物档案，时效性不同

资质档案一般具有固定的时效性，即有效期，在有效期内发挥价值，超过有效期后价值变化很大，甚至为零。资质档案的种类、性质不同，其有效期不同，办理、年审、年检要求也不同。有的资质证有效期是一年，有的是三年或五年（需要年检或审核）。

荣誉档案的时效性表现在，在一定时间范围内才能有价值。通常情况下，荣誉档案没有有效期，但表现出价值递减规律，越新获得的荣誉其价值越大。

纪念品（礼品）档案、印信档案的时效性随种类不同而不同。如有些纪念品（礼品），没有有效期，随时间延长，有的价值要递增;如旧印章，随时间延长，使用价值会递减。

2 实物档案管理存在的问题

2.1 无明确规定

2004年我国发布的《国有企业文件材料归档办法》第二章第九条规定：归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。但目前我国除了颁布执行DA/T40-2008《印章档案整理规则》外，尚没有关于其他实物档案的具体管理规范，所以只能具体情况具体分析。其价值鉴定，部门及个人因素影响较大。

2.2 收集范围广

荣誉实物一般直接颁发给个人、部门、单位;资质实物一般交给部门留存;纪念品（礼品）有的先交给个人，再移交给单位;印信实物有的始终在使用部门留存，有的交给管理印章部门，故各类载体实物的收集与纸质文件材料相比收集难度大、存放点分散。

2.3 保管难度大

由于实物档案无具体的执行标准，采用平时归档得不到有关部门的理解和支持，故其保管产生问题。表现在归档前部门或个人档案保护意识不强，如锦旗类荣誉实物存在不同程度的破坏，给受损荣誉实物档案的保护修复技术提出了更新的要求。

3 实物档案的收集、整理、保管、利用

3.1 实物档案的收集

根据本公司实际情况制定实物档案管理制度，明确收藏范围。以创业环保为例，原则上由公司内部各业务主管部门负责收集，其中技术管理部门（总工办）负责收集科研技术成果、技改技革项目等方面的实物;运行管理部门（运营管理中心）负责收集集团所属污水厂运营项目的实物;党群部、总经理办公室、董事会秘书办公室、后勤保障部、财务管理部负责收集管理和精神文明方面的实物。

3.2 实物档案整理

实物归档的整理就是将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。归档实物的整理单位一般以每件实物为一件。实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。

3.2.1 整理要求

一是归档实物应齐全完整，凡是公司在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档;二是每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。

3.2.2 整理方法

1）鉴定。一是根据公司的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档;二是对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定;三是归档实物的保管期限一般划为永久保存，其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。

2）分类。归档实物应在其全宗—实物类别内，可按照年度或类别-年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。（1）按年度分类。将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。（2）按类别分类。将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉档案、资质档案、纪念品（礼品）档案、印信档案。荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等;纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、花瓶等;印信类包括：本公司已宣布停止使用的舊印章、印模、徽标。

3）编号原则（以按类别分类为例）。（1）编号类目设置。实物档案，按实物种类共设四个二级类目。（2）编号结构形式。实物档案编号的结构形式采用六段制，编号由左至右排列，均采用阿拉伯数字表示。第一段为全宗号，暂用“01”表示。第二段为一级类目，实物档案代号，用“7”表示（以创业环保为例）。第三段为二级类目，共设4个二级类目，即荣誉、资质、纪念品（礼品）、印信。第四段为年度代号。第五段三级类目代号。第六段为案卷号，按三级类目，自然流水编号。编号结构形式示例（见表1）：

3.3 实物档案保管

实物档案应专柜保管。对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。存放实物档案的档案室和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。有条件的单位应建立实物档案室，作为专门保管实物档案的场所。

针对各类实物档案，应设计不同类型的移交清单（以荣誉档案、资质档案中专利证书为例）。归档人员应遵照实物档案信息，如实填写相应的移交清单，清单一式二份，待实物档案移交到档案室时，档案室管理人员与归档人员办理移交手续，双方依据清单，清点核实，确认签字。

荣誉档案移交清单内容包含获奖时间、获奖单位、获奖名称、项目名称、颁奖单位、实物类型（证书、奖杯、奖牌、奖状等）、来源、移交部门、移交人、接收人、日期。

资质档案（专利证书）移交清单内容包含：专利名称、专利类型、证书编号、设计发明人、专利号、申请日、授权公告日、专利权人、授权单位、授权人、移交部门、移交人、接收人、日期。

3.4 实物档案利用

由于实物档案载体形式的多样性和特殊性，相对于传统的纸质档案，管理和利用则不太方便。通过开发建立公司档案信息管理系统，将实物档案分为荣誉档案、证照类资质档案、贯标类资质档案、专利类资质档案、软件著作权类资质档案等模块，完成档案的著录标引、编目检索、借阅登记、统计汇总等管理工作。利用数码相机，对实物档案进行拍摄，将每件实物档案经数字化处理成电子文件，经过图像存储和处理，清晰完整地将电子文件嵌入到管理系统相应实物档案文件框中，形成与实物完全一致的数字档案资料。本公司员工通过局域网登陆管理系统，查询检索，待通过审批环节后，确保档案信息安全的前提下，下载电子版文件，为项目投标、公司宣传、文化建设、档案编研等工作开展更为便利的档案信息深层次加工利用。

參考文献

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