□牛 欣

(山西省政法管理干部学院，山西 太原 030012)

在管理活动中，除了领导者通过实施指引和影响发挥管理职能外，还有一类特殊人群以辅助的姿态参与管理活动，并在组织管理活动中发挥着不可或缺的作用,这类人群便是秘书人员。习近平总书记长期以来关心办公厅(室)工作，通过“在亲历中结缘”“在履职中丰富”“在情怀中升华”[1]，形成了一系列重要论述，成为秘书人员做好工作的指导思想。例如，他强调“不自恃、不自负、不自诩、不自卑、不自以为是”[2]，强调坚持“绝对忠诚的政治品格”“高度自觉的大局意识”“极端负责的工作作风”“无怨无悔的奉献精神”“廉洁自律的道德操守”[3]，都是秘书人员的修养守则。

秘书工作重要而特殊，秘书人员要践行总书记的指示和要求，首先须准确把握自身定位。为了更好地从秘书工作入手探讨秘书人员定位问题，本文所谈“秘书”指一般意义上的秘书，包括有“秘书头衔”的人和实际上从事秘书工作的人。归根结底，秘书人员的角色定位由秘书工作的本质属性决定。正如张清明指出，“近身、综合、辅助特征”，是秘书工作的本质属性。[4]方晓蓉、方国雄亦认为“近身综合辅助性”是秘书工作的基本属性。[5]“近身综合辅助性”的属性将秘书工作与其他工作区分开来，是秘书工作“质”的规定性，指引秘书人员准确完成自身工作角色定位。

1 “近身”

“近身”强调秘书工作的空间范畴。普遍认为，“近身”指“领导近身”，秘书与其他岗位相比，具有更直接贴近领导者的特性。但更确切来说，“近身”应意为“领导工作近身”。秘书在工作中更直接贴近领导者是表象，根源是要以“领导工作”为中心，贴近领导，展开各项工作内容。同时，秘书在处理与领导者的关系中，有时需要以“领导工作”为中心，将自身、领导者、团体的公益目标平衡一致。“近身”的具体内容，包括位置、时间、心理三个维度。秘书人员需同时把握这三个维度，全方位、立体地把握工作中“近身”的定位。

1.1 位置上的“近身”

在视觉空间上，公务活动中秘书常伴随领导左右。无论是国家党政机关的秘书人员，还是企业秘书，或者其他领域秘书，一概如此。从秘书工作内容来看，无论是办文办会办事，信息与协调工作，接待与信访工作，还是日常管理、随从、交办工作，每一项都需要秘书与领导者直接“近距离”地“贴身”接触。非此，无法明确领导意图、无法当好“左膀右臂”。当然，科技的发展带来了秘书工作的新趋势，很多秘书人员如今无须与领导面对面交流，便可借助互联网圆满完成工作。但是，这并非表明空间上“近身”的特性成为历史，只因现代科技缩短了空间距离，改变了传统“空间”的概念，相隔甚远的秘书人员借助科技实现了空间上的“近身”。

1.2 时间上的“近身”

从时间维度看，在工作时间上，秘书要依领导工作时间和需要为轴，安排自身工作时间。做过周恩来总理秘书的纪东曾如此回忆，“后来总理的作息时间没有规律了，钱嘉东值班的时候，即使能躺一会儿，也是和衣而卧”“我吃过晚饭后也不离开，一般要到11点钟吃完夜餐才回去睡觉。这也是为了及时办理总理在家办公时交代的事情”[6]。秘书工作时间上的“近身”，表现为秘书工作时间上的“弹性”和秘书作息边界模糊性的特征，这当然是由领导工作的全局性、综合性、复杂性决定的。

1.3 心理上的“近身”

位置和时间上的“近身”是“近身”的基本内容，“近身”的范畴还包括隐层的心理空间。是否重视、触及、把握这一隐层的心理空间，不仅直接影响秘书人员智能参谋辅助职能的发挥，还决定秘书其他工作任务的质量和绩效。心理上的“近身”，要求秘书在工作中做到“了解”“理解”和“排解”。“了解”，首先要认识领导者的性格、气质、习惯、思维模式等，对这些领导者个人心理内容的了解事关工作中与领导主辅关系的契合程度；同时，还要认识领导者的工作思路、各时间节点的工作重点以及工作中遇到的问题等。“理解”，就是要领会领导思路、意图、精神、指示、部署，做到“心领神会”。“排解”，就是通过秘书人员的努力，完成各项任务，辅助领导完成全局性的管理工作，甚至积极主动、及时地为领导排忧解难、出谋划策。做到这三点，秘书人员才能真正做到 “近身”。

2 “综合”

“综合”强调秘书工作的任务范畴。可以说，除领导者工作外，没有任何一项工作具有秘书工作这般通彻的综合性。无论是工作内容、工作职能、工作中面对的关系环境，还是工作最终的绩效，都赫然镌刻着“综合”二字。

从工作内容来看，秘书工作具有综合的特性。事务办理、会议操办、中介沟通、综合协调、文书工作、信息工作、督促检查等，既宏观又具体，既广泛又专业。关于这一点，习近平总书记讲得非常清楚，“办公室工作，巨至国家大事、重要决策，细至室内卫生、干部生活；上至接待首长领导，下至联系平民百姓；内至核心机密，外至社俗民情，什么都要参与了解。”[2]因此，秘书人员首先要面对博而杂的工作内容。

从工作职能来看，秘书人员处于组织机构中枢位置，其办公事务、参谋智能、管理协调等每一项工作职能均关系整个组织的纵向沟通、横向联通、内外融通。于是，秘书人员必须具备宏观、综合的视野、姿态和格局。即使面对一项内容相对单一、所需技能较为简单的具体工作，同样须站在整个组织发展和利益的高度审视，甚至只有具备这种宏观视野，才能圆满完成工作。因此，秘书人员不仅要面对多样、广博的工作内容，也需要把握隐在工作内容背后的出发点、立足点，要具有宏观的站位和全局的视野。

从工作关系来看，秘书工作中涉及的业缘关系也是综合的。除了把握与领导的关系这对最主要的关系外，秘书还需要进行多面向关系网络的良性构建。比如，上传下达过程中的纵向关系网络，综合协调过程中的横向关系网络，内外信息交换、互动过程中的组织内外关系网络。秘书人员要发挥“扭结”作用，有序、顺畅搭建全方位、立体关系网络，从而营构和谐、积极关系氛围，实现关系网络与自身工作的良性互动。

从工作绩效来看，秘书工作也呈现出鲜明的“综合”特性。秘书工作的绩效很难绝对地量化测评，其各项工作开展顺利与否、成效如何，取决于从领导者到各部门各层级人员的共同努力。相反，秘书个人工作的疏忽、过失，往往“牵一发而动全身”，带来的损失和后果将牵系整个组织层面。因此，秘书工作的成效与整个组织、团队缠绕难分。虽然，秘书个人工作能力的高低至关重要，但优秀的个人能力在发挥强大“黏合剂”作用后，最终会转化、潜隐在整个组织的运作成效中。秘书人员要对这一点有清醒认识，“要认清自身角色定位，甘隐幕后莫闯前台，甘守寂寞自强不息，这就要求超脱精神要足”[7]。超脱精神需要大胸怀与大格局，需要认识到工作绩效的“综合”性是自身工作的最大价值所在。

3 “辅助性”

“辅助性”是秘书工作的核心范畴。董继超在《普通秘书学》中指出：“辅助性是秘书活动的性质，即秘书活动区别于其他活动的本质属性”，杨帆、兰铃在《秘书理论与实务》中指出：“秘书工作的根本性质是辅助性”。“辅助性”是秘书角色的核心定位。

3.1 准确理解“辅助性”

在对秘书工作进行定性的过程中，出现了众多与“辅助性”相关的词语，如“从属性”“服务性”“事务性”“被动性”“围核性”“补偿性”等。但与之相比，其实“辅助性”更能体现秘书在工作中既从属又主动且与领导主辅关系一体化的特色。“从属性”“服务性”“被动性”“围核性”等，忽视了秘书在工作中主观能动性的发挥，“补偿性”又欠体现秘书与领导者的上下级主辅关系。事实上，秘书在工作中的辅助地位和助手作用无须多解，无论是办文办会办事，还是参谋职能的发挥，都属于“辅”与“助”职能。秘书在工作中需牢牢把握“辅”的地位和“助”的作用，“谋其政”而不越位。如此，秘书也并非绝对被动的附属，在“辅”与“助”的空间里秘书人员的积极主动性大有可为。例如，参谋职能方面的出谋划策、规劝谏过，办公事务职能方面的资料准备、督促检查等，均考验秘书的品德、才干。“辅助性”一词体现着秘书工作被动性与主动性、独立性与非独立性的辩证统一关系。于是，秘书在工作中要努力“到位不离位，更不能越位，参与而不干预，协助而不越权，服从而不盲从”[8]，可称为一位独立的非独立者和主动的被动者。

3.2 “辅助性”的工作属性

从工作起源来看，秘书工作是伴随领导活动产生的，是为满足领导活动需要产生的。拿秘书工作的重要内容文书工作来说，“生产力的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家进行管理工作需要比较有条理的文书”[9]。显然，文书工作是服务于管理工作出现的。从管理实践来看，领导活动需大量的辅助性工作。例如，领导者定目标、建制度、做决策等，需大量繁杂的辅助性工作做铺垫。秘书人员承担这些辅助性工作，让领导者集中精力做管理的核心工作，从而提升组织效率。于是，秘书工作的全部内容都是辅助性的。办文办会办事，要以领导意图为中心，开展具体工作；综合协调工作，根本上服务于领导工作的顺利进行；即使是领导授权的工作，也要按照领导授权的范围、指示、方式来开展。对于整个组织来说，秘书人员面对的并非相对自足的部门专业工作，而是要发挥组织纽带、桥梁、黏合剂、润滑剂的作用，对组织运转至关重要。

3.3 “辅助性”为核心定位

“近身”“综合”“辅助性”三个定位非并列关系，其中，“辅助性”是核心定位，“近身”“综合”是并列修饰核心定位的定语，前者与后者是辩证统一的关系。首先，“辅助性”决定了秘书在工作中要做到空间上的“近身”和任务上的“综合”。其次，只有做到“近身”“综合”，秘书人员才能完成“辅助性”的历史和现实使命。具体来说，秘书人员只有把握“近身”的空间范畴，做到“近身”，才能满足领导工作对自身工作“辅助性”的需求，否则，“辅助性”的定位便成了无源之水、无本之木；秘书人员也只有把握“综合性”的任务范畴，才能高质量完成工作，若无“综合性”的眼界和胸怀，只见树木不见森林，便无法适应和辅助领导者宏观而全面的管理工作。因此，秘书人员要明确自身定位的“辅助性”以及该定位具有不可比拟的“近身”“综合”特性，在牢牢把握“辅助性”核心定位的基础上做到“近身”与“综合”。

4 结语

“近身”“综合”“辅助性”是秘书人员需要把握的重要原则，此原则潜在于秘书的各项具体工作中。在其决定下，秘书工作从不同的角度观照，呈现出不同的特征。从意识形态的角度看，呈现出政治性、机要性；从与领导的关系看，呈现出被动性、从属性、服务性；从工作内容来看，呈现出全面性、事务性、程序性、文牍性；从组织位置看，呈现出中介性、沟通性……秘书工作头绪多、变化大，但“万变不离其宗”。秘书人员在工作中，准确把握“近身综合辅助性”的宗旨，便能把牢自身“亚”管理者的角色定位、价值定位，以“不变”应“万变”，充分发挥积极性与主动性，高质量地完成工作，满足领导以及组织管理活动对自身工作的需要。