张立（山西省长治市上党区人力资源和社会保障局）

随着社会建设的发展，机关事业单位作为国家公共权力的执行者和公共事务的管理者，工作文件资料档案是采用公职人员，行使公共管理权的便利条件。档案的保存可以记录个人状况、工作等重要信息，为人才选拔提供参考。但是，由于现阶段机关事业单位资料保存工作的效果各方面都存在不足，所以必须进一步完善。

■ 机关事业单位文件材料归档的重要作用

文件材料的保存具有时间跨度大、数据信息庞大、技术要求高的特点，也是机关事业单位工作的重要内容。现代化发展为机关事业单位的发展提供了新的发展途径，推动了档案的整理工作，为档案保存技术的创新创造了条件。

（一）为单位发展提供借鉴

单位文件材料的保存不是一朝一夕的，随着单位的发展，需要长期坚持。因此，整合后的文件材料有助于为机关事业单位发展提供决策。首先，文件材料记录所有的个人信息和企业状态，可以推进单位改革的创新。第二，作为企业经营发展的产物，可以以部分人员的签名、公告等为证书，以便于机构的考察。例如，事业单位立足于实际业务的发展，寻找每天的文件进行信息资源的整合，寻求单位内部业务发展的规律和经验，为其借鉴制定了有效的方法。整合后的文件材料可以提供参考资料，以确保机关事业单位发展的稳定性，提高单位服务的效率。第三，由于单位工作内容复杂，对相应的文件进行系统归档，才能对单位状态等进行一个清晰、明确的反映。

（二）文件材料归档有助于推动单位内控管理

首先，融合了其他先进技术，推动了文件材料的文件方法的创新，建立了协调的内部管理环境，提高了内部管理效率。第二，为内部管理控制创造条件，为改革工作方法创新奠定了基础，确保了内部管理控制的有效性，与文件信息相结合，保证了内部管理控制的有效性。第三，资料作为宣传教育的核心内容，推动各项目深化，有利于提高宣传效果。

■ 机关事业单位文件材料归档优势

信息技术是今后机关事业单位文件的材料归档的主要运用技术，信息技术的应用对单位文件材料的档案有很大的影响。现阶段机关事业单位实现了数字化管理，保存信息的方式也发生变化，有从传统的纸质管理形式逐渐信息化的倾向。在查阅文档信息时，不需要像以往的纸质管理那样进行查找，只需要直接在计算机上检索，需要的时间更短。随着信息技术的优化和互联网技术的应用，文件材料的保存信息化条件的发展很快。与此相对，单位给予高度的重视，深化单位内部文件材料的保存信息，从而提高文件材料归档效果。

■ 机关事业单位文件材料归档工作难点

（一）文件材料归档理念不到位

随着社会经济的进步和改革的深化，机关事业单位在保存档案材料后，单位内部文件材料的保存缺乏统一规范，合作伙伴管理者不重视文件材料。同时，由于对单位内部文件材料保存的重视不够，将其作为单位年度的管理任务，因此对文件工作的研究不足，不能有效地对文档材料进行归档。

（二）管理人员综合素养有待提高

随着科学技术的进步和信息化技术的应用，传统的纸质材料文献的方法在现代文献材料的文献要求上存在滞后现象，引进先进技术已经成为当务之急。因此，各设备在计算机系统中展开，可以提高硬件技术，保存信息化文档的材料，但由于管理者的专业水平较低，在进行文件材料归档时无法集中注意力在文档上，在管理员工作水平较低的情况下，也影响文件材料的保存质量，无法发挥信息化文件材料归档的作用。在收录各种文书信息时容易分类错误，而导致文件材料归档花费较长的时间。

（三）文件材料归档管理职责不明确

在文件材料的保存管理中，由于大部分文件材料的调试和阶段性责任不明确，得不到明确的规格权限。部门文件保管业务的责任、文件资料没有被正确收集，在资料保存错误的情况下，各部门开始相互争论，回避责任。

（四）文件材料收集力度不强

文献材料收集能力较弱是目前的机关事业单位存在的一个问题。机关事业单位成员没有认识到文件材料归档的意义。对于文件收集没有好的习惯和建设性的计划，只是按照单位本身的规定收集文件资料。因此，在数据收集的实际过程中，文献材料的采集能力不高，收集的文件材料的缺损也非常严重。另外，许多收集的工作人员也不能提高文件材料的品质管理。一些成员并没有检查文档材料就保存了文档材料内容。这样，这样很难发现文件材料自身的信息错误。

（五）文件材料的宏观管理不利

现在，机关事业单位资料的种类非常多，管理工作人员数量有限。这些文件材料管理工作人员在日常生活中忙于收集、保存、文件资料的整理和整理。反复繁忙的工作，让业务单位的资料管理者感到乏味、枯燥。由于工作量多、自身能力的缺陷，管理工作人员往往不具备宏观管理能力。因此，需要对机关事业单位的文档文件进行相应的宏观管理能力训练。

■ 机关事业单位文件材料归档难点解决方法

（一）完善管理体制，加大管理力度

完善管理体制，加大管理力度是文件材料归档有效开展的基础。首先，增加文献材料机构的重视，完善管理体制，采用细分管理，调动管理者工作的自主性。其次，全面实行管理制度，在工作过程中引入文件的保存。为了保证档案保存的顺利开展，部门内部必须加强监督管理和管理工作。

（二）重视管理服务质量提升

为了提高文件材料归档效果，机关事业单位必须重视文件材料归档的质量。首先，创新的管理意识以服务为目标，提高文件材料的文件服务效果，全面发挥文件材料文件价值的影响。第二，重视文件的研究开发和利用率。重视工作文件的保存一致性，确保配置文件的完整性。第三，在文献资源的研发过程中，注意文件的充分使用，为终端单位的内部管理提供方便的条件。因此，在现代化的背景下，必须强调重视理念的创新，提高文件的利用率，并强调保存文献材料的重要作用。

（三）明确文件材料归档管理的职责

首先，在认识到文件归档管理的重要性后，就非常需要明确部门和人员的职责。对于文件的编号方式，需要用于保存保管场所的所有明确的规范。其次，文件材料管理工作人员的文件资料保存保管责任也需要明确的规范。哪些人负责材料的收集和内容审查，哪个人掌管保存地的钥匙，都需要明确的说明。只有规范各科室和人的文件资料的保管业务，才会产生相互负责的现象。

（四）加强文件材料的收集力度

如何解决文件材料收集能力不强的问题，首先需要培养机关事业单位员工收集材料的习惯。在收集材料的过程中，为了扩大将来的利益范围，有必要强化材料的捕集力。机关事业单位员工不能以达成任务的形式收集资料。尽量的将材料收集齐全，另外，也可以对收集的材料进行检查，降低材料内数据的错误率，提高文件材料的收集质量。

（五）加强文件材料的宏观管理

机关事业单位的文件专业管理员工的作用相对较重，但是其不具备较强的管理能力，需要找合适的方法进行优化。首先，文件资料的保存可以在整个机关事业单位的动员下分担一部分专业管理者的职责。第二，对于大容量材料的保存问题，应当立即指导节约文档材料的文件机制。通过教育，可以强化机关事业单位的文件材料的宏观管理能力。

■ 结语

综上所述，机构事业单位的改革逐渐深化，文件材料的保存是单位的构成要素，机关事业单位重视文件材料的保存问题，不断改善和优化，这样才能实现单位文件材料归档的有效性，提高管理质量和服务效果。