中小企业如何加强预算管理浅析

2019-12-19深圳墨尔本生命健康工程学院筹备办公室

财会学习 2019年10期

深圳墨尔本生命健康工程学院筹备办公室

据统计，目前我国约有超四千万的中小企业。中小企业虽然规模不大，但数量众多，是实施大众创业、万众创新的重要载体，在增加就业、促进经济增长、科技创新与社会和谐稳定等方面具有不可替代的作用，对国民经济和社会发展具有重要的战略意义。大型企业有着成熟完善的管理制度，相比之下中小企业的管理大多处于粗放、混乱的状态。在竞争激励的市场环境中，不完善的管理体系将影响中小企业的进一步发展，导致其在竞争中处于弱势地位，容易被大型企业的挤压而淘汰。那么，如何提高中小企业在市场经济中的竞争力呢？本文将浅析如何加强中小企业预算管理，以期为完善中小企业管理体系，为降低中小企业经营风险，提高市场竞争地位提供思路。

一、预算管理的作用

预算管理是企业通过一种系统的方法，分配企业的人、财、物，对企业资源进行合理配置，以此实现企业既定的战略目标的管理方式。中小企业实施预算管理主要有以下几个方面的作用：第一、可以细化和量化企业的战略目标。每个企业都有自己的战略目标，如何实现？战略目标是一个长远的期望值，不是可以一蹴而就的。企业可以运用预算管理对目标进行分解，细化为短期目标和长期目标，并将抽象的战略通过销售预算、生产预算、资金预算等进行量化。这样，细化和量化后的目标经层层落实，一点点实现，最终完成。第二、可以合理配置企业资源。中小企业规模小，人、财、物资源都有限，部分科技型创新型中小企业的发展速度很快，如何将有限的资源发挥到极致，助力企业成长发展显得尤为重要。预算管理恰恰就是实现企业资源优化配置的好方式。第三、可以提高员工积极性，促进企业和员工共同发展。企业通过预算绩效管理，将战略目标分解为各考核部门的预算工作目标，并通过实际成绩和预算目标对比，对考核部门进行绩效评价，这样有利于充分调动员工工作的积极性，使员工利益和企业利益一致。

二、中小企业预算管理常见问题

(一)预算编制阶段的问题

1.前期准备工作不足

预算前期准备工作包括预算目标的设定、历史数据和行业数据的准备、预算进度安排、预算表格设定和发放、预算动员会启动等，充足完善的前期准备工作将为预算编制打好基础。万丈高楼平地起、勿在浮沙筑高台，预算的前期准备工作影响预算编制数据的准确性，就像地基决定高楼的稳定性。中小企业通常没有设置专门的预算管理部门，大多在预算编制工作开启前临时由财务部门抽调人员组建预算小组。这就导致预算小组没有足够的时间和精力做好预算前期准备工作。通常表现在以下几个方面：①管理层预算目标设定不合理。部分中小企业的预算是管理层拍脑袋决定，没有仔细推敲得出的预算可能太高或者太低。预算目标太高或太低都会使整个预算失去原有的管理效果，目标太高下属部门踮起脚尖，拼命努力也达不到，这个目标只能流于纸面；目标太低下属部门轻易可以完成，起不到促进作用；②对预算编制没有明确的进度安排，有些企业预算年度过了近半年才确定当年预算，这样既耗时间又失去了预算本来的管理意义；③没有严肃的预算启动会。中小企业预算编制前通常容易忽略预算启动会的重要性，在没有严肃的宣布预算标准和纪律的情况下就启动预算编制，导致下属部门对预算的重视度不够。

2.预算编制不全面

中小企业由于规模不大，通常没有设置专门的预算管理部门，因此缺乏预算管理相关专业人才。俗话说“火车跑得快，全靠龙头带”，如果统筹预算管理工作的负责人对这项工作本身的认知程度不高，必然就难以形成一个完整的预算管理。其次，中小企业整体运营氛围受企业一把手个人风格影响很大。许多中小企业老板将关注点放在公司的销售、生产上面，对预算管理的重视程度不高，没有积极参与到预算管理当中来，这种情况下下属部门通常也不会对预算有积极的态度。预算工作缺少企业高层领导和下属部门的紧密配合，难以全面开展。

3.编制方式缺乏科学性

预算编制方法有多种，按出发点不同分为增量预算法和零基预算法，按业务量基础的数量特征不同分为固定预算法和弹性预算法，按预算期的时间特征不同分为定期预算法和滚动预算法。我国中小企业预算编制多数方式简单，有的仅在历史数据基础上进行简单的加减乘除，没有根据企业的性质合理运用预算方法。有的按年度制定预算，可企业属于高科技公司，发展速度很快，可能半年后很多事项和预算编制时预估的完全不一样了。

(二)预算执行、跟踪阶段的问题

1.预算调整申请过多，缺乏预算调整机制

中小企业预算管理制度不完善，缺乏预算调整机制，预算调整申请过多。有的企业预算调整审批程序简单宽松，下属部门一旦发现实际与预算稍有差异就提出调整申请。有的企业没有规定的预算调整时限，下属部门可随时提出调整申请。这样不仅大大增加了工作量，还丧失了预算原有的激励作用。

2.信息化程度低，预算控制效果差

预算控制是根据预算规定的收入与支出标准，来检查和监督各部门活动，以保证组织经营目标的实现，并使费用支出受到严格有效约束的过程。中小企业财力有限，通常没有先进的预算管理系统，预算编制、执行、分析整个流程均需手工统计数据。没有系统将预算控制和审批流程进行结合，审批人员在审核下属部门的业务活动申请时无法直观的查看到该部门实时的预算使用情况，容易出现超预算花费，导致预算控制效果不理想。

(三)预算分析、考核阶段的问题

1.预算分析不够全面深入

实行预算管理的中小企业每月会有预算执行分析报告，对预算执行进度和实际情况进行差异分析，但存在分析流于浅表，不够全面深入的情况。很多中小企业每月仅将实际数据和预算数据进行简单的对比，没有深入挖掘差异发生的原因，没有通过分析原因及时对企业存在的问题进行纠正，没有充分发挥预算管理对战略目标实现的指导意义。预算分析不够深入全面主要有几个方面的原因：一是预算分析工作分配不合理，企业预算执行分析仅由财务部门负责，但财务同事很难比下属部门更了解本部门预算执行差异产生的原因。二是中小企业基础数据薄弱，难以收集同期数据、上期数据、行业数据等进行全面的分析。三是中小企业没有信息系统支持，各项数据均需要手工收集分析，耗时耗力。很多中小企业仅手工整理出实际业绩和预算数据的差异就耗费了大量精力，导致没有充足的时间对数据进行深入全面的分析。

2.考核指标设定不科学

中小企业预算考核指标设定不科学，通常存在考核指标单一或者没有关键考核指标的问题。有的企业仅以财务指标作为考核指标，但预算考核指标的设计是一个复杂的工作，要考虑企业战略发展方向、下属部门定位、企业经营特点、预算编制范围等各方面，仅以财务数据作为考核指标太过片面，有失公允。有的企业的考核指标体系虽然囊括了财务指标、非财务指标，但没有设定关键考核指标，出现胡子眉毛一把抓的情况，增加了企业管理难度，对员工也起不到引导作用。

三、加强中小企业预算管理相关建议

(一)加强预算编制阶段管理

加强中小企业预算编制阶段管理，可从如下几点着手。第一、让一把手了解到预算对公司管理的重要意义。中小企业规模小、人数少，下属部门行事风格大多跟着一把手的风格走，所以要想在中小企业实施好预算，首先必须要得到一把手的全力支持。第二、重视预算前期准备工作。一方面要在充分的内外部环境分析基础上制定企业合理的战略目标；另一方面要充分发挥预算启动会的作用，预算启动会不仅要传递上层战略目标，还要清晰的说明预算管理的规则、预算编制的标准、各部门的责任。预算启动会要体现预算工作的严肃性，要邀请企业一把手参加，这样对下属部门起到震慑作用，为预算工作顺利开展提供基础。第三、引进预算相关专业人才。企业在有条件的情况下尽可能引进预算管理专业人才，组建专门的预算管理团队，因为预算本身并不简单，涉及公司的各个业务模块，需要预算工作者对公司业务有强大的理解能力，有较高的管理水平。第四、完善预算编制相关制度。有清晰的制度指导下属部门进行预算编制，明确预算编制的方法、范围、数据质量要求，时间节点要求。第五、根据企业性质合理运用预算编制方法。中小企业尤其是创新型科技型中小企业发展很快，公司的规模和业务可能在不断的变化，起初制定的年度预算在执行过程中可能渐渐与公司发展不匹配，失去实际的管控意义，这时企业应该考虑年度预算与滚动预算的适当结合，使预算更符合自身发展。

(二)加强预算执行、跟踪阶段管理

针对预算执行过程中遇到的预算调整问题，中小企业首先要刚柔结合，既要强化预算调整的严肃性，使下属部门不得随意调整预算，也要兼顾市场环境变化对预算的影响，使预算与实际尽量贴近。其次，要明确预算调整的程序、增加预算调整的难度，在制度上让下属部门积极解决问题，尽量减少预算调整申请。然后，强化预算与绩效的关系，非内外部环境发生重大变化引起的预算调整应减少相应部门绩效，这在一定程度上可以抑制预算调整发生的机率。最后，完善预算调整机制，明确调整时限，规定只有内外部环境发生重大变化或者发现预算严重误差时才可以即时申请预算调整，其余事项引起的预算调整可每季度统一时间内申请一次。

针对预算执行过程中的预算控制问题，中小企业可以通过以下几个方面进行加强。第一、完善信息系统建设，在条件允许的情况下引入预算管理系统，将预算控制、审批流程、会计核算有效结合，让审批人员能实时知晓所审核业务是否在预算范围内，对于预算内业务满足其他条件下予以批准，对于预算外或者超预算的业务予以退回或者走预算外审批流程，这样就对各部门活动起到有效控制作用，为战略目标实现提供保障。第二、将下属部门、审批人员的绩效奖励与预算执行结果挂钩。在利益驱动下下属部门在提交业务活动申请前会认真考虑该活动对预算执行结果的影响，一定程度上减少超预算活动申请。审批人员也更有动力通过各个渠道确认所审核的活动是否在预算范围内。没有信息系统支持的中小企业可以通过此方法对预算控制起到加强作用。

(三)加强预算分析、考核阶段管理

预算分析是对过去预算执行差异进行分析总结，找出差异发生的原因，让企业在经营过程中扬长避短，发扬好的纠正错误的，以此为战略目标的实现保驾护航。中小企业可以从以下三个方面入手来加强预算分析：一是财务部门联合下属部门协作完成预算分析工作。财务部门可以在每月将统计出的预算执行情况分发给各下属部门，由下属部门对自己的经营情况进行深入分析，阐述重大差异产生的原因，对企业未来的影响，并提出相应的措施。财务部门收集汇总各下属部门分析结果后再向管理层进行汇报，这样既提高了分析的准确性也增加了工作效率。二是完善数据库建设。预算分析的深入全面一定程度上依赖于基础数据的完善，建议对企业的财务数据、业务数据、行业数据等进行一次全面整理，建立预算分析数据库，以提高预算分析的准确性和全面性。三是构建EXCEL分析模型。俗话说“磨刀不误砍柴工”，好的方法通常事半功倍。没有预算系统的企业，应利用EXCEL工具建立逻辑清晰、操作精简的预算分析模型，使预算分析更自动化，更快捷。

预算考核是企业管理者对下属部门预算执行结果的考核和业绩评价，是将员工薪酬和企业战略目标相结合的桥梁，所以建立科学、严谨的预算考核指标体系，对激励员工积极主动的完成预算，促进企业战略目标实现有重要的意义。中小企业在制定预算考核指标时要考虑财务指标和非财务指标相结合，定量指标和定性指标相结合的方式，同时要根据企业战略目标、下属部门的定位等划分关键指标和次要指标，给关键指标配置高权重，次要指标配置低权重，最大限度保障预算指标设置的科学合理性。