谭玲艳 郭刚

摘 要：现如今，无论是企业还是政府机关单位都会设立办公室文秘岗位，办公室秘书是办公室的主要人员，办公室文秘在企业或政府机关单位发挥着非常重要的作用，也是确保办公室工作效率和工作质量的核心因素。因此，提高企业或政府机关单位办公室文秘的工作的质量和水平，不仅是提高整个公司工作水平的关键，也是提高企业市场竞争力奠定了坚实基础。

关键词：办公室文秘；工作质量；工作水平

引言

随着我国社会经济的快速发展，办公室文秘的工作质量和工作水平的提高是企业形象和影响力的提升有力指标。企业和政府机关单位办公室文秘主要负责协助协调各公司部门的活动，并协助公司决策者收集信息，组织文件和传递信息，办公室文秘的责任非常沉重，秘书工作是该办公室工作和主要责任中不可或缺的一部分。办公室文秘的工作主要是为公司高层领导提供服务，通常文秘工作是谨慎小心，并有一定的耐心和专业性。例如撰写决策文件，这需要高度的专业性。此外，许多办公室文秘工作的时间是不固定的，需要随叫随到，往往需要加班。

1提高办公室文秘工作质量和水平的重要性及其原则

1.1重要性

在任何企业中，办公室都是管理和组织的关键。办公室的工作量相对较大，主要包括各种不同的行政管理工作，要及时的向上级领导汇报工作进展情况，同时还要向下级部门转达领导的指令，并且需要把每一个细节都做好。同时，办公室应该考虑到公司的各项工作和员工之间的关系，对外我们应该提前做好沟通和经济交易安排。由此可以看出，办公室秘书的专业素质以及工作质量和水平与公司内部管理之间的关系是不可分割的。因此，公司必须全面提高其办公室秘书工作的质量和水平。

1.2原则

在文职工作里，需要加强文职工作的工作质量，确保各项工作任务的顺利进行，应该符合以下工作原则：第一，实行较高的命令作为第一准则，保持与高层管理者进行及时的工作汇报和工作细节沟通，使工作中的重要信息能够及时传递给上级，对于协调各部门间关系创造必不可少的条件，以便企业单位及时发现问题，及时更改方案。二是不断提高专业素质和专业技能，按照高级管理和文书工作的要求，改进规划方案，合理安排，确保各项工作的正常开展，切实提高各部门的工作效率和质量。第三，根据在实际工作中的遇到的问题，我们必须理性考虑研究问题，无论工作有多么大的难度或者阻力，我们都必须保持积极向上的态度，把每一项工作做到极致，严格遵守公司的各项管理制度，从而有效地提高工作效率。

2提高石油办公室文秘工作质量的作用

石油办公室的工作人员在工作中，必须重视沟通平台的应用，一个专业素质，心理素质过硬的文秘人员可以为石油企业创造更高的工作效率，这也是一个非常重要环节，其中员工的成长和发展方向与企业管理体系密不可分，石油单位应提供文秘培训并制定具体的评估标准，这对石油单位的发展来说尤为重要。该单位要与文秘工作人员机密相连，现在一些石油单位已经进入了信息时代，而管理人员可以按照总结探讨好的方式進行对文秘工作者的培训，并建立人性化的评估系统，提高员工的工作效率，同时员工要定期总结之前的工作，及时发现工作中的问题，及时改正，避免小问题严重化。另一方面，竞争意识也可以提高员工的工作效率；因为办公室文秘人员作为石油管理中的重要成员，所以，石油企业必须建立健全监管体系，来约束员工，保护石油企业的利益不受损失。

3提高办公室文秘工作质量和水平方法

3.1创造温馨和谐的工作环境，增加文职人员的责任心

企业每个月要进行文化素质普及加深活动，为文职工作可以更好的创造一种温馨的工作环境，树立积极向上的工作态度和为他人服务的思想，要知道自己必须具有帮助公司高层管理者的职业本能，保守企业单位的重点工作核心，坚决不能结党营私，对工作积极向上，必须时刻记得自己工作的使命，文职工作永远是企业管理者工作的得力助手，是和单位各科室信息传达者，在企业单位的成长过程中就像左膀离不开右臂一样，发挥着不可缺少的作用，工作中要和所以同事搞好工作关系，帮助新同事快速适应工作环境，帮高层管理者做好工作方案，认真对待领导所交代的工作，空闲时间巩固自己专业，提高自己的工作技能，增进领导和同事们的温馨的工作氛围，在这种温馨的氛围中不断提高自己的眼界.通过多元化知识的累计，不停的提升自己的心理素质和涵养。

3.2控制好办公室文秘工作数量

办公室文秘工作通常非常繁杂，如果人数较少，就很难完成工作，这会影响工作效率。但是，如果人数太多，相互之间就会推脱责任，无法做所有事情并浪费资源。因此，有必要进行科学的办公室规划，使办公室文秘的数量合理化，提高办公室的工作效率，对公司的稳定和发展以及秘书处工作人员的进步和发展起着至关重要的作用。

3.3出台完整的奖罚制度

出台完整的文职人员奖罚机制可以有效的提高文秘的工作效率，一套完整科学的奖罚机制在现在企业公司的经营中尤为重要。对在工作中表现突出的人员用其企业单位预算范围内进行物质奖励，这既可以充分发挥工作人员的工作热情，同时满足公司的需求，为企业创造更高的价值。而传统的公司对文秘工作没有明确的要求，让文秘人员在工作中找不到自己工作核心价值体现，同时缺少了工作的积极性。

3.4照顾办公室文秘的情绪

企业的运作模式应该人性化，一方面要让文秘工作者积极用心工作，一方面要及时洞察文秘工作者的心情，及时发现员工因为一些事情而产生的一些情绪，有不良的情绪，要及时给员工进行心理疏导和安慰，公司企业应该进行人性化管理，同时又要有严格合理的规章制度来约束员工，这样既可以让文秘工作者有家的感觉，又可以提高文秘工作者工作的积极性，保证工作效率。同时还可以帮企业避免文职工作人员的流失。

3.5办公室文秘工作者需要具备专业精神

专业精神：合格的办公室文秘工作者，必须具备强大的专业精神，一方面，我们必须严格遵守公司的规章制度，不晚到早退，不无故旷工。在各种文秘工作的计划中，控制和把握各种问题中容易出现的问题，及时做好风险性问题的规避，并利用空闲的时间提高办公效率和工作质量。另一方面，文秘需要控制好时间，特别是在突然情况下，应及时拿出解决方案，以避免对企业造成的损失和负面影响。此外，办公室文秘必须对自己的工作量和自己的工作范畴做出合理的分工，以确保办公室的工作效率得到有效提高。道德的技能：办公室文秘的工作中，文秘必须顾全大局和公司的利益，不能做出有损公司利益和名誉的事情，更加不能结党营私，合理协调商业利益，确保所有工作的顺利进行，为企业业务发展创造更多的价值。

结束语

总之，在办公室文秘工作中，为了改善办公室文秘工作质量，必须遵循办公室文秘工作原则，完善奖罚制度和个性化管理，不断完善并建立办公室文秘人员的创新意识，不断提高文秘工作者的工作能力和专业水平，改善办公室文秘工作者的工作的质量，促进公司综合管理水平的提高。

参考文献：

[1]姚祖京.办公室文秘工作质量及水平提升方式研究[J].办公室业务，2018（06）：106.

[2]王新铭.办公室文秘工作质量和水平的优化策略研究论[J].现代国企研究，2018（14）：84.

[3]冯文娟.探索提高办公室管理者素质和水平的有效策略[J].培训，2016（16）：250.

[4]李飞.分析提高办公室秘书工作质量和水平的有效策略[J].管理经理，2012（7X）.