李亚菲

摘 要：近年来，随着我国科技的发展，网络信息化时代已经到来，各种各样的信息管理模式慢慢的融入人们的生活，给人们的生活带来了便利。企业在档案管理方面也需要实现网络信息化的开发，让档案管理更加安全，可以更加数据化的进行管理。本文主要对网络信息化企业档案管理的优点以及缺点进行分析，提出利用网络信息化管理档案的要点，再对网络信息化管理档案的实际运用方面提出一些建议，推动企业和社会的健康发展。

关键词：档案管理；网络信息化；开发利用

一、目前网络信息化档案管理的优点和缺点分析

如今，随着科技的发展，大部分企业已经开始开发网络信息化的档案管理方法，这种方式可以将档案和计算机技术结合，将所有的档案建入同一个系统，来更加系统化的进行档案管理，便于查询。这种一体化的档案管理模式是当代企业档案管理的一个新出发点，让企业档案管理顺应时代的发展。

1.1网络信息化企业档案管理的优点

第一，提高档案管理工作效率。信息化的管理企业档案，打破原有的管理方式，这种系统化的管理方式不仅节约空间，并且减少了查找档案的时间。工作人员在查找档案的时候可以通过档案管理系统查找出需要的档案，提高工作效率，避免出现不必要的错误。第二，保存档案原始内容。传统纸质档案在保存的过程中会由于一些人为或者外界因素导致保存不够完整。随着时间的推移，就会出现字迹不清，保存不完整的现象，这种情况便会影响到日后对于档案的查阅。但是网络化的档案管理方法可以将纸质版的文件，扫描为电子版的文件，这种电子版的档案便可以保存档案的原始样貌了。第三，方便查找档案。档案查找是一件很复杂的工作，一个企业的档案很多，传统的档案查找方法，只能根据年限以及代码进行查找。而网络化的档案管理在查找的过程中，可以在管理系统中进行关键词过滤查询。当电子版的档案录入系统之后，管理人员便可以很快的查到所需要的档案，这种方式更加具有针对性，并且节省了翻阅档案的时间。第四，加强档案的安全性。企业档案中很多东西都具有私密性，网络信息化的档案管理可以在系统中设置不同的权限，进行分级管理。在工作人员登录档案管理系统的时候还可以设置身份验证，来提高档案的安全性。

1.2网络信息化企业档案管理的缺點

目前网络信息化企业档案管理的缺点主要包括：第一，无法保证档案的完整性。网络化的档案管理方法虽然便捷，但是由于在上传电子档案的过程中，可能会出现上传不完整或者上传错误的现象。这种情况的发生让档案的完整性破坏，影响档案的使用，还有可能会影响企业的发展。第二，电子档案性质过于特殊。网络信息化档案管理的形态就是一种电子信息，这种信息主要是存储于计算机中。所以在存储的过程中很容易出现数据缺失的问题，并且工作人员对于档案管理需要重视，避免在管理的过程中出现泄漏问题。计算机在运作的过程中可能会出现故障，导致档案丢失，这些情况属于电子档案的特殊性。所以对于档案管理人员的技术要求也需要提高，避免出现不必要的损失。

二、网络信息化档案管理实际操作中的建议

通过上文对当前企业网络信息化档案管理的优点和缺点进行分析，下文针对性的提出一些确保网络信息化档案管理顺利开展的对策和建议，以供参考。信息化的档案管理需要企业制定明确的目标，健全管理系统；制定专门的企业档案管理计划，对企业的档案进行分类管理，企业需要结合自身的情况，普及网络化的档案管理模式，让专业的工作人员进行管理，重视档案管理的安全性避免造成企业的损失。

2.1提高档案知识产权及保护意识

企业的档案是一个企业最重要的文件，企业需要对公司档案进行保护，避免管理档案的过程中出现安全问题。企业在签订文件的时候，要确保签订方对文件内容进行保密，协议的内容不允许泄露给其他人。由于网络化档案管理的特殊性，工作人员在管理档案的时候，可能会出现档案流失的现象，有很高的风险。所以档案管理系统一定要设置档案分级管理权限，不同的工作人员对于档案的查阅权限也要进行设置，避免档案丢失或被盗用，减少企业损失。

2.2开发计算机的软件、硬件

网络信息化档案的管理与计算机软件的发展相辅相成，一体化的档案管理需要更加成熟的计算机技术来支持，需要对计算机操作系统的安全性以及防护系统及时进行更新，对计算机网络的信息网络及时进行更新，确保传输过程中不会发生错误。

2.3培养专业的管理队伍

网络化档案管理也需要配备专业的管理人员，需要对档案管理进行规范。随着科技的发展，电子档案已经是企业最需要的档案管理方式，所以管理人员掌握的专业知识要更加多元化，不仅要熟悉电子档案的管理模式，还需要能解决电脑故障的人才。所以对于管理人员的专业要求应当提高，这样才能让网络化信息的管理更加顺利的进行。

2.4提高网络的安全性

为了避免档案管理系统出现问题，需要保证计算机网络的安全性，安装杀毒软件以及可靠地防火墙，实时对系统安全进行检测；企业对于档案管理的保密工作一定要重视，档案管理系统应该设定专业的工作人员操作，进行维护以及查找工作，避免造成不必要的损失；建立健全公司档案管理系统的管理机制，要求工作人员系统的进行操作，注意档案管理系统的操作时间，保证档案信息的安全性。

三、结语

综合全文，企业网络化档案管理是目前需要重视开发的一个项目，实现网络化档案管理可以让企业顺应时代发展的潮流，更加稳定的发展。传统的纸质档案管理已经不能满足目前企业的需求，网络信息化的档案管理不但可以减少工作时间，还可以节约档案占用的空间，给企业的发展带来很多便利。在网络化管理档案的同时，需要配备专业的档案管理人员来管理系统，保证档案管理的安全性，强化工作人员的产权意识，并且在管理的过程中实现数字化管理，节约时间，提高企业的工作效率，推动企业的快速发展。

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