申敬

摘 要：如今由于我国的社会保险机构还再使用传统的管理模式对社会保险档案实施管理，这不仅大加了管理人员的工作量，而且还容易出错。为此本文就对社会保险档案管理中计算机的应用进行了调查和研究，找到能够提升社会保险档案管理的有效方法。

关键词：计算机应用；社会保险；档案管理

在社会保险档案管理工作中应用计算机不仅能够有效的促进档案数字化和信息化的管理模式，而且还能够有效的推动社会保险档案的发展，提高社保档案管理的工作效率和质量，进而带动我国社会保险事业的发展。

一、在社会保险档案管理中应用计算机的可行性

随着互联网的不断发展和壮大，使得计算机已成为我们生活和工作当中不可或缺的一部分，被广泛应用于各个领域当中，社保工作也不例外。由于社保具有极强的政策性，而且涉及的范围还广、人员又多，对于档案的管理人员来讲，其需要整理的档案非常多，同时需要查找的资料也非常多，如果采用手工整理和查询则会消耗大量的时间，不利于社保档案的管理，因此就应该运用计算机来进行整理和查找，这样才能很大程度上缩小整理和查找档案的时间，提升档案管理的效率。由此可见，在社会保险档案管理中应用计算机极其的主要，不仅能够储存大量的信息资料，而且还能够避免档案发生损坏，很大程度上拓展了管理的方式，具有很大的可行性。

二、在社会保险档案管理中应用计算机的必要性

如今随着社会保险领域的迅速发展，使得其涉及的范围以及人员越来越多，而且数据和资料也越来越多，这时如果应用计算机不仅几分钟就能完成任务，而且还能够检阅和筛选数据，可以显著地减少社保档案管理人员的工作量，所以应用计算机在社保档案管理中是必然的结果。社保档案以电子化的形式出现，不仅能够有效的降低社保工作量，确保数据和信息的准确性，而且还能够拓展社保的服务区域，完善管理，给社保档案管理工作带来了很大的优势，因此合理应用计算机在社会保险档案管理中非常的必要。

三、在社会保险档案管理中应用计算机的意义

（一）降低管理的成本

传统的社保档案管理工作都是采用纸质形式进行的，这样不仅使其成本变得非常巨大，而且还加大了管理人员的工作量，严重影响了工作的效率。不过随着计算机的出现，就改变了此种形式，使如今的社保档案管理工作变得更加的便捷和迅速，而且成本也明显的降低了，给社保档案管理工作带来了很大的优势。同时还有效的减少了社保档案损坏的可能性发生，既节省了档案的占地面积，又很大程度上节约了人力、物力和财力，给社会保险档案管理带来了非常大的意义。

（二）提高管理的效率

档案管理工作通常都非常的庞大，既需要对参保人员的信息资料进行收集，又需要对资料进行整理和归类，有时还可能涉及到信息检索工作，由此可见，运用计算机在社会保险档案工作当中是非常的重要和关键，能够有效的减少档案管理人员的工作量。运用计算机进行社保档案管理时，其管理人员只需要很短的时间便可完成工作，特别是对信息资料的检索工作，其管理人员只需在软件系统当中输入关键词，便可以检索到所有相关的信息资料，既方便又快捷，而且具有很大的准确性，很大程度的优化了管理的流程，提高了管理的效率。

（三）档案能够永久的储存

传统的社保档案会因为自然、人为等因素的影响，无法确保能够永久的储存，而且时间一长，档案的纸张会由于雨水、灰尘以及水蒸气等因素的影响，而发生变质，又由于没有注意到就更会导致其发生损坏，等到查找时就会发现其中的信息已无法辨别，就会失去存在的意义，根本没有保存的价值。而计算机刚好解决了這项问题，将社保档案以电子的形式进行储存，不仅能够进行备份，而且还能永久的保存，这给社保的档案管理方面带来了很大的可靠性与安全性。

四、加强社会保险档案管理中应用计算机的措施

（一）通过计算机加强档案管理的基础工作

通过调查发现在社会保险档案管理工作中运用计算机可以更好的完成基础工作，其中基础工作主要包括：档案的收集、整理、编排、检索和统计等。通过使用计算机能够快速的完成这些工作，而且还能够对内容进行编排，在原有的数据基础上自动的形成案卷目录和专题目录等，形成明确的档案目录库，以便于对社保档案的日后分类。另外，通过计算机还能够实现档案的检索工作，能够快速的查找到想要检索的内容，以满足对不同程度的需求。总之，经过计算机的帮助，可以有效地把档案管理当中所涉及的借阅、调阅以及归还等情况实施登记与统计。

（二）调整社保档案管理的理念

要想有效的提高社保档案管理工作，就必须对工作人员的管理理念进行转变和完善。摒弃传统的管理理念，根据时代的发展和变化建设出正确的管理观念，意识到档案管理工作的重要性，同时使计算机系统不断的完善和发展，使用先进的科学技术来促进社会保险档案管理工作的顺利进行。并且还应注意到档案管理工作当中所存在的问题，应对所存在的问题及时的解决。如今社保档案管理工作更加注重于质量和效率，只有采用合理的方法才能确保社保档案的有效开展，因此调整社保档案管理的理念变得非常的主要。

（三）健全档案管理工作的制度

应用计算机在社保档案管理中是必然的，因为合理应用计算机能够有效地完善档案管理工作，给档案管理工作起到支撑的作用。如今随着档案管理体系的不断完善，使得计算机的应用更加的广泛，因此就必须对计算机的应用设计出更加规范化的制度和流程，如检索的流程、整理的流程以及归类的流程等。另外，还应制定出安全的防护措施，如规定对档案管理的电脑只能登陆相应的网站和网页，不可随便的上网浏览其他网址，避免受到病毒浸入，因为如果受到病毒浸入，就会影响到整个系统，甚至造成网络瘫痪，从而影响档案管理工作。

（四）注重档案管理人才的培养

对档案管理的工作人员应要求其具备一定程度的计算机运用能力，能够有效的使用计算机，给档案管理工作起到促进的作用。对于社保部门来说，应定期组织社保档案人员参加培训和学习，重点培训档案管理人员的管理能力、计算机运用能力以及安全防护等方面。并且为档案管理人员提供学习的机会，使其能够有效的增强计算机操作能力，成为社会保险档案管理的人才，进而为社保部门建设出人才的队伍，提高每一位员工的专业能力与素养，以便于能够更加有效的推动我国社保的发展和建设，增强社保档案管理的质量。

五、总结

总之，我国的社会保险档案管理工作与传统的管理方法相比，既节约了时间，又减少了差错，具有了很大的拓展性。合理应用计算机在社会保险档案管理工作中不仅能够有效的降低成本，提高管理的效率，而且还能使社保档案永久的保存，由此可见，在社会保险档案管理工作中应用计算机是非常有必要和可行的，应对其更加的完善和健全。

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