李玉玲

[摘           要]  人事档案管理工作的重要性与基础性一直都被国家所重视，随着信息化的发展，对人事档案管理模式进行改变和优化的需要日渐突出，为了能够有效地进行整改，各级组织部门对干部人事档案管理都作出了一系列新的修订与改变。因此，为了更好地落实人事档案管理工作，展开相应的研究工作，分析当前高校在数字化新形势的要求下该如何做好人事档案管理工作，对容易发生的问题做出分析，并针对问题提出改善建议。

[关    键   词]  数字化;人事档案管理;策略研究

[中图分类号]  G717                   [文献标志码]  A                    [文章编号]  2096-0603（2019）25-0214-02

干部人事档案的建立是为了能对干部自身的学历、基本情况和工作经历等进行有效体现，从而为各级党委选用人才提供切实有效的依据。但是，在当下的档案管理工作当中，经常发生信息不一和档案丢失等诸多现象，从而对档案的基础性保障作用构成极大影响。为了确保数字化档案管理工作的有效开展，理清工作思路显得尤为重要。

一、高校开展数字化干部人事档案管理的重要性

（一）推动高校快速发展

在近些年的发展中，高校规模不断扩增，高校档案使用率明显的提升了，与以往只有学校管理者和职能部门对档案使用比较频繁，如今对档案的使用需求层面逐渐扩大，但相应在档案管理模式方面，由于传统管理观念带来的影响比较深远，使管理理念和管理方式并没有做出较大的创新，最终导致在管理模式方面仍然处于落后的情况。数字化人事档案管理已经被推行和实施了一些时间，但是由于高校的档案管理人员仍然仅将管理纸质档案作为工作重心，再加上一直遵循传统管理当中的陈旧理念，从而使得工作质量得不到有效提升，对高校现代化发展和建设在某些程度意义上形成了严重阻碍。因此，高校如果想要将人事档案管理工作进行有效提升，则需要将传统人事档案管理的模式和理念做出改变，运用信息化技术在高校人事档案管理中建立管理理念，从而利用数字信息化技术当中的准确性、完整性等优势条件，对高校人事档案管理工作形成有效的提升和促进作用。

（二）对档案服务提升实效性

当下在人事档案管理工作当中，我国高校基本上都采取工作人员进行手工管理，由于人事档案管理工作的工作量大，以及过程复杂等原因，使档案管理工作的质量并不是很高，档案使用率大大降低，导致高校在人事档案管理当中的工作严重与现代化建设出现脱轨现象。然而，将信息化技术与人事档案管理进行有效结合所形成的管理模式，在经过验证之后已经确定其可以对高校现代化建设形成有效推动，对档案管理的水平进行有效提升。在档案管理工作中对信息化管理模式进行运用，可以对档案管理工作做到有效简化，从而为档案管理和使用带来较大的便利。运用信息化技术能够将高校档案信息编制成档案目录和扫描件，从而运用计算机来进行查找工作，对传统的手工管理模式进行革新，并对档案查找的效率进行有效提升。

（三）提升安全性且节约资源应用

人事档案的建立是为了能够将其中的资料进行长久的保存，但是，在传统档案保存的方法中，所应用的纸质文件在时间的作用下，以及在频繁的借阅之下，对档案的损坏是不可逆的，并且还极可能出现丢失。而在信息化技术的推动之下，運用数字化的管理方式，能够将纸质档案大大减少借阅次数，通过计算机就可以进行查询和备份，不仅对纸质档案的使用寿命进行了延长，同时，在计算机的帮助下对利用率也有了提升。

二、高校数字化干部人事档案管理中存在的问题

（一）三龄、两历、一身份等信息存在记录不一致现象

人事档案的建立是为了能够对个人信息进行准确呈现，而在认识档案当中的三龄：年龄、工龄、党龄;两历：学历经历、工作经历;一身份：干部身份，则是核心的档案内容，也是决定档案是否具有实用性的关键。但是，在高校中所管理的干部人事档案却拥有少许的涂改伪造现象存在。同时，由于早期我国对档案管理存在一定漏洞，以及干部自身的需要原因等，导致在档案信息填写过程中缺乏严谨和规范，从而在审核程序标准不高的情况之下，使这些档案所记录的信息前后不一。其中最为突出的便是学习经历和年龄两个方面。导致年龄方面出现信息记录不一的主要原因拥有两种情况，第一种是在档案当中出现阴历、阳历填写混乱导致;第二种是个别干部因为在早期需要入团或者参军等情况下，按照自身需求将年龄改大或改小所导致。在学历经历填写错误的主要原因则是因为，在职学历和全日制学历方面出现混淆，或者在进修培训经历方面填写成学历而导致的。

（二）存在跳档现象

干部人事档案的建立是为了能对其各个时期所产生的信息进行记录，从而能在日后的使用当中充分了解其个人经历，因此，所归档的档案资料需要达到“前后紧密衔接”，也就是职务方面的任免信息、学历学位出现变化信息、职称的晋升信息等，都需要在档案中全部呈现。但是，在档案整理和记录的过程当中，如果对这些档案资料没有及时收集、整理，或者没有经过规范的转递等，有极大的可能会出现“跳档”现象，从而使档案出现程序或者时间衔接不上的断档情况。同时，在干部人事档案当中，还涉及工资计算和学历学位认证等比较专业的问题，从而使部分管理人员对其中的文件精神或者政策法规难以参悟，最终使档案出现“跳档”现象，也不能够及时察觉，最终使这些问题产生积压且没有有效的办法进行解决。

（三）沒有规范归档材料

在进行干部人事档案管理和维护工作中，想要使工作井井有条，就必须拥有严格的规范性。首先，在形式方面所呈现的问题是用纸方面没有统一使用规范纸张，并且字迹方面呈现模糊现象，以及装订松垮。而形成这些现象的主要原因是在早期档案用纸比较薄，在时间的作用之下纸张容易出现脆裂破损现象。再加上没有牢靠的装订，从而在档案使用过程当中，非常容易发生丢失现象;其次，在内容方面所呈现的问题是，档案之中所需要填写信息的栏目发现没有填写，应当进行本人签字的却没有进行签字，需要经过组织审批后进行盖章的位置没有盖章等，在这种情况之下，对档案的完整程度形成严重影响。

（四）信息化水平较低

在进行干部人事档案管理的过程中，由于该工作项目较多以及传统管理过程中所积存的档案信息不全，从而在对数字化档案管理系统应用的过程中增加了整理难度，再加上管理者自身信息化水平不足，从而使运用数字化管理系统只停留在对档案进行目录制作的阶段中，没有对档案数据采集具体信息，一旦发生纸质档案丢失或损毁现象，便形成了永久性的失去。

三、构建高校人事档案数字化管理体系的建议

（一）提升管理者信息化水平，落实正副本制度

高校在进行数字化档案管理过程当中，数字化管理是否能有效落实，落实的程度是否完好，与管理者自身的信息化水平有直接关系，因此，加强管理者信息化水平的培训是做好数字化档案管理工作的首要条件。但是，提升管理者信息化水平只单单通过培训是不能达到效果的，培训只会提升管理者的计算机操作技术，所以，在培训的同时，还需要加强档案管理者之间的互相交流，将各位管理者在日常工作中所积累的管理经验进行相互传授，从而提升档案管理技能，将之前工作中所遗漏的数字化档案建设工作进行弥补。同时，根据新《条例》当中所指出的正副本制度进行落实，将达到需求的人员群体建立数字化档案之后，将其档案信息进行复制，从而形成档案副本，并分别进行管理。如果其正本档案出现变动，其副本档案也需要做出相应更改。建立正副本档案管理的主要目的是为了确保档案资料的安全性。档案资料的建立是为了能够进行查阅，而在查阅的过程当中不免会出现各种影响档案资料安全的因素，因此，采用正副本档案资料分别管理的方式，能够在副本档案出现丢失且不可追回的情况之下，经过申请后可以将档案资料进行补回，从而确保档案的安全。

（二）做好常态检查和审核，并规范借阅流程

干部人事档案管理工作其本身是具有严谨性的，因此，高校应当设置档案审核小组来进行相应的检查工作和审核，而审核小组应当由多部门进行共同参与，避免出现“独权”现象发生，并对其中的检查和审核进行明确，将管理工作、把关工作、考核工作、审核工作、签字以及负责进行细致划分。当出现干部调任或者提拔之前，需要审核与汇总当事人的档案内容，如果对档案信息存在疑虑，便需要开展相关的调查与核实，从而将之前的“事后补救”现象转变成“事前防范”。同时，应当按照新《条例》所指出的档案借阅流程来开展工作。当需要查阅档案资料时，则需要相关负责人员进行签字和审批工作，当同意借阅并加盖公章后才可进入下一步流程，在借阅的过程当中，需要由2名党员同志同时参与档案查阅环节。按照相关要求，干部人事档案不能对外进行借阅，如果因为工作方面的需求，则需要借阅单位按照相应的审批流程进行借阅操作，同时，按照规定时间将档案进行归还。在进行档案管理过程中，需要完全落实“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”的工作原则。

（三）加大数字化管理力度

运用信息技术对档案进行管理的本质是为了能够对档案管理的效率、安全性进行有效提升。因此，加大档案数字化的管理力度则能有效地产生促进作用。在对档案管理时，需要将档案数据在本单位局域网平台上形成全面覆盖，并且为了对档案的保密行进行提升，应当设置相应的权限划分，将权利授予不同的部门管理人员手中。在材料归档之前由各个部门根据自身的职责对其进行核对，确认之后进行归档，在这种情况下，对材料的统一和权威性形成有效保证，同时，避免出现责任分化不清而出现扯皮现象。

综上所述，在干部人事档案管理过程中，与数字化进行有效结合所能带来的优势不言而喻。但是，由于管理人员自身的心理或职能原因，从而导致数字化管理工作的开展效果并不明显，因此，伴随着新《条例》的下发，高校应当形成重视，着手对当下的管理现状形成改变，正确对待干部人事档案管理工作，制定相应的工作开展对策，保证干部人事档案的安全性、准确性和完整性，通过职责分化的工作形式，让档案管理体系得以完善，并形成互相监督、互相学习的良好风气，促进高校对档案管理工作的完成，推动和提升高校现代化建设。

参考文献：

[1]伍志红，宋晓峰.建立适应高校数字化校园的人事档案管理模式[J].办公室业务，2018（23）.

[2]李云亮.高校人事档案管理系统在“大数据”时代下的建设探究[J].计算机产品与流通，2018（8）.

编辑 李 静