李玉珂 安聪娥

【摘要】本文详细介绍了卷盒侧脊打印模板的生成过程及注意事项，指出该创新提升工作效率精准率、适应性、推广性强的优点。创新了案卷级档案整理卷盒侧脊打印工作的新模式。

【关键词】Excel;Word邮件合并;侧脊

2000年，国家档案局为适应信息化发展，以“细化收集、简化整理”为宗旨，发布了文书档案改卷为件的整理规则。而科技类、财会类等门类档案不在改革范围，仍采用案卷级档案整理方法。案卷装盒中，为节省档案盒数量及库房空间，往往根据案卷内容厚度决定采用不同规格卷盒、一盒装“不等”卷等灵活整理方法。尽管此举可节省一定成本，但笔者实践中发现，现有档案管理软件侧脊打印，仅支持一卷一盒模式，难以满足工作中不同规格卷盒及“不等卷”数量标签打印的实际需求。不少单位则采用将标签内容逐条粘贴、逐条裁剪的方式，不仅浪费大量时间、人力、物力，且难以避免人工操作的失误。

因此，笔者基于简化整理的宗旨，以提高工作效率与准确率为目标，探索了基于办公软件集成应用的智能化打印模式，即通过Excel与档案管理系统间的关联，批量导入档案目录信息，即标签内容;再利用Word邮件合并功能实现标签内容数据与标签模板间的智能关联，最后通过合并新文档形成批量化的统一规格的标签。此次探索创新无需设计专门相关软件，无需使用编程语言等专业操作，便可实现卷盒侧脊标签打印的智能化、批量化打印模式。……