丁传红

随着信息技术的快速发展和社会的全面普及应用，传统的办公模式已经不适应社会发展的要求，已经被计算机和网络技术来实现和代替。但是，由于网络安全、电子文件的法律效力、档案属性等因素的影响，在相当长的时间内电子文件与纸质文件将同时存在，相互补充。这就给我们档案工作提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。

一、编号的统一

归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号方法可最终实现相互间一一对应关系，对保证档案的安全，发挥档案的法律效力，实现档案信息化，提高档案利用效果将发挥重要作用。归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、作者、保管期限、件号等必备项。电子文件的编号应在电子文件形成过程中完成，其年度、作者、保管期限由拟文部门填录，发文序号由文书部门填录，件号由计算机系统按分类方案和排列顺序自动生成。在设计办公自动化系统时，应做到电子文件的归档号能自动生成，实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应。比如：件号：归档文件的排列顺序号。同一保管期限内的归挡文件，按年度一作者—发文顺序大流水编号，即年度内大流水。发文机关采用部门代字内编制发文序号（小流水）时，其作者的排列顺序应按本机关制定的公文处理办法规定的文件代字顺序排列，并依次编制件号。……