刘作民

摘  要：本文简要介绍了“七步工作法”的内容、步骤，阐述了其优点和成效，梳理总结了运用过程中的成功经验。“七步工作法”有利地推动了档案资源建设。

关键词：七步工作法;优点;成效;经验

档案资源建设是档案事业赖以生存与发展的重要基础，也是关系到档案事业可持续发展的重要条件。加强档案资源建设，建立齐全完整、丰富多样的档案资源体系，是档案事业科学发展的要求。在档案实践中，我们探索出的“七步工作法”，具有便利的操作性，有效地加强了档案资源建设。

一、“七步工作法”简介

（一）建立网络。成立以学校分管领导为组长、档案馆长为副组长、各部门主要负责同志为成员的档案工作领导小组，领导小组下设办公室。各单位推荐1-2名责任心强的同志作为兼职档案员，组成全校的兼职档案员队伍。

（二）组织培训。每年对兼职档案员培训一次，培训时间一般为1天。培训内容主要是认识档案工作的重要性、档案意识培养、档案整理的基本技术、档案管理的要求等。

（三）下发通知。发布年度档案收集整理通知。对该年度的档案收集整理工作作出系统安排，让兼职档案员明确本单位的归档时间。

（四）分头收整。各兼职档案员将本单位应该收集的档案及时收集上来，按照要求进行分类，将规定的内容输入档案管理系统，纸质档案装订成册。

（五）汇总审核。兼职档案员将整理好的纸质档案提交到档案馆。专职档案员逐卷逐页进行审核把关。

（六）修改完善。专職档案员对不符合要求的档案提出指导性修改意见，退回原部门重新修订、补充。兼职档案员按照要求修改后，再把档案提交到档案馆。专职档案员再次审核，不达标的再次修改，直至达到要求。

（七）整理入库。专职档案员按照归类顺序将整理好的档案移入库房保存。

二、“七步工作法”的优点

（一）操作性强。“七步工作法”每一步都很清晰，内容具体。对于兼职档案员来说，易学易记，便于操作。兼职档案员往往一人身兼数职，用于学习档案管理知识的时间确实不多。再加上，档案收集整理工作一年一次，上、下次收整的时间跨度长，刚刚学会的上网操作程序、档案分类标准等很容易遗忘。“七步工作法”言简意赅，便于记忆和操作，保证了档案收集和整理的完整性和准确性。

（二）适应性强。七步工作法对于机关、企、事业单位均适用，特别是对于高校来说适应性更强一些。档案收整工作在学校档案主管部门的统一领导下，各立卷单位，按照一定的步骤，经过几次反复，将上年度的档案材料整理后交于档案部门管理保存。“七步工作法”较好地涵盖了这一过程。不论是机关，还是企事业单位，只要按照“七步工作法”的要求去做，就会很好地做到“应收尽收”。

三、“七步工作法”的成效

（一）为档案资源建设闯出一条规范路径。近年来，中央和省有关部门颁发了一系列加强档案工作的文件。其中，加强档案资源建设是一个重要方面。在贯彻落实上级档案文件要求过程中，各档案部门采取措施，取得了较好的成绩。但是，随着新情况、新问题不断出现，档案资源建设方面，还存在着档案收集征集渠道和方式需要进一步创新的问题。“七步工作法”就是在这一背景下，闯出了一条直观、操作性强的好途径。

（二）为“应归尽归，应收尽收”要求，奠定业务基础。早在2006年9月，国家档案局发布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，目的是要做到各类档案应归尽归。2011年11月，国家档案局发布《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，目的是要做到各类档案档案应收尽收。2014年2月，中共中央办公厅发布《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，强调各单位档案机构要做到应归尽归、应收尽收。由此可见，“应归尽归，应收尽收”作为档案工作的一条基本要求，一直贯穿于国家有关的档案文件中。“七步工作法”遵循这一基本要求，将各单位生成的档案，按照规范要求，提交到了档案部门，奠定了有序、高效的业务基础。

（三）为学校档案部门的规范管理，提供技术手段。在实践中诞生和不断完善的“七步工作法”，为档案管理部门依法履职履责、有效管理全校档案事务，提供了技术手段。我校通过实施“七步工作法”，有力地促进了档案资源建设，并在全省高校率先通过“山东省档案工作科学化管理示范单位”的测评。

四、“七步工作法”的工作经验

（一）领导重视和支持是做好档案工作的关键。《高等学校档案管理办法》明确指出：“高校档案工作由高等学校校长领导”，“分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作”。一把手亲自抓，分管领导具体抓，这就从制度上为做好档案工作提供了领导保障。档案工作纳入了学校整体发展规划，纳入单位领导岗位职责，纳入各项工作流程，纳入年度目标考核，与其他业务工作同部署、同检查、同奖惩。档案工作领导小组成员由各部门主要负责同志担任，他们还是各自部门档案工作领导小组的组长。他们对学校负责，也对各中层部门负责。学校领导和各中层部门领导高度重视和支持档案工作，成为我们档案工作顺利开展的关键。

（二）建立一支素质高、能力强、能吃苦的兼职档案员队伍是做好档案工作的基础。各中层单位是档案材料的形成单位，也是立卷归档单位。立卷归档的任务是由兼职档案员来完成的。所以，兼职档案员的素质高低直接影响到档案归档质量的高低。因此，我们在组建兼职档案员队伍的过程中，对兼职档案员岗位提出了明确要求，并提早与各中层单位沟通协调，把那些热爱档案工作、吃苦耐劳、素质较高的人员充实到兼职档案员队伍中。这样的一支队伍，在每年的档案收集整理中，都能够在规定时间内，保质保量地完成归档任务。

（三）档案部门加强业务指导是做好档案工作的保证。档案业务指导是档案馆工作的一项重要内容，是“七步工作法”中重要的组成部分。除了组织兼职档案员集体培训外，更多的是随时的、经常性的个别指导。在每年开始收集整理档案之后，档案馆都是派出专职档案员分组到各中层单位走访，和兼职档案员沟通，有什么问题能够及时解决。兼职档案员还可以通过微信群、QQ群提出问题，专职档案员作出答复，也给有类似问题的其他兼职档案员解决了疑惑。也可以直接打电话咨询，或是双方约好时间、地点，面对面进行交流。总之，通过不同的方式进行指导，保证了归档业务的顺利进行。