齐长钧

摘 要：国家在和谐社会建设中要求行政事业单位提高为民服务的质量，加强公共社会管理，以便取信于民，树立政府及其附属单位的良好形象。而档案管理是行政事业单位日常管理的重要部分，应充分认识档案管理信息化建设的重要性，积极探索其策略，加快档案管理信息化进程，提高服务质量。

关键词：行政事业单位 档案管理 信息化 建设策略

引 言

改变档案管理模式，运用计算机和网络等信息技术实施档案资源的信息化转换，这就是当代的档案信息化管理理念。现阶段国家基层档案管理信息化程度较低，尽管国家在很多领域都实现了高度信息化，但档案存在特殊性，其信息化管理水平较低，行政事业单位也不例外，领导不够重视档案管理信息化建設以及管理手段相对落后、轻视安全保密管理、档案人员素质不高等因素阻碍档案信息化的实施，急需改进和强化。

一、行政事业单位档案管理信息化建设的重要性

档案管理信息化建设是现代社会发展的必然要求，因为在当今社会，经济发展水平以及人们的生活质量都有显著提升，行政事业单位档案管理的手工模式无法顺应时代发展需要，不能满足单位的需求。所以单位的档案部门及人员有必要把握信息化社会的发展机遇，促进档案管理的信息化与科学化建设，并在信息化建设中持续完善档案工作制度，提升档案管理水平。与此同时，加快档案管理信息化建设是单位改革的关键性措施。因为档案管理是单位改革和发展的重要内容，随着单位的发展规模越来越大、业务越来越繁多，只有鼓励改革和创新，使档案管理向信息化靠拢，才能满足单位基本运行需求。在提倡可持续发展的新时代，档案管理不再是简单的抄写、保管，单位档案人员要调动积极性，把档案管理信息化建设视作重要的工作目标和任务[1]。

二、行政事业单位档案管理信息化建设的策略建议

（一）提高档案重视程度，完善管理制度。客观来看，单位的档案管理信息化建设不仅对其发展和职工利益等有影响，甚至密切联系全社会的经济效益，所以高度重视档案管理信息化建设对行政事业单位的发展而言有重要意义。一方面，领导应深入理解档案管理信息化建设对单位发展的意义，将其作为中心工作来抓。例如单位领导要认识到档案管理信息化建设的保密问题，选择在相对隐蔽的、比较安全的地方专门建立档案管理办公室，并注意加固办公室的门窗，确保档案资源的安全和完整。并且要安排专人看管档案办公室，严格检查出入者的身份、权限，做好有关登记工作。另一方面，尽快建立单位的档案管理信息化建设制度，用制度规范确保顺利推进档案管理信息化建设。在建立档案管理制度时必须结合单位的实际情况，在充分了解档案管理现状的基础上制定操作性强的制度，发挥对档案管理信息化建设的指导作用、规范作用。例如把档案管理信息化建设程度视为单位日常考核的一个指标，和单位的责任追究、奖励表彰等内容挂钩，调动全体职工支持和配合档案管理信息化建设的主观能动性，服务于档案管理信息化建设。

（二）改进档案管理手段，保证利用效率。从行政事业单位的档案管理信息化建设要求来看，传统的分散式管理手段不能满足时代需要，应积极使用现代化手段，延长档案的寿命，提高档案的利用效率，从而最大限度发挥档案信息的价值，服务于单位的运作、发展。一是档案人员要把握档案信息管理时效，及时准确地将档案信息录入系统;二是借助计算机实施档案辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代化技术与设备实现实体档案的信息化处理，使文字、图片、声像等资源变成数据资料，做到数据格式档案和纸质档案并存;三是利用计算机与信息技术创新档案管理，对不在保密范围里的档案资源应使用网络信息手段实现共享，面向社会提供高效信息服务，在提高档案工作质量的同时为利用者提供便利，有效使用档案资源。

除此以外，在档案管理信息化建设中要将档案管理系统和单位其他管理系统联合起来，形成一体化管理信息系统，从而综合统筹各部门的信息，共享资源，提高档案管理的系统效益、综合效益。针对那些比较复杂的档案信息应合理分类、标引、管理，同时建立数字化档案库，统一管理单位内外部运行。在档案库的构建中，为保证档案的真实性，档案部门要和其他部门合作，有序开展档案信息化工作[2]。在建成档案库之后，对于单位职工在工作期间的成绩、处罚记录、获奖情况等都要记录在档案里，为职工的考核、奖惩、晋升等提供依据，进一步体现档案信息的价值。

（三）加强安全保密管理，提升工作水平。由于部分行政事业单位的创新意识不强，导致档案管理模式比较落后，所以档案人员要深入分析本单位的信息保密制度，找到其中的缺陷、漏洞，有针对性地完善档案安全保密制度，并专门安排人员负责监督制度执行情况，及时制止、惩处不符合制度的行为，夯实档案信息保密管理的制度基础。除了前文提到的保护档案办公室的安全，在单位的安全保密管理制度得到落实以后要加大审查档案、管理档案的力度，因为行政事业单位的档案有保密、非保密之分，对保密档案要严格制定保密时间、保密制度，过了保密时间之后就没必要浪费太多人力和财力加以管理。

档案管理信息化建设还要保证档案信息的全面性，通过合理设置档案管理系统的检索目录、图像导入、编排系统等功能，完成扫描各种信息的工作。例如在导入档案信息之前要进行审核，如果需要控制权限，就要做好加密处理。另外，在档案管理信息化建设中，软件发挥着重要作用，务必要消除档案管理软件的漏洞，保证安全高效地开展档案信息安全保密工作。档案管理软件处于不断推陈出新的状态，新的版本能弥补旧版本的不足，单位档案人员应及时更新软件。同时使用档案备份、设置防火墙、对软件进行杀毒等措施完善档案信息安全保密工作，提升档案信息的安全性、保密性。最后，单位要定期检查档案管理，及时更新，因为信息化发展速度越来越快，档案管理信息化操作平台需要悉心维护，及时查漏补缺。

（四）加强档案人员培训，提高综合素质。信息化的档案管理工作需要人的输入与维护，所以提高档案人员的素质同样重要。那么单位的管理者应高薪聘请专业素质过硬、计算机能力较强的档案管理人才，建立高效化管理团队。例如在招聘档案人员时就提高准入门槛，尽可能把专业与经验作为考核的主要内容，兼顾他们的道德素质，考察他们具备崇高敬业精神与否。针对单位的老职工就应定期开展档案管理信息化建设培训课程，提高他们的计算机操作能力和信息技术使用水准[3]。还要建立赏罚机制，为单位的档案管理增添活力，奖励兢兢业业的档案人员，惩罚态度不认真、工作怠慢的档案人员，使其自觉学习，发展综合能力与素质。

三、结束语

随着科技的持续更新和发展，信息技术被越来越广泛地应用于社会生活，档案管理信息化已经是社会趋势，对档案本身和构建和谐社会、改进生活方式等均有重要意义，行政事业单位务必要提高对档案管理信息化建设的重视程度，坚持改进档案管理手段，加强安全保密管理和人员教育培训，最终将单位的档案信息资源管好、用好，不断提升档案管理信息化水平，优化档案服务。

参考文献

[1] 汪丽.推进事业单位档案创新管理的几点建议[J].黑龙江科学，2018（10）：56-57.

[2] 阴淑玲.信息化管理在事业单位档案管理中的运用[J].办公室业务，2018（05）：36-37.

[3] 武晓强.信息化背景下行政事业单位档案管理工作的创新研究[J].兰台内外，2017（04）：68.