姜卫杰

摘 要：当前我国科技创新下，传统档案管理工作也发生很大转变，不管是在内容上、方式上还是在管理模式上都有着新的突破和创新。下面文章主要对信息化档案管理体系的构建与实施展开详细的探讨。

关键词：信息化 档案管理 管理体系 体系构建

引 言

事业单位的档案是对其内部具体活动的记录，具有及时性和真实性的特点。它不仅是对事业单位艰难发展历程的反映，还蕴含了大量的历史和社会信息。档案对一个国家或是地区的发展有着至关重要的作用，小至对社会生活的反映和借鉴，大至可影响管理者的决策制定。可见，档案是现下国家和社会发展的必不可缺的一部分。随着信息技术的普及，信息时代已然来临，事业单位的档案作为我国发展建设的重要信息来源，实现信息化是档案管理的必然趋势。

1事业单位推进档案管理信息化建设的重要作用

事业单位档案管理的信息化建设，即是指在开展档案管理工作时，将以实体档案为重点管理内容的模式转变为以信息化形式的档案管理模式，以便于提升档案管理的便捷性与实用性，为事业单位提供更加优质的服务，促进档案管理工作的全面发展。在建立健全档案管理体系的过程中，档案管理部门应该结合信息技术手段的合理应用，创新档案管理工作的研究与合理分析，便于日后对单位档案管理的保存与查询等，进而不断提升档案管理的整体工作质量，完善信息化档案管理体系。故此，事业单位应该高度重视档案管理信息化建设的重要意义，并从多渠道完善信息化建设体系，建立健全档案管理模式，促进档案管理的长远发展，确保事业单位提供信息资源支持。

2信息化档案管理体系的构建与实施

2.1创新信息化管理理念。事业单位若想要创新档案管理工作，逐步实现档案管理的信息化，其中重要的一点是创新信息化的管理理念，从思想意识上实现传统档案管理形式向信息化档案管理的转变。尤其对于事业单位的相关领导来说，一方面需要对信息技术有一定的认可，认识到信息化能够有效地提高档案管理工作的效率，另一方面要对档案管理信息化予以一定的投资，保证其需要的硬件设备，通过加大对新型档案管理系统的引进以及数据库的开发力度，逐步实现档案管理工作的信息化。

2.2建立档案信息共享机制。档案信息的最终目的是为最终决策提供参考，所以建立有效的档案信息共享机制显得尤为必要，同时必要的技术支撑是建立信息共享机制的重要环节。建立档案信息共享机制主要是针对电子档案信息而言，可以通过服务器、网络终端建立相应的云存储平台，设置不同的权限等级和披露内容，从而使得各部门都可以方便快捷地查询自己需要的信息，同时应当建立规章制度和控制软件如水印系统，严格控制文档的流转，确保信息不外泄或被盗用。

2.3提高电子档案系统安全。不可否认，电子化档案管理尽管带来了诸多的便利与优势，但也不可避免地带来了一定的安全隐患，所以相关部门要强化对电子档案的安全管理，针对已有的系统、软件、硬件等，都需要进行有针对性的优化和改造。除了在硬件上的调整以外，要确保从事档案管理工作的技术和理念，也能够做到与时俱进和完善。要根据现有信息化的大方向和趋势，进一步细化档案管理工作的要求与细则，明确各项工作的方案，例如档案管理的分类方法，管控措施等，助力电子化档案管理工作不断提升效率。为了保证档案管理工作的安全性，从根本上来看即为加强单位的网络使用安全以及硬件使用安全。要对服务器展开定期的检查和维护，更新档案的日志情况，做好机房的保护，对设备的情况进行定期维护，一旦发现老化的线路及时加以更换，保證使用的流畅和安全。针对档案管理所使用的计算机，要定期进行病毒和木马的查杀，对其杀毒软件和防火墙软件也要做到定期的更新与优化，避免外来入侵的病毒干扰计算机的正常使用。要保证档案管理的互联网专项使用，避免其他工作与电子化档案管理交叉进行。

2.4加强事业单位档案管理人员的专业培训。事业单位档案管理人员，应该加强信息化专业培训，促进档案管理信息化技术与传统档案管理工作的有效融合。对于一些事业单位中仍然采取传统型纸质档案管理模式的情况，应该引导事业单位进行创新与改革，引进科学化、信息化的技术手段，促进事业单位档案信息化建设。为了进一步提升档案管理人员的整体水平与素质，事业单位应该定期开展专业技术培训活动，加强档案管理人员对计算机技术、电脑操作技能的掌握，提升档案管理人员的整体专业水平。

2.5建设完善的单位档案管理服务设施。档案的信息化建设是建立在计算机技术、互联网等现代化的通信技术设备的基础上完成的，通过新型的信息技术设备实现对档案信息的收集、储蓄、加工、使用和传输。在进行档案管理信息化建设时，事业单位要以自身的实际情况为准，理性采购计算机、打印机、扫描仪等电子设备。同时，管理者要派专人对企业内部的电子信息设备进行统一的管理和使用，实行定期检查，以此保证单位内部电子设备的使用寿命，最大地减少采购成本。此外，事业单位还应当注重对硬件设备统一性的了解，选择兼容性能好、便于日后更新和升级的设备，从而为单位内部档案的信息化管理提供最好的设备资源，更好地实现档案管理的信息化。

2.6创新档案管理方法。事业单位要积极引进先进的管理理念及档案管理技术，顺应分散式管理向集中化管理方向的转变;重视档案管理信息化建设，扩展管理内容，深度应用信息技术和网络技术手段，转变档案管理模式，创设档案共享平台，促进档案信息的存储、管理、收集信息化，并强化档案安全保障措施;在日常培训中着力教授和引导管理人员借助计算机及信息化系统及时更新档案信息，提高档案收集、整理和利用的效率。

结 语

总之，随着信息化水平的不断提高，社会的正常运行离不开信息化的推动。对于事业单位来说，其档案管理工作也需要进行相应的创新，从而不断与时代接轨，推动档案管理工作的信息化就是必要途径之一。信息化背景下，事业单位的档案管理工作效率能够得到有效地提高，从而为事业单位更好地履行工作职能奠定了基础。

参考文献

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