马爱霞

摘要：如今信息技术发展迅速，信息数据的爆炸式增长，使得传统的档案管理模式不再适应现代技术的需求。档案信息化管理则是在运用现代信息技术的基础上，通过国家档案行政管理部门统筹规划和组织，最终对传统的档案管理模式进行改革，提升服务水平。相较于传统术在现阶段还存在着许多的问题，本文就档案信息化管理的内涵、现状以及对问题出现的原因分析，从而提出合理建议。的管理模式来说，档案信息化管理更加便捷、准确、更加有利于管理较大的数据量。但同时代信息化管理技

关键词：档案信息化管理;现状;建议

在整个国家的发展而言，档案工作有着记录国家的历史事件，传承民族的文明的作用。对于个人与集体或者企业而言，档案管理有利于信息与资料的整理与分析等一系列的处理。档案管理随着信息技术的不断发展，大数据、数字经济时代的到来，也在迎接着全新的改变。新理念、新理论、新技术在档案管理工作中的应用，通过提高信息数据管理的科学新、准确性，更加有效地服务于社会，是档案信息化管理工作的必然趋势。因此了解档案管理的几个基本内涵以及其意义，事项档案管理工作信息化的基础与前提。

1档案信息化管理的意义与内涵

档案信息化管理的内涵及其体现的主要特点在于信息技术的应用：实施的主体是国家档案行政管理部门，在相关部门的统一规划和组织下，收集相关的档案资料，数据信息，以信息技术作为媒介进行管理，从而为公众提供服务。档案信息化管理对于现代社会来说是一个普遍的，必然的发展趋势，相较于传统的管理模式，具有极大的优势，所以对于社会发展来说，这样的进步是非常有价值的。档案信息化管理模式相较于传统的档案管理模式有着非常明显的优点，主要体现在五个方面：一，信息技术的应用使得档案信息资料利用价值增高，同时使得档案信息的利用难度降低，从而使得用户对于档案信息的利用更加便捷。二，信息技术应用于档案管理，可以有效地缩短文献的二次加工时间，使档案信息更加具有时效性。三，使得档案的检索更加方便、快速与精确。四，信息技术与互联网有着信息共享的优势与特点，这些技术的应用，极大地提高了档案资料的共享性与传输性。五，借助于信息技术，可以有效地拓宽我们的服务领域。档案信息化管理的现阶段目标主要是提高档案工作的现代化水平，以及增强资源信息的共享性，提高档案管理的效率，节约时间与资源。作为一个新兴的技术在传统学科中的应用，其前途是光明的，但同时它也存在着许多的问题，本文则提出档案信息化管理过程中的一些问题，并提出改进建议。

2档案信息化管理现状

2.1传统落后的观念根深蒂固，限制了档案信息化管理的发展

传统的档案管理模式以“为保管而保管”为主，注重对于资料档案管理与保存，而不注重资料信息的利用。这使得档案丧失其社会价值与经济价值。相关人员在需要档案信息的时候，往往很难找到需要的档案，这正是由于为保管而保管、闭架借阅这些传统落后的思想与行为而导致的。要想充分发挥档案资料的社会与经济价值，就应该积极的将现代信息技术融入到档案管理的过程中去。档案管理工作人员必须加快学习新思想，新理念，新观念，跟上时代步伐，培养创新意识才是档案管理工作持久发展的动力源泉。

2.2资金、技术的投入较少

档案管理的信息化已成为一个不可逆转的趋势，要完成信息化，增强档案管理的科学性，提高档案管理的效率，提高档案史料的社会与经济效益，信息技术设备的投入是必要的。同时，技术设备的更新维护，新的理论、新的管理方法的研究与发展，都需要投入大量的人力、物力、时间与精力，此时必要的资金投入就显得非常有必要。然而现阶段由于资金投入的有限，仅仅依靠政府拨款是明显不够的，档案管理部门应当积极的开辟其他方式，充分利用档案的社会经济价值来创造经济财富，以支持自身的改革、创新与发展。只有有良好的物质保障与支持，才能够使得档案信息化管理的进程顺利展开。

2.3网络的共享性带来信息安全的挑战

档案管理的信息化不可避免的就要将档案资料接入互联网，在信息技术的不断深入的情况下，档案信息的安全性与互联网的信息共享性发生冲突，从而造成了档案信息的保密性受到冲击。一方面，由于档案管理人员专业素质不高，保密意识不强。将档案信息随意的通过网络传播，将其存储在个人社交账号或云存储设备上，从而导致档案信息的流出。另一方面，黑客、病毒等技术性难题，不断挑战着档案信息化管理的进程，档案信息所具有的经济与社会价值使其本身成为利益工具吸引着不法分子的注意。所以档案信息的安全性必须引起管理人员的高度重视。这就要求新的技术与方法能够不断的创新，以抵御外来威胁，为档案信息化管理，创造一个良好的外部环境。

2.4高素质专业人员的缺乏

随着现代化科学技术、信息技术、网络技术、大数据的发展与进步，对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。管理人员也需要跟随时代的进步而进步，要有创新意识，具有专业的管理与应用档案的能力。然而档案部门对于青年人才的吸引力却欠佳，优秀人才留不住，吸引不进来，成为了档案管理行业进步与发展的瓶颈。

3档案信息化管理问题的优化策略

3.1转变传统观念，挖掘档案信息的价值

首先应转变“为了保管而保管”落后传统意识，认识到档案社会经济价值，将档案资料服务于社会。其次要将被动服务转变为主动服务，应该面向社会，多方面联系为不同部门做出相应的贡献，真正的发掘出档案信息的价值。另外还应该加强档案信息的开发利用，加深对于档案信息的研究层次。

3.2将档案信息产业化发展，提供有偿服务

进入信息化的时代，信息的价值越来越得到人们的重视，同时对于信息的要求也逐渐增高。档案信息本身就具有较高的经济价值，所以适当的开展有偿服务，一方面可以缓解档案管理部门资金紧张的问题，促进信息的流通与更新;另一方面，也可以充分调动管理人员的工作积极性，提高管理效率，吸引优秀人才的加入，整体的提高管理队伍的素质。

3.3建立完善的网络安全防护机制，提升管理人员保密意识

档案信息的意义在于其利用价值，所以档案信息的真实性与准确性能够在非常大的程度上影响其使用价值。一方面，应建立完善的安全防护机制，以抵御外部的安全威胁，防止档案信息被盗取，篡改。另一方面，对于档案管理人员的专业素质要求也应该增高。档案信息分权明确，档案信息的修改，必须经过上级的审批确认，所有文档应保留原文件的备份，不做修改时呢，你只读的形式打开，最大程度上降低档案信息被误删、误改的风险。

3.4整体提升管理人员素质

档案信息化管理具有非常强的专业性，要求从业人员具有较高的专业程度，强烈的责任心，细致认真的工作态度以及创新精神。在档案信息化管理的过程中，应当十分重视专业人员素质的培养，提高专业技能，充实档案干部队伍。

4结语

时代在不断的进步与发展，新技术、新理论、新理念的应用，对于传统的职业来说具有非常重大的意义。一方面，有利于传统企业重新焕发活力，发掘其在新时代的新价值;另一方面，新技术应用于传统的职业，也延伸了传统职业的功能与意义。对于档案管理而言，其信息化的过程无疑将使其重新焕发活力。

参考文献：

[1] 李巧兰.浅析高校档案信息化管理工作改革与创新[J].兰台内外，2018（18）.

[2] 吳书军.藏品档案信息化管理工作探析[J].大众文艺，2018（10）.

[3] 王芳，郭丽.新形势下企业档案信息化工作的管理与利用[J].办公室业务，2019（08）.

（作者单位：吐哈油田公司鄯善釆油厂）