程伟涛

摘要：随着社会现代化和信息技术产业的不断发展，互联网在各行业工作中的进一步应用，造成传统的纸质档案管理更加艰难，必须紧跟时代发展，加快档案管理信息化步伐。目前，国内大部分单位档案管理信息化建设仍处于起步阶段，面临着标准不统一、人才匮乏、技术与设备落后等问题。本文通过对近年来机关档案信息化建设实践情况进行思考与探究，以促进机关档案管理的信息化建设。

关键词：机关档案;信息化建设;思考

1 现代化建设中机关档案管理中存在的问题

1.1 档案管理的安全性有待提高

机关单位中的部分档案资料是具有机密性的，一旦损毁、遗失或被外界窃取则会为政府工作带来不必要的麻烦，甚至危害到人民和政府的切身利益，因此档案管理工作必须要确保其安全性。机关单位的档案管理工作较为琐碎和复杂，因此在进行信息化建设时容易忽视档案资料的保密性与安全性，部分档案管理人员认为只要将档案资料录入到带有口令的计算机中便可保证资料不会外泄。更有涉密电脑浏览外部网页和档案移动存储介质在互联网计算机上使用的现象，如此种种行为均会导致档案资料的安全性受到威胁。还有黑客袭击、火灾、存储器件损坏等情况。

1.2 档案管理工具的单一造成了档案信息获取效率较低

在信息化不断发展的今天，机关单位的档案管理工作需要快捷迅速的为单位提供准确且有效的档案信息，而档案信息的获取则需要良好的检索工具。部分机关单位的档案管理人员缺乏对检索工具的重视，在检索一些易混淆的档案资料时无法保证检索的准确性和及时性，因而影响到整体的办事效率。单位不重视档案管理软件的开发，有的虽然购买了档案检索软件或管理软件，但有些软件属于通用性的，缺乏部门的行业特性，对档案分类设置不准确，造成查找困难、效率低下。

2 现代化建设中加强机关档案管理的对策

2.1 领导重视、并建立档案信息化管理制度

机关档案信息化发展的情况与领导重视档案的程度、资金投入程度密切相关，档案管理的一切工作均应取得领导的大力支持，因此档案工作领导小组必须由单位主要领导参与，并把档案建设列入单位重要发展规划。同时要进一步规范档案信息化管理，应当在传统档案管理的基础上制定出符合档案信息化管理的新制度，要保证档案管理工作能够更好地为机关单位服务，发挥信息化管理的优势，从而提高档案管理的水平和效率。机关单位要通过分析档案管理工作的实际情况，制定出短期及长期两个发展目标，确保档案管理信息化建设能够有条不紊的展开。通过借鉴国内外先进的信息档案管理制度，结合自身实际情况，构建出科学合理的档案管理制度。除此以外，机关单位还应建立相应的档案监督制度，以此提升档案管理人员的积极性、主动性和自律性，同时还可确保档案资料不被外泄或损毁。机关单位应当充分利用内部监督机制，避免玩忽职守现象出现，同时还能够及时发现档案管理工作中所存在的隐患并将其一一排除，从而提升档案管理水平。

2.2 强化投入，进一步增强档案安全管理措施

机关单位的档案资料具有一定的保密性，因此必须重视其的安全性，确保万无一失。信息化的档案管理虽然较纸质档案管理更为先进，但却更容易引发档案资料外泄、更改或损毁，常见的如硬盘丢失或损毁、火灾、黑客入侵、计算机感染病毒、人为操作不当而导致的资料删除或坏损等，这些都会对档案资料的安全性产生影响。要解决以上弊端，机关单位应当加强信息档案的保险意识，借助云端存储和异地备份来保证档案资料的安全性，使其在遭受计算机病毒或火灾等突发情况时能够保存好资料并及时得到恢复。利用采集背景信息和元数据作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。通过光笔签名减少在电子档案形成过程中产生的信息失真等问题。利用密码认证解决档案在存储或传输过程中被人篡改或替换的可能性。购买防火墙防止其他系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出，保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。利用防写措施将电子档设臵为“只读”状态，用戶只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，利用只读式光盘（CD-ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息，给U盘和移动硬盘进行加密，这些可以有效地保护电子档的原始性、真实性、完整性。要完善档案库房十防措施，并定期进行检查，确保库房档案资料的安全性。

2.3 开发出有针对性的档案管理软件

档案管理信息化离不开档案管理软件，档案管理软件的科学合理性，决定了档案在日常利用效率的高低。因此，机关单位在档案管理软件开发过程中，要强化前期调研，要有强烈的针对性，让档案管理人员全程参与进来，确保档案管理软件是对单位量身定做的，能对信息档案准确分类，能对单位业务进行精准识别，能够多角度反映档案卷宗内容，并要实现多种逻辑组织信息检索方式，以便后期快速、方便的查找和利用。

在现代化信息化飞速发展的今天，机关单位的档案管理工作迎来了新的挑战。在档案管理信息化建设的道路上，档案管理人员应当认清自我，自我加压，不断强化学习，通过培训、交流、合作、创新等多种方式来推动信息化管理建设的完成。

参考文献：

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（作者单位：河南省石漫滩水库管理局）