肖艳梅

【摘要】：随着社会信息化进程的加快，档案信息电子化已成为档案利用工作发展的必然趋势。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对，我们要不断学习科学知识，逐步掌握信息技术为档案工作服务，通过电子信息网络为用户提供服务，建立健全档案服务机制，促使档案管理自动化、系统化，更好地发挥档案工作在构建社会主义和谐社会的重要作用，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，为人社系统的事业发展服务。

【关键字】：信息电子化档案建设管理工作档案部门

所謂档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式成为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案信息电子化兴起于近10年间，主要以文书、电子信件、电子报表、电子图纸等形式出现。与传统纸质文件比较，电子文件不再受时间和距离的影响，随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，档案信息的计算机化、现代化成为档案界关注的热点。电子档案是未来档案管理的必然趋势，加快档案信息电子化系统

建设，是提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。作为档案管理人员，如何适应新形势下档案管理工作，是摆在我们每个人面前的挑战，本文仅就档案信息电子化的建设和和管理谈点粗浅的看法。

一、当下档案信息电子化的现状

1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2、目前至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆（室）藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。

二、创新档案管理和服务手段

1.建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门可以充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。

2.建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

3.电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。简化了工作程序，节约了人力、物力和资金。

4.开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

5.开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，是行之有效的好措施，应该推选并逐步完善。

【参考文献】：

【1】档杨公之主编《档案信息化建设导论》，中国档案出版社2010年版

【2】王荣国、李东来《数字图书馆的概念形态及研究范围》《图书馆学刊》2001年05期