刘英

如今，信息化发展日新月异，面对强大的社会信息互联网络热潮，对于拥有社会信息资源重要组成部分的档案工作，加强档案信息互联网络的研究和建设，以满足社会日益增长的档案信息需求，确保档案事业健康持续地发展，将有着十分重要而深远的意义。

一、档案信息化建设的重要性

档案信息化指的是档案工作的现代化，就是通过现代通信技术和设备，将众多档案管理的计算机联接在一起，组成庞大的多媒体信息互联网络，实现档案信息资源的高度共享。这是社会发展的客观需要，也是档案工作发展的必然趋势。

1、必须面对的新挑战。进入新世纪新时代，档案工作已由封闭状态向开放性转变，档案馆服务的对象也由单纯为政府工作查考服务转向为政府宏观调拨和科学决策为主，并为广大杜会公众服务上来。为适应时代和社会发展的需要，档案馆工作的重心应从过去的档案实体管理转移到档案信息管理上来，要把静态性的档案信息用先进的网络设施传输出去，使之服务于社会，服务于现代化建设，实现其社会价值和经济价值。这就要求档案以较高的信息存贮、处理和输出速度，高质量地为社会服务，以满足政府和社会公众不受时间和空间的限制而快速获取和沟通所需求的档案信息。

2、信息社会发展的迫切要求和机遇。信息资源作为杜会生产的主要资源，它的开发和利用成为生产力发展的重要体现，而人们的人力和时间也更多地花在计算机的交谈和处理上。日新月异的网络技术体现出信息交流的快速性、傳播和联系的广泛性、用户交流的自由方便性、通信交流的保密性、提供服务的多样性等特点，这对传统的信息交流形式产生了革命性的影响，同时也对拥有社会重要信息资源的档案部门提出了严峻的挑战。因此，档案信息只有踏上网络化的快车，才能适应信息网络时代的潮流，推进档案事业的健康发展。

二、档案信息化建设的优越牲

1、方便档案的利用和开发。档案信息网络是一种管理系统，使档案信息的远距离传输成为现实。由于计算机网络的地点遍布各地，这就为档案的开发利用拓展了空间。任何一位利用者，在任何一个地点只需要有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统快速、准确地查阅自己所需要的哪怕是千里之外的档案馆中的档案信息，大大提高档案信息的社会利用率，真正快速有效地实现档案信息的潜在价值，更好地为经济建设和社会发展服务。

2、有利于档案信息管理。随着社会主义现代化建设的迅猛发展，档案数量急剧增加，载体种类丰富繁杂，这要求有现代化的保管场所和技术手段，而原有的那种传统管理模式已难以满足需要。由于计算机具有体积小、贮存最大、形象直观等特点，能方便地进行存贮、显示和打印，特别是能将档案中保存的某些珍贵档案进行储存与管理，以保护原件，减少档案原件在查找利用中的磨损，延长档案的使用寿命。再者，实行档案信息化之后，便可将分散的档案信息资源进行宏观规划协调，统一管理，有效地避免档案管理上的不规范，不统一问题，实现档案管理的规范化和标准化。

3、便于档案信息资源共享。由于受自给自足的传统档案库、藏书楼的收藏观念的影响、当前的档案工作仍缺乏宏观规划和管理，各自为政，自我封闭，不求合作，致使馆与馆之间出现档案信息的重复。不仅如此，在知识爆炸的信息社会，每个档案馆都不可能对所有材料网罗齐全。而实行档案信息化之后，馆与馆之间，便可以互通有无，进行资源共建，资源共享，避免重复劳动，减少不必要的开支。

4、便于协作共享。档案信息化之后，各档案部门之间可以用网络的观点来指导收集、征集和管理工作，从客观上加强规划协调、分工合作、最终建立起合理的、有序的、科学的、经济的馆藏体系，这个馆藏体系高效低能耗、功能齐全而且功能互补。不仅如此，档案的查阅由以往的人工查阅转为网上查阅，不仅速度快，而且查全率和查淮率也高，大大提高档案工作效益。这样，就可以让档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来，拿出更多的时间和精力去从事档案的其它工作。

三、档案信息化建设存在的问题

1、软件互通兼容不够。由于各档案部门在档案管理中应用计算机型号各不相同，使用软件种类繁多，没有统一的规范和格式，势必造成软件不兼容、数据输入方式不统一、著录格式和著录项目不符合标准，检索语言不规范等问题。这种计算机在档案管理上各自为政的情况会给档案信息的网络化建设带来许多困难，大大制约档案信息的网络化进程。

2、认识不足、重视不够。上至主管部门的领导下至档案部门中的管理人员，往往认为网络技术的发展与己无关，满足于现行的档案管理方式，只把应用计算机单纯看成是提高业务工作效率的手段，而忽视其对档案信息资源最大限度的开发和共享所能起的作用，对档案信息网络缺乏紧迫感、使命感、责任感。

3、容易出现失泄密。档案信息一旦上网，任何一个网上用户都可以全方位、全时段利用、下载、复制，甚至更改网上信息。不仅如此，网上“黑客”的出现和计算机病毒的侵袭，也严重威胁着网上档案信息的安全，使网上档案信息的真实性、准确性失去保证，甚至还有可能给人造成误导，带来无可挽回的损失。

4、缺乏技术人才。网络的建设靠的是掌握高、精、尖信息技术的人才。没有足够的、具有一定水平的信息人才，实现档案信息化只能是一句空话。目前，我国档案人员队伍的专业结构，学历水平虽巳有了明显的改善，但真正懂得现代化信息处理技术、能进行文献加工，又具有开拓精神，敏锐把握信息的人才却很少，现代档案馆需要的是既能熟练掌握档案专业知识，又能精通信息网络技术的 “双料”人才。因此，培养档案馆人才的总体素质和知识结构，是摆在我们面前的一项艰巨而紧迫的任务。

四、档案信息化建设的对策

1、提高认识，转变观念。在制约档案信息化建设的诸多障碍中，认识的落后、观念的滞后，无疑是最大的障碍。有关档案部门的领导应该自觉提高档案信息化建设的重要性、必要性和紧迫性的认识，切实把档案信息化建设提上议事日程。各档案部门也应该彻底摒弃各自为政、求全发展的收藏观念和自我满足、档案资源私有的狭隘观念，树立大档案意识，认真做好档案的收集、管理和利用工作。

2、健全法规标准。“没有规矩不成方圆”。档案信息网络建设由于其开放性和系统性等需要制定法规和标准去规范有关行为，只有这样，才能保证机读资源的安全和网络建设的工作质量，避免出现数据输入方式不统一，软件不兼容等问题，避免出现无章可循、重复繁杂的混乱局面，促使档案信息数据库的建设少走弯路，争取时间和工作上的最大效益。同时，档案信息化建设还应在立足我国国情的基础上兼顾与国际标准接轨，为走上国际档案信息高速公路创造条件，为“档案，图书、情报一体化”奠定基础。

3、确保信息安全。由于档案信息网络建设具有系统性与开放性，又由于网上人员成分复杂，会给档案信息网带来病毒和非法访问等问题，严重威胁档案信息网的安全。因此，档案信息的安全维护和加密是十分必要的，例如，在档案文件著录时，设定每份文件的密级，在密级管理中根据用户的级别设定用户的权限，给不同的用户以不同的密码等。只有解决好这一问题，才能保证档案网络的畅通，杜绝档案遗失，泄密等问题的发生，有效地发挥档案的社会作用，真正实现档案信息资源共享。

4、强化业务培训，提升技术水平。现代网络技术是一项技术性、专业性很强的工作，专业人才至关重要。为此，档案部门必须改变保管人员过多，人员结构单一的现状，密切注意档案专业与网络技术的结合，加强对档案网络人才的培训，培养一支业务上精、技术上硬的高素质专业人才队伍，为档案信息化建设提供人才支撑。