张冰新

摘要：干部是医院经营管理工作的核心，相当于人体的骨架，起着支撑医院运营的功能，干部档案在干部工作过程中发挥着越来越重要的作用[1].干部人事档案是干部的“识别卡”，包含着对干部的经历、思想、品性等方面的评价，是全面了解和准确任免干部的重要依据，国家人事管理体制改革的深化和医疗卫生体系改革的不断推进，要求医院对干部人事档案管理投以足够的重视，做到任人唯贤，职才相应.文章就医院干部人事档案的保管和利用进行了讨论，提出了一些问题以及相应的解决办法.

关键词：档案保管;档案收集;人事管理;存在问题;改进措施

中图分类号：G275  文献标识码：A  文章编号：1673-260X（2019）07-0128-03

干部人事檔案是有关部门记载的关于干部经历、业务能力、政治思想、品德作风、工作表现及实际成绩等各方面内容的历史的、全面的、详细的个人资料[2].干部人事档案管理工作的规范化、标准化是医院组织架构和人员任免科学化、合理化的保证，加强对干部人事档案的保管和利用制度，对于医疗改革不断深化背景下的医院而言有不同寻常的意义.

1 档案保管与利用的重要性

干部人事档案管理的主要目的一定程度上就是为了开发档案信息源，提供干部人事档案[3]，为高效组织医院的干部人事任免工作及医院正常医疗工作服务，这是医院的干部人事档案收集、整理、保管和利用的主要目的.首先，对干部人事档案实行规范化管理是医院人事任免的主要要求之一，也是正确任免干部人才的依据之一.其次，有序的档案管理便于开展保密工作和档案的调阅和归档方便对档案的调阅和管理.最后，有序的档案管理还有利于对干部人事档案进行统计，统计干部人事档案信息也是对干部人才进行管理所必需做的事情，通过统计分析才能知道组织内部存在什么样的人才，从而通过详细的研究分析将其置于合适的岗位上.

我国的医疗水平相比于其他国家存在一定的差距，在医学人才的数量和质量上，也暂时没有达到世界发达国家的平均标准，人均医疗资源十分有限.标准化干部人事档案的管理能够更好地发掘和利用医院干部资源，推动医院管理工作的开展，使有限的人才资源能够发挥出最大的效用，减少由于干部人事档案管理存在缺陷带来的人才浪费.

同时，我国的互联网普及率已经达到了很高的水平，网络信号几乎能够到达所有区域，互联网技术的应用技术也已经相当成熟，并且还在不断向着更深入的“互联网+”发展和改善.互联网在为生产生活带来便利的同时，也不可避免地出现了一些以前没有的问题.在医院干部人事档案管理中，有的干部档案涉及比隐私还要重要的机密，如果不能仅仅使用一般的电子档案形式进行保管，不仅容易造成干部个人隐私暴露，也会令重要机密发生泄露，给国家和社会造成重大财产损失，所以，在干部恩施档案管理工作中，首先要应用互联网，重点则是利用好互联网.

2 干部人事档案保管和利用存在的问题

2.1 档案管理不受重视

不管是医院领导还是基层的档案管理人员，对干部人事的档案保管和利用工作都没有给予足够的重视.从医院领导的层面上，对干部人事档案管理工作持着可有可无的态度，甚至有些领导为了裁减支出，将档案管理人员的员额进行压缩，此外，对档案管理人员没有相应的培训教育支持.这种主观认识的产生主要是基于干部人事档案管理产生作用效果的时间线过长引起的，在经济发展和生产生活节奏都追求极速的社会氛围中，对于不能立刻带来利益的事物很少有人投以关注，医院的各层领导首要目标就是实现医院的盈利，同时给社会公众提供更优质的医疗服务，对于干部人事档案管理这种潜在的影响因素没有很好地预见.

在基层档案管理人员的层面上，首先体现为专业技能水平较低，档案管理方法落后，导致档案管理部门整体运行效率低下，阻碍了其他部门对干部人事档案的调用，进而影响医院整体上的工作效率.基层管理人员对干部人事档案管理工作不上心主要有两个方面的原因，第一是上级领导的不重视，直接引起了他们对这一工作的不重视，上级领导是一个团体的掌舵人，把握着团队发展方向，其思想和意见对下级成员的思想和认识产生直接影响.第二方面则是干部人事档案管理工作难以深入，做不出明显的成果，缺乏及时反馈，使得多数医院的干部人事档案管理停留在了表层的简单整理内容上，这种表面工作单调乏味，难以使档案管理人员始终保持工作热情，但是工作人员有没有能力对档案关键信息的进行挖掘.

2.2 档案内容失真

干部人事档案主要是对干部人事相关信息和工作表现形成的记录，为事业单位进行干部选拔提供参考依据[4].当前，我国人口的社会流动性大，尤其是高素质高学历的人才的流转尤为活跃.伴随而来的就是档案管理上的混乱，发生了很多篡改、删减或者虚报档案材料的现象，使得某些档案材料的内容与干部本人的实际情况存在很大的出入，势必导致用人失误.

干部人事档案内容失真除了由于干部本身的道德问题造成以外，档案管理人员也应当承担一部分失职的责任，档案管理混乱的直接原因中就有档案管理人员失职的因素存在，他们对档案管理的忽视给了干部篡改履历的机会，其次是他们没有对档案所有人的新履历进行必要的审查就直接录入干部人事档案记录中，造成不真实的档案信息源影响到档案的客观性.

2.3 档案管理缺乏规范

由于没有得到相应的重视，医院的人事档案管理人员通常是实习的高校学生或者通过社会招聘的兼职人员，不能同时具备医疗基础知识和档案管理知识，有的甚至两种知识都不具备.再加上缺乏先进的档案管理规范，这些业余的工作人员不可能实现档案的规范化管理.而且这些类型的人事档案管理人员具有很大的流动性，进一步恶化了档案管理的混乱以及人事档案信息的失真，缺乏责任心和相应的管理技能，没有专门的档案管理人员，则阻碍原本已有档案管理规范的推行.

具体而言，档案管理缺乏规范性首先体现在档案制作材料的采用上，档案的案卷皮以及档案盒要求使用无酸纸，纸张必须符合一定规格，但是目前档案的制作管理人员并没有严格按照要求制作.其次是干部人事档案的案卷质量不足，在档案材料中，包含的内容多为个人的经历、政治面貌以及相关的社会关系的流转，仅能对干部个人的思想和阅历有粗浅的了解，不足以作为支撑干部人事任免和考评的依据，最后是医院干部人事管理游离于业务部门之外，导致干部人事档案的管理工作缺乏必要的监督，加剧了档案的失真和管理混乱.

2.4 数字化程度低，电子档案安全系数小

当前干部人事档案管理工作的效率的低下，有相当一部分原因在于档案管理的数字化程度太低，计算机网络技术发达的今天，还在采用传统的纸质载体的档案管理工作，不仅需要耗费大量人力物力，而且调阅和归档问题也会因此变得复杂，降低工作效率，同时档案的毁损灭失风险也因此大大增加，但是在干部人事档案管理工作中，如果已經编纂出电子档案，却未能好好保管，同样难以确保干部人事档案的保管和利用的安全性.

互联网技术与其他工作相结合，已经是当前的技术发展的潮流，也是提升经营管理效率的重要手段，干部的人事档案管理是一项有规律的工作，完全可以由计算机完成其中的大部分内容.而人事档案管理系统的应用，在初期成本的投入上相比于传统人工管理要大，阻却了目光不够长远的领导层的选择，档案管理工作人员的计算机使用技能不足以及对于计算机系统的不信任则使得有战略远见的领导层也无法将档案管理工作信息化.

3 干部人事档案保管和改进的四项措施

3.1 提高对档案管理工作的重视

从领导到档案管理工作人员对档案管理工作的不重视，是当前档案管理工作在人的方面面临的重大问题，属于主观因素，需要由相关人员在主观态度上做出改变，从领导层面上医院高层领导应高度重视档案管理，要从医院长久发展的战略高度出发，认识到其在人力资源管理中的重要地位[5]，各级领导应当做好三点措施，首先是要有明确的管理计划，要及时传达并要求学习各项文件，明确其精神，制定和并保证认真实施年度计划，其次，以一点带动全面的方式，用少数高素质管理人才带动整体档案管理人员的工作能力的提升.最后，还要求改善档案保管条件，尤其是对于纸质档案的保管，要求更为严格.

干部人事档案管理是培养和选拔干部队伍的重要依据，关系到医院人事任免，除了上述三项措施以外，各级领导还应当为人事档案管理预留足够的经费，根据编纂的人事档案管理部门年度预算表，为人事档案管理部门提供合适的预算，以此作为医院人事档案管理部门内部员工奖惩制度、员工培训与学习以及员工定期团建活动的经费.干部人事档案管理人员提升对档案管理工作的重视，应当主动要求学习干部人事档案管理技巧，对干部人事档案的内容进行深入探索，发现干部人才的各种优势和长处，根据不同干部的不同性格，研究其适合的不同岗位，为上级领导的人员任免提供参考意见.

3.2 档案内容精确化

档案内容失真不利于干部的人事管理和调度，所以，应当对干部的人事档案进行全面的排查和整理，发现其中的错误部分应当及时按照有关规定进行校正.减少由于档案内容虚假导致的人事调动上的错误，保证有才能的人能够得到相应的职位去发挥其才能，避免尸位素餐者的长期霸占职位而无所作为，也是对干部诚实信用品性的校验.

对干部人事档案的全面审查应当从事实出发，通过各种方法对干部的关键履历进行验证，保留其中的真实部分，对于过分夸张或者虚报的不实部分应当予以删除，该项工作应当得到上级领导的认可和支持，选择公正、有责任心、逻辑缜密的档案管理人员进行.同时这也是对干部的队伍的一种政治审核，对于品行不端的干部，应当及时清理，撤销其干部人事档案，不能让这些实际能力不足的人成为医院的管理者，以免造成人事任免错误引起的医院经营管理损失.

3.3 严格干部人事档案的管理制度，提高档案管理人员的执行力

干部人事档案管理工作混乱的原因首先是缺乏相应的管理制度，档案管理人员的执行力低下，所以，对医院的干部人事档案的有效性管理，应当首先从创制优良的规章制度，提升档案管理人员的执行力为首位.提升档案管理人员的执行力，需要对他们进行相应的专业技能培训，提高他们的专业技巧，从而使档案的管理工作能够顺利进行.

优良的规章制度应当明确干部人事档案管理的每一个岗位的职责，以及履行职责需要注意的问题，不履行职责的后果等内容，要求以书面形式使干部人事档案管理人员的权、责、利之间实现统一，做到有权必有责，负责才有利.各个岗位管理职责经过规章的明确后，干部人事档案管理工作人员应当严格依据规章该制度执行工作，不渎职，不越权，及时完成交付的本职范围内的工作.在做好各自的分内之事后，应当协助进度较为落后的同事的工作，养成相互帮助的习惯，提高部门整体的执行水平以及管理人员得单人执行能力.档案管理人员不能因此而养成拖沓指望同时帮助完成工作的习惯，为避免这一情况的发生，绩效制度的引入就变得十分有必要，协助他人完成工作的档案管理人员，应当获得相应的合理报酬，以此鼓励其始终又快又好地完成本单位的工作，提高其积极性.

3.4 建立数字档案管理系统

为了提高医院的工作效率，合理安排各个工作岗位，经常需要调动干部人事档案进行研究分析，纸质档案不宜经常调阅，否则容易发生破损，造成不必要的维护费用，再加上当前网络技术与计算机技术发达，智能云计算与大数据分析技术也开始迅速升温，建立数字档案不仅有利于提高对干部人事档案的分析，也能加强对干部人事档案的管理，提升档案的管理工作效率.

在数字档案管理系统中，应当分为不同的管理权限以及管理代码，对应不同的档案管理人员，并且还用当有追踪功能，监控档案管理人员对于档案的修改，防止担纲管理人员滥用职权，收受他人财物而故意伪造干部人事档案，透明化干部人事档案管理工作.数字档案管理系统还应当有数据分析功能，即云计算技术在数字管理系统中应当有所应用，为人事部门任免干部推荐适宜任职的干部人才，提供相关的对比，方便人事任免，提高人事任免的科学性.

4 结束语

医院的干部人事管理不仅关系到医院本身的发展和延续，也关系到患者的生命健康安全，干部人事档案管理工作则关系到医院在干部任免上是否准确，所以在一定程度上，干部人事档案管理工作是医院自身的基础之一，必须给予足够的重视，建立和完善干部人事档案管理制度，规范化档案管理工作，减少干部人事档案中的虚假内容，着重挖掘出干部人才的适用面，保障档案管理工作高效进行，使医院的干部人事任免工作科学化、合理化、高效化.

参考文献：

〔1〕刘谦谦，倪丽娟.干部档案内容失真问题的思考[J].兰台世界，2016（2）.

〔2〕赵淑红.干部人事档案材料整理工作研究[J].兰台世界，2014（s1）：143-144.

〔3〕赵金卓，朱俊.浅谈医院干部人事档案整理的重要性[J].基础医学教育，2004，6（2）：208-209.

〔4〕方文蓉.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2018（04）：16-17.

〔5〕张斌.试论医院人力资源管理中的档案管理[J].经济师，2016（2）：262-262.