浅析事业单位档案管理信息化建设的意义和方法

2019-09-10刘敏

学习与科普 2019年9期

刘敏

摘要：随着社会经济和科学信息技术的不断发展，对事业单位档案的建设也提出了建设信息化的档案管理的要求。事业单位档案管理信息化建设，不但能够合理的安排档案管理人员的工作，提高档案管理工作的实效性，而且还可以发展扩大事业单位人才队伍，加强事业单位档案管理人员的教育培训工作，从而不断顺应信息化时代的潮流，满足社会经济不断发展的内部需要。本文主要通过档案管理信息化的概念与要素，事业单位档案信息化建设的意义，事业单位档案信息化建设的方法三个方面来探究当前事业单位在档案管理信息化建设中存在的问题，更深入探究事业单位档案管理信息化建设的意义和方法，以实现档案管理信息化建设的发展和完善。

关键词：事业单位档案管理信息化建设意义研究

前言：

事业单位档案管理中有时会出现档案丢失，查找麻烦等繁琐问题，导致工作效率不能很大程度上满足广大人民和单位管理的需要。信息和数据，知识的区别不是绝对的，这取决于时间和空间。民政局、公安单位、医院等为人民群众服务的便民系统都依赖于强大的网络技术，因此事业单位的信息化管理在信息化和网络化高度发展的今天尤为必要。

一、档案管理信息化的概念与要素

事业单位档案管理信息化主要是指在保证事业单位档案的基本内容的前提下，在信息化社会用计算机、互联网等对档案本身的基本内容和档案的外在形式进行高效率的信息整合，从而形成以互联网为媒介的电子化信息档案。所谓信息是数据经过加工处理后得到的产物，并通过更细致的处理，成为管理决策的基础和依据。信息化既是一种现代技术的应用，又是指对象或领域因信息技术的深入应用所达成的新形态或状态。这种信息化的管理方式相比较于传统的纸质档案管理，既然能够降低管理的成本，又可以更快速便捷地进行档案内容的查询与修改，于档案管理人员和被管理档案当事人而言，都提高了工作的效率，带来不少便利。在现代社会高度网络化发展的新形势下，档案对于当事人和事业单位的意义不言而喻，加强事业单位档案管理的信息化建设是社会进步与发展的必然趋势，而且对于事业单位进行人才管理、团队管理、薪酬管理工作的优化极富现实意义，档案管理的信息化建设在事业单位人才管理机制的优化中发挥着不可替代的作用，对于事业单位更有效地进行职工人员的教育培训与业务考核有着积极的作用。基于我国当前事业单位档案管理信息化建设与发展中存在的些许不足之处，需要加以改善，以更好地促进档案信息化管理作用的有效发挥。

二、事业单位档案信息化建设的意义

随着计算机、互联网以及云计算技术发展的日益完善，信息化和网络化影响着、个人、企业的方方面面。作为信息化和网络化高度发达的国家之一，事业单位也受信息化发展必然趋势的影响，使信息化和网络化很大程度上改变着它的管理环境。信息化管理在事业单位管理中的影响越来越大，也越来越关键。正如学者马丁说的那样：“如果没有信息这一关键资源的不间断流动，我们所在的世界很快就会陷入困境。无论是商业领域、工业领域，还是其他领域，都会越来越依赖信息和通信等能动因素。

事业单位信息化管理个人和组织档案的意义在于，可以借助于自动化的办公设备和计算机系统实现档案管理的信息化等其他办公内容和综合事物的处理。这种信息化管理方式不仅提高了事业单位的工作效率，使档案管理实现了数据和资源共享，使事业单位的工作模式不再受时空的限制和约束，同时便利高效的工作方式很大程度的提高了工作效率，使事业单位的工作人员有更多盈余时间全心全意投入到为广大人民群众服务的工作中去。

三、事业单位档案信息化建设的方法

1制定单位的档案管理信息化的总体规划

信息时代的竞争，不是劳动生产率的竞争，而是知识生产率的竞争。数据和信息是不可分离的，数据是信息的表达，信息是数据的内涵。信息经过提炼，找出变化知识，就成为创新知识。所以，基于知识的竞争，最终表现为数据竞争。在大数据时代，一切都能量化，一切都可以预测。在信息化的大数据时代，事业单位要把握信息化档案管理的机遇，积极迎接挑战。顺应时代潮流充分认识到大数据时代为实现管理信息化为振兴中华提供的绝佳机遇。

2逐渐实现档案管理的信息资源数字化

事业单位可通过云计算提供的计算力资源服务，自主选择自己信任的云计算服务提供商，让云计算把档案管理的过程实现自动化并对其进行监督检测，发现异常情况及时发送警告信息，甚至自动做出对策处理方案。

电视台也承担着创造社会价值和经济价值的功能，因此，它的工作职能划分较多，不同的岗位具备不同的特点，对人事档案管理的信息化要求也比较高。

3实现档案信息传递网络化

进入21世纪，信息化网络化对社会发展的影响可见一斑，广泛应用和高度渗透的信息技术都在要求着事业单位及时更新观念争做时代的领头羊，也号召着事业单位完善网络化的基础硬件设备和软件设施建设，为实现信息化档案管理提供有利条件。

4档案信息化应做到标准化、规范化

管理的标准化规范化离不开事业单位有计划有组织的统一指挥和协调与分工。其核心在于加强事业单位管理者于档案管理者及职工的关系，让档案管理者熟练掌握运用计算机信息化管理档案的技术，调动他们的积极性。从而实现统一的档案信息化管理目标。

例如电视台工作，还可以结合其工作特点，不断提高专业技能，积极学习电视台专业对口的各项知识，熟悉各个环节的工作，只有这样，才能使档案管理工作有条不紊，更好地为档案使用者提供优质、快捷的服务。特别还要加强保密性的教育，为电视台的人事管理工作提供坚实的保障。

结语：

无论从国家地区，还是从社会和事业单位自身而言，信息化是一个培育、发展以智能化工具为代表的生产力，并让它为广大人民幸福和利益的过程，是一个造福社会的历史过程。事业单位档案管理的信息化是一个富有效率和效益，是一个利人利己接受时代挑战的伟大事业。

参考文献：

[1]孙艳. 事业单位档案管理信息化建设问题的若干研究论述[J]. 信息化建设，2016（07）：17.