郝梅丽

摘要：在我国科学技术的不断发展下，在对各类档案管理的过程中，日渐广泛地运用到数据库信息技术。通过数据库在档案管理工作中，将庞大的信息量根据相应的数据模型整理与组织，来对档案数据的保管、检索和查阅等，以让用户获得更加准确及时的操作，方便数据信息的管理和应用。本文针对数据库在档案管理中的应用作出具体的分析。

关键词：数据库;档案管理;应用

在现代科技的高速发展下，对档案的管理和保存，己成为信息化技术的主流形式，而传统的手工式管理方式早己不能达到现阶段技术发展需求。随着计算机技术的普及與应用，各企业数据信息的管理方法，通过计算机技术获得了管理效率上极大的提升。利用计算机信息网络技术，构建电子档案体系，形成对数据集收集、储存、加工和查询传递等多种途径形式的运用功能。在对档案数据的科学高效管理系统的建立中，对现代信息数据管理规范化充分的体现，对档案管理的便捷性和信息服务水平作出了很大程度的改善。应用数据库对档案信息的管理过程中，应着重分析档案数据的技术性，也是现阶段不断对档案管理进行研究的未来方向，基于此，本文作出对此深入的探究。

一、在档案管理中数据库应用技术的不足分析

随着各企业运行的发展和壮大，在不断增加其自身业务量的同时，也相应加剧了各项档案的资料信息。因此如果只依靠传统的手工管理方式，来对信息资料的收集和整理，显得极其的繁索，也需要消耗大量的时间，也使得对档案的管理和运用显得十分困难。故而现代数据库管理软件的出现，为档案的管理和应用作出了极大的改革，大幅提升了档案信息的管理过程和服务能力。通过对以往纸质档案进行对现代数字信息的转化，使得以虚拟状态存在的信息存档，将档案的载体与信息存诸进行有效的分离。基于此，我们要对档案信息传递时，只需要通过对网线路数据的传递。平时工作操作使用的也是载体的复制品，以对原文件的保护。和传统纸质档案管理不同，利用数据库技术进行对档案信息的收集、归档，保存和管理时，除了要求管理者要拥有专业的档案管理水平外，还应具备对数据库及现代电子计算机技术有相应的了解和掌握。如若从事档案信息的管理者，缺乏先进的电子信息知识结构，则很难完成对信息数据的录入，也容易造成错误的信息储存。

二、在档案管理中数据库的应用分析

（一）对归档资料的后期管理

很多外企公司可能会涉及到大量的外文资料，在归档方式上，存在与国内资料归档方式上较大的差别。且因为原文件可能有手工描述的内容，因此在对信息录入时因为字迹不够工整等原因，造成电子信息的录入变得十分困难，也较易形成错误信息的收录。在通过引用现代数据库和管理方式后，可以对资料目录进行一次性的输入，除了可对外文书写问题的自动检阅外，还可以利用一些翻译软件，对输入目录信息的中文信息的正确翻译，对信息归档和录入速度有了极大的提升。例如制定信息资料的编号时，可以通过对重码情况的自动检索，因为相同编码在数据库存档中不会出现，而如果是人工收录时就较难对此错误的避免。

（二）对档案保存与利用时矛盾的缓解

因为和历史文物的保管形式不同，档案信息的管理不具有详细的反映过程，只是对资料信息单纯的记录和储存。另外常常只有一份仅有的原稿件，使得档案的资料管理变得十分重要。随着后期对档案信息不断的查阅读和使用频率的增高，也日渐形成对档案资料的破坏。因此使得对档案的使用和保管两者功能之间存在很大程度上的不利性。因此如果在数据库存入时，通过以全文数字化的形式来对信息资料的收录，则能有效对信息数据的使用和保存的排斥矛盾进行改观，且对能信息资料的查检效率给予很大的优化。

（三）对档案的安全性和保密性的确保

档案信息的安全性和保密性，是进行档案管理工作的重点内容。在对信息资料后期的管理过程中，也是档案使用者和档案管理人员十分重视的工作。在计算机系统存入档案信息内容后，档案内容的保密性会因为网络技术的安全性而造成直接的影响。因此在对信息的管理工作中，必须对现代电子信息技术行情发展的及时关注和学习，应对电子设备的网关、防火墙和电子水印等高新技术知识的认识和掌握，以便于更好地对电子档案的管理，进行安全可靠的保存。

（四）不断对数据库科学的开发

和以往过慢的更新速度，和内容单一的档案管理方式不同，现代化的信息资料管理模式有着较大的更新和复杂性。所以，在开发这些信息数据库时，档案信息管理人员需要不断对科学开发理念的坚持，对先进档案管理软件的学习和应用。通过多元化信息的采集成和转化，来对不同档案管理软件的切换和共享。

（五）加强法制建设

若只通过档案部门的一己之力，是很难实现档案信息进行有效合理的建设的。档案信息管理工作需要基于有效的法律法规进行规范和约束。因此，与社会问题类似，对于档案信息的建立安全需要不同管理程序的互相配合。通过合法的规章制度来保障档案信息的合理保管和存放的安全性。如果缺乏相关法律维护.那么档案信息势必缺乏相应的安全性。目前对档案信息的安全建设，我国早己制定出相关的法律规定和作出实际的行动进行完善，例如颁布于关于计算机信息安全管理条例的法规，提出必须对信息资料进行使用法律的权力来进行维护。在各企业不断的发展规模下，出现关于信息安全方面的现象日益增多，因此我国也对此法律完善方面投入了更多的关注和举措，不断对档案信息管理事业作出更全面的完善策略。

三、结束语

现阶段对于档案管理工作，需要对信息管理技术与信息报务效果，进行全面的整合统一。信息化是为全社会经济发展和促进创新变革的一股强烈力量，也是现代社会发展的未来趋势所在。在我国各行业领域的快速发展下，传统手工记录的档案管理方式，己逐渐被淘汰，现代化的数据库技术在档案管理应用中，获得了在对信息资料的收集、立卷，管理和查检使用中更方便快捷的操作效果和服务质量。使各行业在发展运行中，通过计算机便能使信息管理技术达到有效的技术提升，帮助企业实现网络化、一体化和共享化的高效运营模式，大大促进了我国经济建设的发展。

参考文献：

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[2]张方林抓好档案利用工作方法探析[J]群文天地：下半月，2012（11）：255