李云松

【摘要】科学技术的不断发展极大地促进了信息化技术的发展，对档案管理和服务创新产生了极其深远的影响，并且信息化在档案管理和服务创新方面也具有广阔的应用空间，这已经得到了企业内部的高度重视和关注。基于信息化视角，加强档案管理和服务创新，可以不断提高档案管理水平，实现档案服务方式的顺利过渡和转化，促使档案服务创新目标的实现，顺应信息化发展趋势，进而促进企业健康发展和进步。

【关键词】信息技术;企业档案管理;应用

1 企业档案管理中现代信息技术的应用优势

1.1为新式管理理念的融入创造了契机

企业发展是我国整体经济发展的要素，而企业管理是提升企业核心竞争力，保障企业健康可持续发展的重要内容，我国部分企业领导者和管理者过分重视利润，而忽视了企业管理，导致管理力度、管理成效都达不到现代发展的要求。现代信息技术应用范围不断扩大，企业引进信息技术的同时，也对企业管理提出了新的挑战，传统管理形式与信息技术的应用和管理不贴合，这就为新式管理理念的融入创造了契机。档案管理作为企业管理中的重点部分，管理理念必须与时俱进，如此才能提升档案管理的质量和效率，为企业的整体发展打下坚实的基础。

1.2提升档案管理的质量和效率

现代信息技术具有多样化的特点，例如开放性、实效性、隐匿性、便捷性特点等等，将其应用于企业档案管理中，不仅能够提升档案管理工作质量，同时能够通过信息系统直接操作，减少人工、人力，让档案管理工作更轻松、更便捷，从而提升档案管理工作效率。以信息化为基础的档案管理，不受时空限制，可快速查找、利用档案数据信息，实现企业内部的资源共享，加快信息传递速率。

2 企业档案信息化管理的特点

2.1档案信息管理数字化

传统的企业档案管理多以纸质档案管理为主，通过计算机信息技术的应用，对其实现信息化管理，利用电子扫描技术将传统的纸质档案信息转变成为数字信息，便于档案信息软件的识别和管理。

2.2档案信息传输网络化

传统的企业档案查询、利用多为面对面的借阅，即档案服务对象需要到档案室或档案馆现场检索、查询，以及办理相应的借阅手续，档案信息查询、利用的效率低，耗费大量的时间和人力、物力。在企业档案信息化管理时，档案信息查询、利用从传统的手工操作为主向信息化操作为主转变，无论是档案信息传输的质量和效率都有了质的变化。

2.3档案信息检索自动化

传统的企业档案检索、查询主要依靠纸质检索工具（如检索卡片等），依靠人工检索为主，检索的效率以及准确率均较低。企业档案信息化管理实现后，在网络客户端从事先建立起的数据库中通过输入关键词等方式，实现检索的自动化，检索的效率和质量均有大幅提升。

2.4档案信息存储海量化

传统的纸质档案存储的信息量极低，通常一张A4幅面的纸张所存储的档案信息量仅约为2～5KB。而将企业档案信息化管理，将纸质档案扫描成数字化存储介质，其存储的容量达到600MB，一张CD-ROM所存储的文本信息量约有15万张16开纸张所承载的信息量;而一张光盘所能承载的档案信息量则相当于1列6组6层密集档案柜所承载的档案信息容量。

3 现代信息技术对企业档案管理的影响

3.1改革传统企业档案管理

在当前的发展背景下，传统的企业档案管理早已无法适应市场经济和企业发展的需求。现代信息技术融入企业档案管理活动之中，可以为企业档案管理工作的开展注入新鲜的血液，为企业建设发展带来革命性的变化。而且，新制度的变革也要求企业档案管理人员变革其传统的管理理念和管理方式，在变革传统的档案管理思路的过程中，将现代信息技术的优势，如信息化、高效化、技术化等灵活地应用到企业档案管理制度变革之中，以此在突破传统档案管理限制下，增强档案管理活力，使企业管理者更好地对企业施以管理，从而在推动企业档案管理质量提升的过程中，促进企业管理效率的提升。

3.2提升档案管理人员素质

企业档案管理人员作为档案管理理念、方式的实施主体，其自身的素质也在一定程度上影响着档案管理工作的效率。在传统的企业档案管理工作开展过程中，档案管理人员的专业素质水平不尽如人意，其在缺乏专业知识储备的情况下，难以对现代信息技术进行灵活的运用，由此难以适应企业现代化建设，甚至会给企业的现代化建设拉后腿。众所周知，每一种新兴技术的出现都会给社会的发展带来一股改革的浪潮。现代信息技术的出现与应用，要求企业档案管理管理在终身学习意识的驱使下，扎实地掌握专业知识，转变传统理念，以此在自身专业素养提升的过程中，将现代信息技术灵活地应用到企业档案管理的方方面面，促进企业档案管理工作的有序发展。

3.3提高企业档案信息化管理技术水平

首先应加强硬件投入，积极添置企业档案信息化管理所需的计算机、扫描仪、网络终端设备等，改善企业档案信息化管理所需的办公场所条件。此外，要加大软件的投入，例如，购买或者与软件开发机构联合，开发适合企业自身档案管理实际需要的档案管理应用软件，积极整合企业办公自动化与档案信息化管理软件的应用。此外，要注重企业档案信息化安全管理，做好人防、物防和技防等，做好档案信息的数据备份，定期更新档案管理软件系统，实时地进行计算机杀毒，积极采用数据身份认证系统，切实保障企业重要档案信息的安全。

3.4增加投入，夯实档案信息化管理基础条件

企业档案信息化管理离不开必备的软硬件设施，企业在推进档案信息化管理过程中，要切实加大档案信息化管理的资金投入力度，夯实企业档案信息化管理基础条件。在硬件方面，企业应设立专门的档案管理室，购置档案信息化管理必备的计算机、扫描仪、刻录机、照相机等硬件设备。在软件方面，企业也要加大档案管理软件和计算机杀毒软件的采购力度，加快推进数据库建设，应使用正版档案管理软件，提升档案信息化管理的安全性。

4 結语

档案管理工作是企业整体管理中的重要工作内容，应用信息技术提升工作效率和质量的同时，要结合社会市场发展规律，不断优化档案管理的内容和方法，全面提升档案管理人员的综合素质，确保档案管理工作可随时高质量进行，提升管理水平，为企业的健康、持续发展提供重要的支持。

参考文献：

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