莫宗才

【摘 要】中职学校学生档案记录了学生在校学习期间的生活、学习和社会实践活动，是各级部门和组织选拔毕业生的重要参考依据。目前的中职学校学生档案管理存在一些亟待解决的问题，我们需结合工作经验去思考，并提出有效的解决对策，将档案管理工作规范化。

【关键词】中职学校；学籍；档案管理；问题；规范化

学生档案是指学生从入学到毕业的期间的各种学习和生活实践的记录，是学生走向社会之前的最为重要的履历，对于学生的就业具有重要作用。但是，在当前的中职學校学生档案中还存在着档案管理不规范的问题，需要进行进一步规范和完善。

一、中职学校学生档案管理中存在的问题

（一）学生档案管理体制不健全

学生档案管理是学校管理工作的组成之一，而目前的中职学校往往把管理的重点放在了教学管理和学生日常管理之上，对学生档案管理重视不够，进而导致管理体制存在很大的漏洞。例如：学校在对学生的档案进行管理之前并没有制定出详细的计划；学生档案管理缺乏专业的管理人员；管理过程中没有定期的检查或监督；学生档案管理缺乏常态化建设，不能做到与管理业绩挂钩。

（二）学生档案的服务功能有待加强

档案管理体制不健全、收集整理不规范，直接限制了学生档案服务功能的发挥。很多档案收集上来之后，堆放一起，几乎成了一堆“废纸”，老师无法通过借阅档案来了解学生。学校相关组织在调取过后不注重归还程序，造成“二次”整理的现象发生。

（三）学生档案管理部门岗位职责不明确

笔者通过调研周边兄弟院校情况发现，多数学校没有专职的档案管理员，大多以学生管理部门的工作人员和班主任为主进行档案管理工作，缺乏专业性和针对性。个别学校虽然有档案室和专职管理人员，但多为临近退休年龄的教师担任，工作中缺乏创新，多数工作依然靠班主任去完成。

（四）学生档案管理系统不健全

由于学生的档案具有归档工作量大、存放数量多、整理周期长等特点，传统的手工记录已经不能适应现代信息技术发展的需求，也制约了学生档案工作标准化、现代化进程。目前急需要一套完整适用、统一规范的档案管理应用软件，从而保证信息数据实时更新。

（五）学历认证需求阶段性强，学生扎堆来查阅，工作量大，疲于应付

近几年来，医师资格、护士资格等各种资格证考试报名都需要提供学历认证报告书，往往很多人快到报名期限才慌着查档认证。由于各学校档案室档案工作人员少，忙时一天能接待上百人查阅、复印、开具证明，工作量大。

（六）满足外地学生的查档需求有一定的难度

学校面对全国招生，各个省市学生基本都有。本地学生在查档时能携带相关证件、证明，外地毕业生往往是急着用，说来就来，没有带齐相关证件。为不耽误学生，不论下班还是放假中，档案人员总能给予办理。更有外地毕业生嫌路程远代价高，大多数找熟人代理。联系不上熟人的靠打电话让档案人员给办理。提供材料、开具证明要非常谨慎，还需问明当年班主任后方能办理，如果清楚当时情况的老师不在，就没法办理。

二、中职学校学生档案管理问题的应对策略

为了进一步提升中等职业学校的档案管理水平，必须建立一套与之相对应的、完善的规章制度作为保障，做到工作职责明确、业务衔接顺畅、技术规范明晰。

（一）健全中职学校档案管理法规制度

中职学校仅仅是参照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、中共中央办公厅国务院办公厅印发的《电子文件管理暂行办法》、国家档案局颁发的《电子文件归档与电子档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》以及原国家教育委员会早在1993年发布的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》进行管理，诸多法规中并没有专门针对中等职业学校档案管理的具体规范。省级教育行政管理部门应该根据当前中等职业学校档案管理工作的形势与任务，出台具有较强针对性和操作性的档案管理办法、实施细则和工作规范，进一步明确中职学校档案管理工作的目标任务和归档范围等，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管等业务流程与技术规范作出详细规定，为中职学校的档案管理工作提供合法、科学、有效的指导。同时，应出台专项法规或者将档案管理外包的规范条款载入现行相关法规，明确联合档案馆的运行规范、学校、外包机构、使用者的责任权利，以此鼓励各中职学校立足工作实际，共建公共图书馆、档案馆，或者将本校档案管理工作外包给具有档案管理资质的专业机构。

（二）完善档案管理部门机制建设

针对档案管理工作，学校需要单独成立档案管理部门，明确档案管理人员的岗位职责，构建以学校档案管理部门为主，学生管理部门、教务部门、招生就业部门等协调参与的管理机制。学校需要定期进行档案材料的整理和抽查，及时完善学生档案的转提工作。建议教务部门将学生的考试成绩汇总转交至档案管理部门，并录入学生档案管理系统平台；学生管理部门把学生的奖惩信息转交给档案管理部门；招生部门于学期末将注销学籍学生信息转交档案管理部门，这样就形成了有机的整体。

（三）加强档案管理人员的管理，提高专业素质

选拔专业的档案管理人员从事档案管理工作，保证档案管理工作的专业性和规范性。定期对班主任、各部门档案材料负责人进行培训，统一档案上报的时间和标准，从而提高工作效率。不断提升档案管理人员的素养，使其树立从事档案管理工作的责任感和使命感，为企业用人单位提供真实可靠的档案信息。档案管理人员要具有高度的政治素质，始终坚持正确的政治方向，在工作中切实落实规章制度的要求，本身热爱学籍档案管理工作，甘于奉献，认真做好档案材料的完整、真实、保密；管理人员要具有一定的专业知识，精通学生工作，熟练掌握档案管理理论；档案管理人员还应该具有终身学习意识，档案管理工作越来越复杂，要求具有多方面知识与能力。当前档案管理工作实行信息化管理，应用先进技术和管理手段，对档案工作人员提出了更高的要求，因此要求档案管理人员必须加强自身学习，认真研究档案管理工作中出现的问题，能够熟练操作技术设备，为了学校教育教学工作的顺利开展，争取在档案管理工作岗位中作出应有贡献。

（四）加强数字化档案管理平台的建设

学校投入专项经费用于学生档案管理系统的建设，随着信息技术的发展，电子化的办公平台不仅可以提高工作效率，还可以起到资源共享、实施监控的作用，让学生的档案系统随时更新，确保档案信息的准确。

（五）建立和健全档案材料的形成、收集和传递制度

首先，选择合理的归档材料。按照档案管理的相关规定，归档材料应是比较耐用或相对耐用的纸张。学校要严把归档材料的质量关，做到统一印刷，统一发放。其次，完善归档材料的收集制度。归档材料收集时应明确规范，做到合理有序的收集，具体的来讲，学校应在每个班级内各设一个负责人指导学生填写，并负责最终收集。最后，规范毕业生档案转递制度。严格执行国家档案管理工作细则，在档案转出时要对接受单位进行核准，看其是否符合档案管理的资质。假如接受单位不具备档案管理的资质，应该送到人事部门所属的劳动就业服务中心保管。

总之，在中职学校的学籍档案管理工作中，要认识到这是一项长期工作任务且与学生的切身利益密切相关，随着科学技术的飞速发展，档案管理人员一定要认清中职教育发展形势，依据本校实际情况，研究建立适合本校发展的学籍档案管理手段，使学籍档案为学生和教师提供最大的帮助，更好地服务于社会，不断提高中职学校教育质量和管理水平。