谭荔 肖剑钦 黄晓云

【摘 要】随着及现代经济生活的发展，合同在单位内部控制管理中的作用日益明显，但是很多单位对合同管理仍然没有引起经办部门及管理部门的足够重视，这样在合同的履行过程中会给单位带来巨大的损失，本文通过所在单位合同管理存在问题，分析合同管理各环节的主要风险点，提出加强单位合同管理重要性及策略。

【关键词】合同管理；内部控制；风险

随着现代经济的发展，任何企业想要不断茁壮成长必须依靠完善的内部控制管理制度，企业內部控制是以管理制度为基础，以防范风险、有效监管为目的，通过建立过程控制体系、描述关键控制点和以流程形式直观表达由生产经营业务过程而形成的管理规范。合同作为内部控制制度中的环节之一，对于规范、约束市场主体交易行为，维护市场秩序，优化企业资源配置，防范单位经济行为风险，实现内部控制目标具有重要作用。

一、合同管理控制的目标

1、优化合同管理流程

合同管理从洽谈—签订—履行—变更—终结—归档是一个动态的过程，合同履行依靠研究所各个经办部门和相关职能部门互相配合来完成的，经办部门负责合同的策划、调查、谈判，拟定合同文本；审计部门负责合同文本的审核，办公室负责合同签署是否经过内部流程审核及合同归档，财务部负责合同履行的监督职责，合同管理有利于明确各部门职责分工，形成合同管理的考核与责任追究制度，完善研究所内部控制制度。

2、降低经营风险

合同管理的风险主要在合同的履行阶段，在合同管理流程过程中，合同准备阶段也尤为重要，合同管理的目标就是“未雨绸缪”，做到事前控制，通过合同条款的明确保证研究所的利益，降低经营的风险。

3、推动研究所规范管理，提高工作效率

合同管理作为研究所日常管理的重要内容，规范的合同管理可以促进相关管理水平的持续提高，为研究所的事业发展创造良好的运营环境。

二、日常合同管理中存在的主要风险点

1、合同签订前期存在的风险点

（1）忽略合同主体资格、信用状况审查：经办部门应该对合同主体的民事行为能力等进行摸底调查，防止无效合同的签订或引发其他潜在的风险；（2）初步确定合同主体进入合同谈判阶段后，需要技术、法律知识的支撑才能保证研究所的利益，研究所由于科研需要采购进口专业设备，单价高、技术参数要求超过普通设备，在合同谈判阶段需要经验丰富的科研人员参与磋商合同条款，明确双方的权利、义务及违约责任。（3）在合同拟定环节容易存在合同内容不完整，表述不准确、存在重大疏漏，有意存在拆分合同，规避合同管理规定的行为，另外需要上报国家有关主管部门备案的合同需要及时履行相应程序。

2、合同签署环节存在的风险

（1）合同文本拟定后在审核过程中存在由于审核人员专业素质等原因未能及时发现合同文本中的不当条款；合同经办人员未按照审核人员提出的改进意见修改合同条款，导致合同条款中的不当条款没有被纠正。（2）合同签订时应注意合同的印章、有无超越权限签订合同、手续是否齐全，相关部门签订合同后是否妥善保存，防止合同泄露的风险。

3、合同履行环节存在的风险

合同签订后，合同当事人双方需按照合同的目的和交易习惯履行通知、保密等义务。在履行环节存在不按合同条款履行约定的义务、由于合同条款中存在未明确事项并没有及时作补充协议导致合同无法正常继续履行；在履行过程中未能及时发现导致研究所利益受损的情况，并采取有效措施降低风险。

4、合同结算环节存在的风险

财务部门作为合同结算环节的监督部门，既要对合同的签订进行审查，也要对合同的执行进行监督。在该环节存在违反合同条款，为按照约定的付款方式进行支付，经办部门疏于管理，不能技术催收到期的合同款项等情况。

5、合同的归档管理

办公室作为合同归档管理部门，负责合同审核盖章、编号、整理及归档工作，应建立与研究所相适应的合同登记管理制度，平时合同的借阅严格按照档案管理制度执行，对合同签署、登记、履行、结算及变更都要进行合同登记，避免合同档案不全、合同泄密的情况发生。

三、合同管理风险点的内部控制措施

1、加强相关人员对合同管理的认识，健全合同管理机构及制度

合同管理涉及研究所所有部门，相关人员要充分认识合同管理的重要性，建立专业的合同管理部门如法律部门作为合同的归口管理部门，引进专业的合同管理人员，负责制度研究所合同管理制度，审核合同条款，管理合同标准文本及合同专用章，定期或不定期的检查合同管理中的薄弱环节和漏洞，采取相应的控制措施，促进合同的有效履行，保证研究所的事业发展。

2、合同调查、谈判环节的关键控制点

（1）经办部门组织合同管理部门对合同主体的身份证明文件如资质证明、授权委托书等的真实性和合法性进行核实；对于合同金额较大的需查阅合同主体经第三方审定的财务报告分析其偿债能力、营运能力及盈利能力，评估其财务风险，并在履行过程中关注合同主体的经营状况，建立对方的商业信用档案，及时了解商业信誉及履约能力。

（2）在合同谈判环节，应充分研究国家法律、法规，同类产品的市场价格等信息，制定谈判的策略；对于专业技术较强、法律关系复杂的合同，应组织技术、财务、法律部门人员或者聘请外部专家组成谈判小组，充分发挥团队优势，总结经验，研究下一步的策略。在谈判环节还应重点关注合同的商务条款部分，涉及合同标的的数量、质量及技术标准、期限、合同价格的确定方式及付款方式、违约责任及解决争议的方式。

3、合同文本拟定环节的关键控制点

合同审查需判断合同的订立与完成生产经营计划有关或者有项目立项书，对于国家和行业有合同范本的可以优先选用，但可以根据研究所实际情况制定权利、义务关系的条款；通过研究所内部控制授权审批及归口管理制度，严格合同的管理，防止通过拆分等方式规避招投标的做法。对于合同中的“其他约定事项”等补充填写的项目如不存在需注明“无其他约定事项”，防止合同与签订时不一致。

4、合同审核及签署环节的关键控制点

（1）管理部门对合同审核的重点应在文本的合法性、可行性和经济性，合法性包括合同主体、内容、形式是否合法，合同权利、义务是否合理，違约责任和解决争议的条款是否清晰；对于重大事项的合同应建立会审制度，组织财务、审计、业务部门及进行审核并做好参会记录，各职能部门应认真履行职责。

（2）合同的签署需要法定代表人或授权代理人签名并加盖印章，授权签署的需要签署授权委托书方能生效；合同专用章应由专人保管，经法定代表人签字或授权委托人签字后方能加盖合同专用章及骑缝章。

5、合同履行环节的关键控制点

（1）强化合同履行效果分析及检查

为保证合同管理工作的程序化，建议建立合同文档系统，由经办人员输入合同的相关信息，办公室负责审核内部审核流程并加盖公章，财务部门在履行合同时实时更新合同履行状态，督促各方积极配合，确保合同的有效履行。

（2）及时补充、变更甚至解除合同

在合同履行中对于原合同没有约定或约定不明确的部分需双反协商达成一致签署补充协议；因国家政策或市场变化等客观因素导致经济利益受损的，合同双方当事人应及时办理合同的变更或解除。

（3）财务部门严格按照合同支付条款办理款项的支付，对不符合履约条款的财务部门有权拒绝付款，并及时向负责人报告。

6、合同登记、归档管理

（1）充分利用信息化工具，建立合同文本统一编号和分类，防止合同文本的丢失，定期对合同进行统计和归档，详细记录合同订立、履行及终结的手续，实行合同的全过程封闭管理。

（2）规范合同管理人员的职责，明确合同借阅和归还的审批程序和职责权限，加强合同信息的保密工作，防止合同中涉及国家和研究所的商业机密的泄露。

合同作为研究所履行权利和义务的重要依据，是风险管理的主要载体，研究所应定期对重大合同的履行情况进行分析评估，及时发现合同履行中存在的不足并加以改正。

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