陈雷

[摘 要]行業会展已成为国家重点的第三产业，但现阶段的中国会展行业依然处在传统的粗放式运作阶段，急需通过信息化技术手段进行产业改造升级。文章主要从会展运作的角度，浅谈当前中国行业会展运作的现状、存在问题，研究如何用信息技术及系统来科学地提升行业会展质量。

[关键词]信息技术;现状;会展行业

[中图分类号]F713.83

1 前 言

会展行业以其不同行业的汇聚效应、相关服务产业的带动效应以及符合国际潮流的低碳环保效应等众多优点，将成为我国目前正大力发展的第三产业（如建筑业）中的重要组成部分，并能够带来可观的经济效益。进入21世纪以来，国家的“十一五发展规划纲要”将会展行业提升到了在未来一段时期内进行重点扶持并大力推广的行业给予关注。

2 中国会展行业运作现状

中国展览行业是一个新兴产业。但是，与国际展览行业相比还有很大的差距。“中国出口商品展示交易会（广交会）”，直至今日依然是由政府来主导的商业性展览会，与纯粹由市场调节为基础的行业专业化的展览会有着不小的区别。“北京国际汽车展览会”是中国较早举办的专业性商业展览会，2019年3月1日举办的“2019中国国际模板脚手架施工技术及产品设备展览会”，都很成功。但是，要大力发展行业专业化的展览会，与专业行业（如机电工程）结合组织展览会还存在不少问题。

专业行业有着自己独特的行业背景与模式，特别是技术性展览会，既有行业内的各种标准，但同时也有着很强烈的对外宣传与交流欲望，但如果展览会不能体现出行业的专业性，而过多地强调商业属性或社交属性，必然会由于内涵的不足难以给予行业必要的帮助。

2.1 从业人员专业素质

从事会展行业项目的工作人员，教育背景虽很丰富，有机械、工程、计算机、信息、管理、经济、文学、传媒等各种专业背景，虽对会展行业的运作和理解达到了一定的水准，但是，对需展览的行业还不熟悉。如建筑业（土木、建筑、机电）需要熟悉专业、范围、新技术应用、发展方向。而长期以来大多数从业人员往往支撑不过两年就离职或调岗，新近加入的人员又面临之前相同的问题，从而时有会陷入恶性循环的怪圈，对展会的筹备组织工作造成不利的影响。因此，会展从业人员难以得到运作的工作要求。

2.2 工作流程管理及数据应用水平不高

中国会展行业目前的工作流程相对还较传统，通常分为招展、规划、现场运营及财务结算四个主要步骤。但在四个主要流程的众多分项中，很多时候流程并不明确，往往是根据决策层的临时决定或是工作人员的个人偏好而无据可循，多种数据的粗放化管理。

2.3 技术手段对展会运作的支持不足

目前大多数中国会展公司所能使用的技术硬件主要是电话、传真、计算机、网络等工具;软件应用主要集中在电子邮件系统、通信软件及表格文档办公软件的简单应用。而技术水平更高的数据库管理系统（DBMS）、管理信息系统（MIS）、决策支持系统（DSS）等虽有所应用，但还是徘徊在对基础数据的存储与查阅阶段。对建筑及其他工业制造行业已经习以为常的企业资源规划系统（ERP）更是极少涉及。

传统工业及制造业是管理信息系统实现自身价值的第一主战场，自20世纪70年代诞生以来，管理信息系统一直致力于服务工业，通过对流程的梳理及再造，对物料库存的管理与调控，对生产质量的把控与规则实施，都使得传统制造业从质量到管理规范性有了飞跃性提升，目前几乎所有的制造业企业都在或多或少的使用管理信息系统，从最简单的财务管理系统、库存管理系统到复杂的ERP系统和DSS系统，都已经在制造业中占据了不可或缺的地位。

3 信息技术及系统科学对会展行业提升的手段

现代信息技术以“信息高速路”的概念，强调了信息在获取、加工、存储、传输乃至计算推导中对传统的管理模式、决策方法以及流程再造的巨大作用。

3.1 提高对从业人员的专业水平

通过信息化、系统化的手段，提高对从业人员的专业水平。如通过DBMS对海量数据进行统一化管理，任何校对的工作仅需要使用系统的条件检索纠正功能，在数据获取端进行条件约束以及校验提示，多角度从源头上避免之前的很多问题，可以将一系列存在的问题用一些相对简单的IT工具加以解决，大大降低工作量。同时，对从业人员的信息化理念与技术、运用系统化模块化的思维方式进行提升。

从业人员信息化水平的提高，不仅能很好地帮助他们从事具体的工作，更重要的是培养其信息化、系统化的思维方式与工作处理流程意识，将各种纷繁复杂的工作，在执行前或执行过程中有系统性地梳理整合，通过赋予权重意识的方式可以更好地将工作有序排列并完成，这样可以真正提高其专业办展水平。

3.2 对会展业务运作流程进行规范

工作流程是信息技术对传统产业改造的核心。结合行业专业的特点，将所有的工作内容进行流程化、规范化梳理，通过流程将工作内容进行细致的划分整理，使工作人员、供应商、客户以及合作方对工作都做到各司其职与无缝衔接，减少了大量的沟通与联络成本，进而提高了效率。

规则与标准，是保证所有产品与服务质量的关键性因素，一套符合实际且满足质量控制需要的标准，可以很好地衡量工作完成的精准性与内容饱和程度，而标准的缺失会造成服务产品的不完整与价值漏洞，是对展览会本身的破坏与弱化。

3.2.1 结构化流程的管理

MIS对于结构化流程的定义是在系统运行中，常规的有着固定操作步骤且不可随意改变顺序的工作程序。在会展组织的基础层面中，大量的工作都属于结构化的工作流程。结构化的工作虽然简单重复，但却是构成展览会众多工作中最基础性的内容，将所有的结构化工作保质保量完成，是任何展览会最基础的要求与根本，所有的运营都是分解后的机构化工作，是展览会最重要的因子。

对于结构化流程的管理，与建立MIS一样，最重要的就是需求的调查和分析。有了明确的需求内容和实现目标，在设计流程的时候就可以找到既符合程序设计一般规律的过程，同时又兼顾了为之服务的对象的要求，这样设计出来的结构化流程才会合理而有效。这不仅是应用于MIS系统的需要，更是适应现实工作的必要辅助。将之前的流程进行规范后，可以得到一个更合理的流程，使工作内容得到更好控制。

3.2.2 紧密与展览行业结合

非结构化的流程主要出现在决策层面，往往没有特定的规律或结构性模型参考，但亦并非完全没有规律可循，只是变化复杂，涉及的行业多，内容多。因此，对决策前需要了解和参考专业行业哪些数据、思考时需要考虑哪些组成部分，分析的内容和哪些原始数据进行比对等流程，如机电工程行业，要了解机电工程的范围、内容、特点，新技术应用及发展趋势，这些在非结构化的流程中还是可以定义的，这些内容经过整理总结后形成的集合体，就是DSS中的一个重要概念——知识库的组成部分。同时，也是ERP中进行控制的重要依据。

3.3 对会展组织工作的提升

会展组织这项工作是不同具体工作的组合体，包含了销售、文案、客服、工程、财会、调度、编辑等工作内容并进行特定方式的结合。只有借助信息技术手段可以改造会展。以数据库技术为依托的信息管理方式可以将重要的数据进行有效的整合：结合已成熟的B2B模式将对客户的服务用网络进行点对点在线实施，摆脱了传统的时间空间约束;改传统工作人员的客户跟踪为全自动化的动作响应。这样，会展的组织工作才能自动完成以往需要很多人工操作完成的内容，适应对各专业行业的需要。

4 信息技术与系统科学对会展行业未来的影响

4.1 会展从业人员对信息化手段的依赖

会展行业对信息技术的依赖，特别是对专业化的软件信息系统的需求将越来越精准。会展行业的从业人员无疑也将会大量依据这些信息手段，这不仅可以简化他们大量复杂烦琐的工作方式，同时亦可降低超负荷的工作强度，更重要的是与他们的工作发生联系的各种人、事、资源都将通过信息化的手段和平台来协助他们完成工作，实现对会展行业的信息化改造。

管理本身不是一件一劳永逸的工作，信息系统也不是一成不变功能唯一的工具，否则也就不会在制造业中演进出ERP和DSS这种向区块链和人工智能方向发展的新事物。笔者目前从事的展会信息系统，虽然与很多跨国会展集团架设的昂贵系统不可相比，但也在努力进行着连同会展所有参与方的行动，特别是即使已经不断得到了使用者的认可，但依然在坚持每届展览会后都要进行功能和系统优化的升级工作，从而不断向满足展览会需求的方向进步。

而随着互联网技术的发展与深化，特别是移动互联网技术的发展深化，各种自媒体、新型互动技术的出现，又使得数据越发呈现碎片化的趋势，这种大环境下，对传统意义上的数据发现、采集、整理、加工和存储应用，都带来模式以及方向上的更新，充分利用好更为影响广泛的互联网技术并使之与会展从业人员结合，将是今后相當长一段时间内改变甚至颠覆会展产业的提升手段。

4.2 会展工作内容规范化、制度化、流程化

会展工作在组织过程中有很多的不确定性、人为干预性以及不可预见性，表面上看这些特点相对独立而不可控，没有任何的标准可循，使会展组织需要处理的工作面临不可控。随着工业化、信息化不断迅速发展，生产力水平提升，中国的会展行业在经高速发展、市场的调节力量后，系统科学将推动会展业向规范化、制度化、流程化的方向发展，这也是信息技术革命需要的内在动力。

虽然现今的信息技术水平相较于21世纪初，已经有了质的飞跃，但会展行业的特殊性还是使信息技术认识到了自己的瓶颈。客观地说，所谓的瓶颈很多时候是由于流程拒绝妥协而给技术带来的难题，但作为解决方案的提供者，依然要尊重既成事实的真实状况以及市场竞争、使用习惯、行业潜规则等复杂问题的意义，但随着技术的进一步发展特别是人工智能以及自适应机器学习研究的深入，问题都可以得到破解。

5 结 论

信息技术作为服务于各个领域的辅助力量，正逐步与会展行业深度融合。当今信息技术在会展业中的缺失与滞后更多是由会展业自身的发展水平所限与不规范造成的，随着会展行业在发展优化过程中自我修复、更正，信息技术为会展业的服务将更广更深。未来，为会展定制化的信息系统解决方案，基于数据管理与统计分析的软件将会用于会展在线服务，一个崭新的信息化会展时代将会到来。

参考文献：

[1]孟建国.我国会展经济的发展展望[J].中国市场，2008（1）.

[2]都薇.新媒体在会展营销中的运用策略[J].中国市场，2018（24）.