庞新林

[摘 要] 随着电子化社会的快速发展，档案管理的电子化趋势越来越明显。高效、快捷的电子办公，在给人们带来方便的同时，也有许多问题需要改进、完善。文章就此进行了论述并提出相关见解。

[关键词] 档案；管理；数字化；档案资源

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 07. 060

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）07- 0147- 02

0 前 言

档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是各种实践活动、研究成果的第一手资料，是人类社会的宝贵财富和重要的历史文化遗产。近年，随着档案管理水平的不断提高，尤其是电子信息化社会的不断发展，在档案管理的日常工作中，以前的档案管理模式已不能适应当今社会便捷快速的发展节奏，这就使得档案管理向着档案数字化发展。档案数字化即把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以數字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。数字化档案管理相较于传统的档案管理拥有三大优势：占用空间小，储藏信息量大；实现了管理模式自动化，通过设计出合理的程序，各种档案信息就能被分门别类地存入信息系统，无需人工鉴别再分类运输上架；查询资料更加快。这就对电子档案的存档提出了新要求。

1 对档案电子化的必要性

1.1 便于档案借阅的管理

在实际工作中，经常需要借阅档案资料作为参考，借纸质档案容易损毁，容易丢失，有时更是年轻人跑腿，借给前辈使用，时间长，容易忘记归还。再者，如果借阅者出差在外，本人无法完成实物档案的借阅，且实物档案占地又占重，也不方便出差途中的携带。笔者2017年做了一次单位档案借阅及归还情况的统计，情况如表1所示。

由表1可看出，借阅纸质档案的数量逐年递减，但归还率并不见增加，虽然单位也发布了档案借阅的规章制度，但是档案利用期的长短不一，使得档案难免不能百分百的按时归还，而且即使归还，也需要借阅者往返于办公室和档案室之间，造成人力资源的浪费。数字化档案管理就可有效规避这些弊端，使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。要提倡让数据多跑路，让职工少跑路。通过对档案的数字化处理及管理，使各种档案资料能及时归档，并提供高效利用。当今的社会是信息化的社会，凡事追求效率、效益，档案数字化管理使档案的保存、查阅、利用变得快捷、准确。以前想要查找某个工程项目上的档案，由多人在纸质档案卡片堆中寻找，找到卡片只能说明有这份档案，再由档案人员拿着卡片，到档案库房中查找到想要的档案实物，费时费力。事实上，随着信息的超时空流动，档案数字化已成为“无墙界档案”，各种档案库也由实体保管基地变成了提供方便利用的信息控制中心，只要取得查询权限，可以通过输入关键字、词，快速查询到想要的信息，大大提高了办公效率。

1.2 档案数字化能有效保护原件

档案以自身的原始性和记录性特点区别于其他历史遗物和信息资料，所以档案注重原本、原稿、孤本。因此，对档案原件的保护显得尤为重要。某单位于1962年建院，加上建院前就有档案产生，时间跨度大，档案产生的量多。由于当时的条件限制，档案保管人员知识的欠缺，档案保管缺少标准的存放空间，有些纸张变脆，更容易遭到破坏。该单位属于综合性的设计研究单位， 在实际工作中，经常会有各种情况如：报消防需要、工程改造等业主需要加晒图纸的情况，不管是硫酸纸还是白图的底图，都不耐折损，在多次晒图的过程中，极易造成原件污染、破损、断裂等损伤。档案利用量增多的同时，不可避免地会加大对原件的磨损。而把档案数字化后，不仅可代替原件使用，保护了档案原件，还有很重要的一条，就是对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。数字档案前期的主要任务就是要加大档案数字化处理工作，“存量档案数字化，增量档案数字化”，逐步实现由提供档案实体转为提供电子图像[1]。

1.3 开发档案资源，扩大档案利用的影响及价值

为了更好地发挥档案的利用价值，使用电脑的文件检索功能，完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献——信息编辑成果。如把单位每年的发文做成汇编，可以协助办公室轻松整理出当年的大事记；把某一项目的所有资料，包括文书、科技、设备、实物等统一整合出汇本目录，最快捷的服务于项目管理者及设计者。把很多数据的信息总结成规律就是知识，知识投入到实践中去，就转换成了智慧。这项功能只有通过档案电子化后才能轻松完成。并且，档案管理电子化后，可以方便多份拷贝，使档案利用的“孤本”状态得到突破，同样的一份文件可为其他所需要的人共享。还可把已开放的档案传到网上，以方便利用者无时间限制地进行档案信息资源的上网查询利用，以此扩大利用档案的空间[2]，还可以同时送给领导及各个部门学习，扩大影响，拓宽服务范围，另外有利于资源共享，对提高归档率也将起到积极的作用，使档案部门的重要性彰显，地位自然也就得到了提升。

1.4 提高了经济效益

过去档案管理主要依靠实物及纸质文本作为载体，使用人工服务这种原始的方式进行保管。随着馆藏量的不断增多，能解决这一难题的唯一办法，似乎就是不断增加办公人员及管理经费，致使档案管理成效不尽人意，且管理成本长期居高不下。加上借阅人数多，档案需多份归档，造成档案库房紧张，胀库情况严重。在需要提供档案服务时，参与的人员多，致使管理成本大幅上涨。例如在“5.12”汶川大地震后所抢救出来的众多纸质档案，后来被运送至四川省档案学校进行抢救，相关资料表明，经过震后雨淋，很多档案已发霉生虫，甚至长出了蘑菇，如果不能及时抢救，会使纸张机械强度下降，滋生更多的霉菌，而如果这样，在霉菌代谢物作用下，纸张酸度增加，甚至粘连成“档案砖”。在这种严峻情况下，档案学校组织了大量的人力，消耗了大量的物力财力进行搬运、抢救、修复，最终避免了档案的二次受损。从这件实实在在的事件中，不难看出，档案经过数字化后，使传统的以纸质为载体的档案转化为机读档案，不仅节约了保管费用，还可做多重备份，并可异地保存，还可有效避免在遭受不可抗拒的损坏后，档案信息能重新快速建立，还因为电子化后就不再需要多份重复归档，能释放出档案密集架，减轻库房紧张的压力。

2 虽然档案数字化管理有诸多益处，但在实际工作中还是有许多问题需要解决

针对这些问题，结合笔者的工作经验，有一些对策措施与大家分享。

2.1 由于各种文件存储格式和软硬件平台的不同而造成的档案

目录数据库与全文数据不能有效挂接，出现了找不着或不好找、不好用的问题，档案数字化的利用效益没能体现，如此就带来了财力、物力、人力等各方面的资源浪费，不但不能有效帮助档案管理，反而会成为阻碍档案信息化、网络化建设的进程。再者一个单位的所有电脑，配置不可能一样，兼容性差，导致系统软件移植性差。这就需要档案部门经与信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，应认可几种通用性较强的软、硬件基础设施，以保障其在存储与运行中的稳定、安全，以更好地方便大家的工作。

2.2 除了电子设备的硬件之外，软件工程也有待改善

档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案管理电子化，首先要有现代化的人。从目前看，在档案管理人员配置上，缺少专门的档案管理人员，大部分都是由单位从其他部门的工作岗位上转岗过来的，属于“半路出家”型，既不具备专业的档案管理知识，又不能够熟练掌握计算机应用基础知识，对档案数字化的相关知识更是不得而知，他们普遍存在现代技术水平偏低，信息素质不高，信息处理能力不強，信息获取能力差等不足，这样就不能胜任档案的电子化管理工作。这就要求档案管理人员与档案信息技术的发展步伐相适应，积极学习新知识，完善自己的知识结构，通过对新的信息技术的消化学习，以现代科技提高自我职业素质，在对传统档案管理方法熟练掌握的基础上，也要熟练地掌握电脑知识及使用相关存储设备的技能，从而成为档案管理的全面人才，从工作重心和服务手段方面全面改革传统档案管理模式[2]。所以，档案人员知识结构的变革迫在眉睫，必须加强档案工作者信息意识的培养，彻底改变传统的档案“重藏轻用”的局面。

3 结 语

档案数字化已经成为档案工作的一项重要内容，新型数字化档案管理将使传统档案管理实现高智能的技术型管理，而相关的工作人员主要任务也将以信息的收集，优质化的数字化管理，推动档案事业不断地向前发展。

主要参考文献

[1]万云青.以件为单位进行档案开放鉴定的探讨[J]. 档案与建设 2015（5）：81.

[2]徐蔚.论档案信息化管理中纸质档案的重要性[J].档案与建设.2015（10）：30.