文/齐 琳

新形势下档案管理的保密工作面临许多新情况、新问题，档案作为一种重要的社会信息资源，既要重视保密管理，又要注重科学开发利用，这就要求我们要严格遵守档案保密管理规定，实行保密资格审查认证制度，以制度定标准，以标准严管理，正确处理好档案保密与开发利用的关系

档案是企业极其珍贵的资源，保密和开发利用对于企业发展都尤为重要。新时期对保密工作提出了更新更高的要求，档案管理也不例外，如何科学地把控好企业档案保密与开发利用二者之间的关系，已成为当前企业档案管理工作所面临的实际问题，这项工作直接影响到企业生存发展的安全和利益。增强保密观念，落实防范制度，保守企业秘密是每位档案管理人员的神圣职责所在。在严格做好档案保密工作的同时，档案管理人员也要加强自身档案工作中的科学管理技能，使档案资源得到充分开发利用，助力企业更好更快发展。

一、制定好档案管理保密和利用的规范标准

1.规范标准化

档案利用通常分为查阅、外借、复制三种。企业应根据自身档案管理的实际情况和档案保密工作的相关要求，按照不同层次需求，制定不同的利用规范标准，对利用范围和审批手续提出明确要求，这样使档案开发利用有据可依，又防止在档案利用过程中出现泄密事件的发生。制定规范标准应简单明了，易于操作执行，并且在日常工作中要严格执行，只有这样，才能做到强化保密意识，促进开发利用。

2.管理模块化

企业应设置《档案保密规范化管理细则》和《安全保密工作系统工作统计、检查与监控流程》两个数字化管理文件，要求企业中与档案工作相关的部门都要在档案保密工作中尽到本部门应负的责任，科学制定档案工作安全保密分类、不断补充完善控制保管细则，真正把档案保密工作管理引入程序化、标准化流程。档案管理保密级别计算机数字模块的制定一定要从企业实际工作出发，实现电子档案信息化管理。第一，档案应用系统通过后台大型数据库方式，相应密级的网络用户均能调用和他们密级相关电子档案资源。第二，管理模块系统本身通用性强，可根据自身需求设置类型数据库，满足企业档案管理一对一服务的实际工作需求；第三，档案管理模块通过系统分级权限设置、密码口令、加密传输等措施加强保密流程的安全体系，按照密级不同，开放不同权限，既能充分满足档案的保密性要求，又能方便档案查询利用。

3.档案数字化

加强数字档案开发管理。新时期计算机信息技术的飞速发展，为企业方方面面工作效率的提升提供了技术支撑，产生了大量的电子档案，原有的纸质档案页通过扫描转换成了数字档案，这样就使得企业档案保存和利用极为便利，数字硬盘等新的储存介质使档案的保存空间无限放大，使查阅利用更为方便快捷。查阅、传递档案信息内容只需轻点几个按键，甚至毫秒即可。现阶段数字档案虽然具备了许许多多的优势，但是数字档案的安全保密和长期保存还有一些问题需要解决。虽然现在国家认证机构对数字档案的保密审查实行双认证体系，网上认证和书面认证并行，但在数字档案安全体系没有达到绝对保障的时期，还是要坚持保存实物档案文件（纸质文件、照片、图纸、影像资料等）和录入保存数字档案文件一起执行的原则，在整个档案管理工作安全保证的前提下逐步加大数字档案的保存比例。

4.实施顺序化

在档案管理工作过程中要按照规范标准来审批，依据流程顺序来利用，严控使用范围，档案管理人员既要问明查询目的、用途，又要在利用后仔细检查，一经发现有违规违法迹象的嫌疑，应及时处置，做好记录。并向主管部门领导进行反映和汇报，做好善后，防微杜渐，避免造成损失。同事，在档案保密的规定时间内，一定要按制度办事，不踩红线，不越权限，不该办的事情坚决不做。档案管理人员要根据新时期企业发展的新情况，用发展的眼光，及时补充或修订相关管理制度，尤其应划密标准，以便达到保密最终期限后自动解除秘密管理。针对在保密期内需要提前解除秘密或者因故需要加强或减小秘密等级的档案文件，可以通过企业预先制定的秘密调用审批流程，通知档案管理部门和人员收集、掌握最新档案涉密情况。同时档案管理部门要对涉密档案，按不同密级分类入库保管。

二、建立和完善档案保密利用的科学监管体系

档案利用的科学监管体系是档案管理中强化保密工作的重要环节，能够及时发现、立即终止档案利用工作中违反保密规定的种种错误，认真贯彻执行档案利用科学监督管理体系，不但能够充分科学利用档案资源，而且能有效保障档案秘密和安全。档案利用的科学监督管理体系包括以下几方面要求：

1.系统建设要求

档案科学利用监督管理体系包括全程管理系统，文件调阅系统，销毁流程系统，保密级别系统，检查登记系统，数字库房系统等，根据企业工作实际状况，针对不同涉密权限的档案使用人员规定相应的文件调阅范围，严格档案调阅审批程序，使档案利用工作有章有据，在利用档案更好为企业服务的同时，必须做到档案文件秘密不扩散、不流失、不泄露，档案文件完整安全。

2.人才发展要求

由于档案管理工作专业性强要求高，这就要求从事档案管理的工作人员自身具有很强的政治修养、业务能力和文化积淀，根据企业发展状况和档案学科进步，单位要定期组织档案管理人员参加培训，鼓励档案管理人员主动学习。档案管理人员既要提高政治站位，提升个人修养，认真工作，严守秘密，切实承担起档案安全第一责任人的职责，又要认真扎实学习档案管理基础知识，熟练掌握专业操作技能，及时发现和解决档案利用工作中出现的突发情况、疑难问题，积极发掘企业发展所需的档案信息资源，不断提升档案管理工作能力，为助力企业发展贡献自己的力量。

3.安全防范要求

档案管理无小事，严守秘密不出事。档案利用科学监管体系要求企业档案管理部门必须建立档案工作全流程监控系统，企业要建设档案数字管理工作系统，严格流程，重点监督，防范文件内容超范围扩散，要强化重点环节监督管理，补漏查缺杜绝万一。对于已经通过正常流程取得档案查阅资格的人员，档案管理人员要防止其毁损或篡改文件内容。按照管理系统要求一般先从企业内网提供数字档案文件查阅，如有必要查阅原始档案，按规定办理审批手续后才能提供。对于外借档案要完备手续，按时收回，认真做好每次档案查阅记录，严格按照档案借阅程序执行，做好归档档案检查监督工作。

三、建立科学的长效管理机制

1.树意识

企业要通过学习培训和制度约束并举的形式，认真组织员工学习保密法，强化部门和每一个员工的保密意识。增强档案管理保密和利用都是为企业发展服务的理念，严格执行企业保密工作制度和流程规范，自觉防止不安全事件的发生。

2.重考核

把档案资料的收集、保密与归档纳入到各业务部门考核工作之中，并按照时间节点进行考核，通过考核兑现奖惩，从而确保档案的保密与安全，提升档案保密工作的管理水平。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案保密利用工作的质量，要通过培训和学习，不断提升档案管理人员的档案管理知识与保密意识，增强其工作的自觉性和创造性，改变档案管理工作重保密、轻利用的现象。让所有有价值的档案都能得以充分利用，从而发挥出档案的最大开发利用价值。

总而言之，在做好档案保密工作的同时，我们还要大力开发利用档案，关键是要用科学、合理的方法去管理档案，让档案得到最大程度的开发利用，让档案资源真正地体现出其利用价值，为企业的快速发展助力。