黄桂华

（漳州市水利水电勘测设计有限公司，福建 漳州 363000）

习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。”［1］档案工作是推动党和国家事业发展、促进经济社会发展的重要经验宝库，政府工作报告连续多年提到要发展档案事业。在科技信息化快速发展的新时代浪潮中，唯有加强档案数字化建设，才能充分发挥档案价值，更好服务保障民生发展。

一、档案数字化的发展现状

（一）档案数字化的进展

当前档案数字化的研究情况。档案数字化工作是档案现代化的重中之重，现代科技发展较早的美国，最先开始这方面的研究，较为成熟。而后亚洲发展中国家随着信息技术、网络技术发展，也开始关注到档案数字化工作，我国的档案数字化研究还在起步阶段，目前还在探索、论证，较多的是集中在从传统管理到数字化管理的过渡性研究，大多侧重于概念、内涵的探索，实践指导性则相对不足。文章立足实践情况，聚焦服务民生，分析问题、寻找对策，更好推进档案数字化建设，致力提升人民群众在档案管理服务中的获得感。

我国档案数字化的实践探索。近年来，我国的科学技术取得长足的发展，科技实力正从量的积累向质的飞跃。计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展和成熟，为各种载体的档案数字化提供重要的技术前提。同时中央和地方各级领导的重视与支持，进一步推动了档案数字化建设的全面提速。2016年国家档案局就以上海市徐汇区等4家档案馆为试点，完成了数字档案馆系统测试工作，起到很好的“试水”“探路”作用；同时天津、内蒙古、陕西以及沈阳、南京等地也积极推动本地区数字档案馆（室）建设。2017年将继续推进建设国家级数字档案馆（室）示范点，用3年的时间完成了中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆近4千万画幅的档案扫描，完成了青岛市档案馆所有馆藏档案以及北京档案馆207万卷册档案的数字化工作。［2］

（二）档案数字化存在的问题

我国档案数字化还处于过渡阶段。从全国来看,档案数字化工作总体开展不平衡,数字化率偏低、作用发挥不充分、质量和效益不够高等问题，有的省级档案馆数字化率不到馆藏档案的15%,还有很大的空间。［3］而在乡镇和农村，档案工作则更为薄弱，很多地方存在办公条件简陋、工作人员紧缺等问题。要促进我国档案从传统载体向数字化发展，必须承认、正视过渡期的存在和可能出现的困难和问题。

当前信息技术快速发展，给档案管理的数字化建设提供了有利契机，比如为档案数字化提供数字技术、现代计算机技术、多媒体技术和现代网络通信技术等方面支撑。党和政府高度重视档案数字化工作，但是局限于各地方还不同程度存在以下制约因素：1.经济条件不均衡。一个普通中等规模的档案馆，要完成馆藏档案的数字化，可能就需要上千万元的资金投入，而这对于有些地区来说是一笔不小的投入。2.思想观念还未跟上。存在有“短视”情况，认为档案管理的数字化，耗费人力、物力、财力，没有明显的经济效益，对档案数字化的重要意义认识不够。3.技术人才比较紧缺。档案数字化管理涉及相关软件设计、具体技术操作、设备维护，这都需要专业的技术人员来处理，技术人员的短缺是档案数字化进展缓慢的一大掣肘。

二、新时期档案数字化建设的重要意义

档案数字化相对传统档案管理有着明显的优越性，充分认识档案管理数字化的意义，更有利于我们解放思想认识，加快推进档案管理数字化。

（一）档案数字化有利于提高档案工作效率

据统计，2011年，各级国家档案馆馆藏已达3.3亿卷，到2020年，馆藏将达到6亿多卷，需要很多的人工、时间、空间投入，对传统的档案管理提出了很大挑战。档案数字化是档案管理及存储、利用方式的革新，通过计算机可以轻松进行档案起草、修改、印发，便于修改、便于编辑，简单易行。档案数字化加工之后，利用计算机等现代化手段进行管理，既使档案管理人员避免简单重复工作，增强了工作效率，同时又可以让工作人员拿出更多精力开发档案资源，提高档案工作质量。

（二）档案数字化有利于保护原有纸质档案

当下，档案藏馆中占主导地位的仍是以纸质为载体的档案，纸质档案存在查找、借阅不方便、不易储藏等问题，且长期查阅不利于档案的长期保存，对档案原件的损害大。而通过数字化处理，便可以直接使用电子档案代替使用，把原件保管起来，避免因日常的借阅使用造成原件损坏；与此同时，把数字档案，输出成缩微胶片留底，可以做到更长久的保存，发挥珍贵文献和档案的价值。

（三）档案数字化有利于提高档案利用效率

静态的档案是“死档案”,放在那里,落满灰尘,用途有限。只有把档案史料充分利用起来,让“死档案”变成“活资料”，变成“思想库”。通过纸质档案数字化，把相关档案数据资源提供给所有需要它的人，实现了“孤本”不再是限制；利用者就可以随时上网利用档案信息资源，实现了“时间”不再是限制；数字档案可以通过计算机网络进行异地传输，可以供更多地方、更多人来查阅、利用，不用再通过人工去调阅，免去了奔波之苦，实现了“空间”不再是限制。

（四）档案数字化有利于更好满足民众需求

在信息化潮流中，信息资源的影响已经渗透到社会政治、经济、文化等诸多方面，以及人民群众的工作、社交、娱乐等各个环节，人民群众已经清醒认识到信息与物资、能源一样重要。根据国家统计局通报，随着网络化、信息化的快速发展，我国的网民、计算机的数量持续攀升，我国的网民已从1997年的62万人发展到2018年的8.3亿人，移动互联网接入流量消费达711亿GB。人民群众对于信息数据的需求与日俱增，而档案资源是最为系统、海量的信息源，是信息化社会中最为宝贵的财富，是一块亟待挖掘的资料保藏，这为推进档案数字化工作提供了重要机遇、强大动力，必须不断加压加力，才能更好满足人民群众日益增长的信息资源、档案服务需要。［4］

三、档案数字化建设的对策建议

档案数字化是对单位实体档案资源进行系统整理后进行数字化建设，通过对档案数字化建设，加强档案源文件保管质量，提高档案信息利用效率，完善档案信息利用。

（一）完善档案数字化技术保障。加大设备的投入以及人员的保障，对于设备需配备服务器、磁盘阵列、交换机、复印机、扫描仪、计算机、数码相机、刻录机等档案数据化必需设备，利用高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其次，将计算机技术、通讯技术以及与之相关的软件技术用于档案馆的信息采集、处理、存储、检索和传输的信息管理系统，建设集数字档案登记备份、信息共享、信息化管理功能于一体，具备数字档案“收、管、用”全过程网上办理的档案信息系统。

（二）建立档案数字化标准规范。制定从采集、录入到存储的档案数字化流程规范，按照统一的标准把文档信息存储到计算机数据库中，对其文字型电子文件、视频和多媒体电子文件、音频电子文件等材料格式进行统一，使传统介质数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政、互不兼容、重复建设等现象。［5］同时，建立统一的档案安全保密机制，加强档案数据化各环节的安全控制，建立健全的档案安全管理机制、应急预案和处置协调机制，落实人防、物防、技防“三位一体”的安全防范措施，有效保障档案数据化过程，管控，使用等过程信息安全。

（三）加强档案数字化人才建设。推动档案数字化发展，关键在人才。要加强对档案人员的培训工作，开展定期组织针对性的档案培训，提升从业人员政治素质、理论水平、业务素质等。要进一步完善人才发展体制机制，畅通档案工作人员的晋升空间和渠道，加强政策倾斜，高看一眼、重用一把，让他们真正的感受到工作价值，激励广大的档案干部履职担当。探索优化档案机构设置模式，拓展人才引进渠道，招纳海内外优秀人才，配齐配强人才力量，充实档案队伍。

四、发掘档案数字化的服务功能

档案数据化目的并不是仅仅把档案载体从纸质变为数据，改变其存储方式，更重要的是将其变为现实有用的信息，充分发挥档案其价值作用和意义。对此，要结合多方面途径，创新档案数据化服务，让档案动起来，更加接近大众，为大众所熟悉和了解，深入大众人心，真正把“死档案”变成“活信息”，更好地为社会现代化服务。

（一）资源共享，提升效能。档案工作者可以通过研究利用者聚集范围，特定档案使用机构等进行区域联网、档案信息资源共享，从而创建最方便利用者利用档案的途径，最大限度地消除利用者利用档案的各种障碍，不断提高档案信息资源的利用率，让档案资源更好地服务于社会。如研究机构、高校等部门是知识分子主要聚集地，也是对档案利用率比较高的人群，因而档案工作者可以通过区域联网，与研究机构、高校等部门进行区域联网，实现电子档案信息资源共享，从而使档案利用者更方便地利用档案，可以满足特定部门的特定信息需求，提高信息的利用率。

（二）运用技术，创新服务。当前，5G时代来临，它可以让我们视频更加具体化，让看的人如同身临其境。我们可以对档案内容使用VR，让档案里的故事一个个从档案里走出来，展现在VR观看者的身旁，让其身临其境感受深刻。而且5G网络可以让VR使用不局限于档案馆内，可以以档案馆为中心，远距离实时输送，扩大使用范围，吸引更多的档案使用者。其次是通过网络将已开放的档案上网并建立相应的APP或者微信公众号进行推送，让更多的群众来了解档案、利用档案。

（三）开拓思路，智慧发展。近年来，随着社会经济和各项事业的不断发展，人民群众的档案需求更多、要求也更高，更新速度更快。要想更好满足人民群众的需求，我们很多工作要走在前面。要坚持走智慧档案发展之路，探索“智慧型”档案信息服务模式，运用现代信息技术和智能技术，深度融合医疗、户籍、婚姻、城市拆迁、社会保障等与人民群众日常生活密切关系的档案资料，动态感知和预测分析群众需求，主动提供针对性的信息资料和指导性的路径方法，帮助人民群众解决实际问题，将档案的利用融合到人们的日常生活中，不断提升人民群众的获得感、幸福感，让档案工作帮助人民生活得更加美好。