刘沙

吉安市中心人民医院信息科 (江西吉安 343000)

办公自动化(office automation，OA)系统是通过运用先进的互联网技术，并将其与现代化的办公方式进行有效结合，从而实现高效、便捷办公的一种全新方式[1]。该办公方式是随着社会经济的高速发展，以及信息化技术的创新和进步，共同作用而来的。该种方式促使办公的人力成本、物力成本等得到了极大的降低，并且进一步优化了内部的组织结构，促使办公更加准确、高效。将OA系统有效地运用在医院管理工作中，有助于不断提升医院的管理水平，从而推动医院管理工作的顺利开展，促使其创造较大的经济效益和社会效益。

1 OA系统的特点

1.1 降低运营成本

OA系统的应用，是响应国家医疗改革的重大实践，有助于医院办公朝着无纸化、网络化方向进行。OA系统的有效使用，可以促使当前的医院信息化管理更加高效、规范，并且通过改革传统的管理模式，促使医院的管理效率得到极大提高，减少了人力、物力资源的消耗。

1.2 高效性、便捷性

OA系统具有管理和组织医院文档的作用，促使文档信息更加系统化，从而有助于用户对所需的资料进行查询和检索。客户遇到不理解或者有疑问的难题时，可以在OA系统中检索问题答案，从而实现高效解决问题的目的。而且，该种办公方式对于办公场所和办公时间的要求不严，既可以在医院，又可以在医院外进行随时办公，更加便捷、高效。

1.3 实时通信

当在工作过程中遇到难题时，可以利用OA系统，通过专家在线讲解和交流，及时解答疑惑，从而促进工作的顺利进行。OA系统具有知识共享的作用，可以通过人的参与和沟通，实现协同办公。

1.4 实时跟进工作进度

对于医院的一些业务范畴，需要各个部门和管理人员之间进行共同沟通交流，从而解决医院业务。OA系统的运用，可以为业务的处理过程提供有力的技术支持。例如，在公文流转的过程中，加强对公文的跟踪、修改等工作，并且实时监督工作进展，对逾期仍未完成工作的环节，进行及时提醒，确保医院业务顺利、按时完成。

2 OA系统在医院信息化办公中的应用

2.1 业务工作流程平台

OA系统在医院业务管理方面的应用，有助于明确医院的管理重点和管理重心，在业务工作流程平台上，可以制定医院的工作流程，并且经有关部门审批后，严格落实各个科室的工作范畴和责任，促使各个部门熟悉自己的工作内容，确保完成工作的效率和质量。针对医院的各项复杂业务，OA系统的应用，可保证业务的处理效果，制定系统、规范的工作流程，从而实现OA系统与医院业务处理系统的有效结合。此外，可以将OA系统与医院的其他系统进行有效融合，充分整合各个系统间的数据信息，并建立完善的数据信息系统，从而落实对医院的信息化建设和发展，促进各个系统间的数据交流工作[2]。并且通过随时随地、异地办公，促使医院的工作效率更高。在业务工作流程阶段运用OA系统，实现了对医院员工的规范管理，并极大地降低了医院的培训成本。协助医院制定完善的工作制度，从而确保员工的办事效率更高，并且可以就工作的开展情况，进行实时追踪和数据调查。

2.2 内部邮件平台

将OA系统运用在医院的办公工作中，可以促使其创建自身的内部邮件工作平台，从而有助于内部员工发送、接收、应答其他科室邮件，完成领导所规定的工作任务。该种自动化邮件处理方式更加信息化、科学化，有效地避免了传统纸质信息的弊端，减少了对纸张的浪费，并且降低了成本，提高了邮件传送效率。而且该种方式有助于规避各种网络垃圾邮件，防止内部信息被披露，保证医院内部信息更加规范、安全。

2.3 医院主页新闻平台

为了活跃医院氛围，为医务工作者提供一个更加和谐、积极、多样的工作环境，需根据医院各个科室的特点和要求，在OA系统内制定信息版块，为其设置相应的人事、业务、行政等方面的新闻消息，并且开通用户分享和用户评论、转发等功能，从而有助于医院工作人员及时了解医院动态。

2.4 公文管理平台

医院的OA系统可以实现对文件的规范管理，通过为其创建专门的公文管理平台，并且设置对应的管理模块，实现对文件的接收、传阅、发送等工作，并且避免了大量的等待时间，有助于医院员工更加方便、快速地查询和归档文件[3]。在管理医院公文时，可以为其设置规范的公文流转流程，并且不断完善各种文档上传、Word控件、批注、修改等功能。在收到公文文件时，需对其进行登记、批注、分送、归档等。在发送公文文件时，医院需拟定稿子、审核稿子、对稿、最后签发，然后打印整理等，将其发送到医院各个部门和管理人员。对于发文的流程和表单管理，可以自行定义，并且不限数量。统一管理发文的文号、流程、模块等，并促使它们相互关联且联系紧密。根据用户办理公文作用和特点的不同，需不断完善OA系统的功能，并且加大对发文流程的跟踪和管理，完善系统对错误文件的修改、重发、补发等功能，从而促使发文程序更加规范化、安全化。

3 OA系统在医院中的运用效果分析

OA系统在医院信息化办公过程中的有效运用和发展，具有极其重要的意义，有助于医院更好的生存和发展。(1)OA系统可以实现对医院各项资源的整合和管理，促使其相互促进、相互配合，共同为医院的稳定运行服务，如医院的文化资源、人力资源、制度资源、客户资源等[4]。(2)通过OA系统为医院的运营制定一个规范的工作制度和标准，从而促使医院的办公流程更加系统、规范[4]。(3)OA系统的运用，促使信息发送和传输更加快捷，并且没有任何中间过程的干扰和阻拦[5]。(4)OA系统有效地促进了各个科室和部门之间的沟通和交流，促使他们共同协作办公，从而极大地提高了工作效率。

综上所述，OA系统在医院中的有效运用，可以极大地简化工作流程，提升办公效率，从而促使医院的信息管理工作更加系统、高效。此外，医院通过加强对管理制度的完善和管理，有助于不断提升医院的执行效力，从而促使其保持竞争优势，不断提升自身的综合实力。总之，OA系统的引进和发展，规范了医院的办公流程，极大地提高了医院信息化办公中的信息水平、知识水平、工作水平等，促使医院的办公效率逐渐增强，并且为医院的工作人员营造了一个良好的工作氛围，为医院的进一步发展注入了发展动力。