雷亚玲

摘 要：企业的档案是记录一个企业从无到有，一路走过来的成长史，是见证企业与时俱进的重要史料。本文通对传统企业的纸质化档案管理在面对企业现代化发展中的局限性的讨论，以及企业数字化档案管理为企业带来的新的发展之间的对比，得出了数字化档案管理是企业发展的革命性转折点的结论。在当今信息技术飞速发展的今天，数字化已然成了一种趋势。

关键词：企业档案；传统档案管理；数字化档案管理

引言：

传统的纸质化档案记录了企业的发展文化与核心理念，它承载着一个企业的使命与信念，但是不可否认的是，传统的纸质化企业档案，在存储、记录以及查找方面都给档案工作人员带来了很多不必要的麻烦。然而，可喜的是数字化档案管理的出现，它依赖于现代信息技术，弥补了传统的纸质化档案的诸多不足，给企业的档案管理工作带来了极大的便利。

一、传统档案管理

在过去，大大小小的企业和机构在档案这一块一直都沿用纸质化管理模式，然而由于档案本身的特殊性，这就要求从事档案工作有的人员有很强的保密意识以及细心的品质，尤其在种类繁多的档案分类上，要使用人力一件一件，没有遗漏并且准确无误的进行整理，因为一旦出错。可能会导致企业后续一系列的工作难以开展，甚至可以说，档案的失误对企业以及个人的命运都会造成很大的影响。传统的纸质化档案主要存在以下几点局限性：

1、存储不便

对于一些大型且历史悠久的企业，档案自然也会比较丰富，我们都知道，纸质的东西容易磨损，时间长了以后还有可能风化、缺失，受外界因素影响较大，在检查时工作量也很大，容易疏漏，不能及时补新。举个例子来说，某企业档案馆失火，导致全部档案资料都被一把大火烧的一干二净，可想而知，这对于企业来说是多么大的损失。除了火灾、水灾等自然灾害，有些人为因素对传统的档案管理也会造成很大的阻碍，比如由于员工的粗心在档案上弄上污物，清理起来也是比较棘手的。

2、查找效率低

纸质化存储方式在查找时也是比较耗费时间和精力的，大量的档案资料如果要在短时间内迅速找到的话，就会要求前期的分类整理工作要做得非常精细。然而有些类别比较模糊的档案类型本身就难以划分种类[1]。所以说，档案的管理工作是一条环环相扣的链条，任何一个环节的错误都可能给企业的管理工作带来不便。

3、工作量大

企业的传统纸质化档案管理给档案工作人员带来了巨大的工作量，从档案的建档到档案的归档，都是靠人工一点一点地去校对、标记、整理、核实的，并且在后期的管理维护方面还要花费更多的时间和精力，不能有一点松懈，对档案管理人员的素质要求相对是比较高的。

二、企业数字化档案管理的实践

随着现代信息技术的逐渐成熟，数字化办公应用在了很多领域，数字化为人们的工作和学习都带来了崭新的一面[2]。那么在企业档案管理工作中，数字化的出现彻底代替了传统的纸质化档案管理，給企业的发展带来了新的机遇。数字化档案管理在企业当中的应用主要体现在一下几个方面：

1、存储数字化

数字化的存储方式代替了企业原本的纸质化档案存储，纸质化存储首先需要一定的场地，数字化完全为企业节省了场地的花费。其次，纸质化存储受时间以及外界环境的影响较大，数字化的存储则完全没有这方面的困扰。存储便利的同时查找也非常便利，不用再花费相应的时间与精力去实地翻找，只需要在企业的档案系统输入所要查找的内容就可以即时查找到自己所需要的东西[3]，非常方便快捷。

2、档案形式多样化

依托于信息技术的档案相比较于传统的档案，它的形式也是多种多样的，传统的纸质化档案基本都是静态的，重塑性较差，信息技术下的数字化档案则有了多种形式的存在方式，有文字、图片、声音、视频等多种交互模式，使得企业的档案更加丰富多彩，也让企业的历史文化有了更强的生命力和竞争力。

3、节省人力与物力

上文提到了传统的纸质化档案管理的工作量是非常大的，对于档案管理人员来说是很大的挑战，那么有了数字化档案管理手段会为档案管理节省不少的人力和物力。在人力上，不再需要大量的档案整理人员以及档案维护人员，企业的档案系统可以做到全面系统的分类存储和维护。在物力上，企业不再需要逐渐扩展的档案室、一大堆纸质文件等，数字化档案系统的空间完全有能力支撑企业逐渐积累的档案资料。

三、总结

数字化档案管理的实现为企业带来了诸多好处，但同时数字化档案管理也不是刀枪不入的，它仍然存在许多需要完善的地方，这是我们在今后的工作中需要去逐步解决的问题，也是企业在数字化档案管理的背景下所要面对的现实。企业数字化的档案管理尤其在安全方面的防护是每个企业都在致力解决的，相信在不远的将来，企业数字化档案管理一定会更加完善。

参考文献：

[1]韩云丽.企业数字化档案管理工作的实践与探讨[J].办公室业务，2018（18）：190.

[2]靳树梅.企业数字化档案管理工作的实践与思考[J].无线互联科技，2013（08）：194.

[3]王丽梅.数字化档案管理中存在的问题及对策[J].才智，2012（26）：333.