（淮阴师范学院图书馆江苏淮安223300）

图书馆自建数据库是依托图书馆特色资源，以满足读者需求为目的而建立的一种非营利性数据库。国内图书馆自建数据库建设经过20余年的发展已取得丰硕成果，但同时也面临着众多问题。许多图书馆自建数据库与商业数据库在资源内容建设上存在同质化，而在资金投入、人力资源保障、平台功能开发、运行维护能力等各方面又无法与商业数据库竞争，使得读者逐渐流失，从而导致部分图书馆自建数据库逐渐成为僵尸库——没有数据更新，也没有访问量。图书馆自建数据库要突破这一困境并获得成功就必须走差异化资源建设之路，做到“人无我有，人有我优。”加强数据库灰色文献资源收集与建库是图书馆自建数据库实现资源差异化建设的关键，也是淮阴师范学院图书馆（以下简称“我馆”）“周恩来研究专题数据库”得以成功的基础。

1 灰色文献的内涵与特点

灰色文献这一术语首次出现于20世纪70年代末的英国，其概念不断演进。1997年第三届国际灰色文献会议将其定义为：“灰色文献是指出版商不以营利为目的，由各级政府部门、学术机构、工商业界等所推出的各类电子和印刷形式的资料。”[1]2010年在布拉格召开的第12届会议上，又对该定义作了修改：“灰色文献指由各级政府、学术单位、工商业界所生产的多种类型的印刷与电子形式的资料，这些资料受知识产权的保护，并具有被图书馆或知识库收藏并保存的充分的品质，但它们不受商业出版社的控制，而是受不以出版为主业的组织的控制”[2]。张翔鹰、张翔麟编著的《增广开心辞典》将灰色文献定义为“是指‘半版文献’，即没有正式出版和标价，但仍然在发行流通的文献。如有关研究机构的调查报告、内部刊物等等。”[3]广义上说，灰色文献一般指非公开出版的文献，它介于白色文献和黑色文献之间。

灰色文献的特点包括：①获取渠道特殊。由于灰色文献不公开出版意味着其流通渠道与常见的公开出版发行的渠道截然不同，因此获取较难，一般需要通过特定的渠道才能获得；②信息价值高。灰色文献中除科技报告、学位论文等特种文献具有重要价值外，还有很大部分灰色文献虽然信息资料并不成熟，但所涉及的信息广泛，内容新颖，见解独到，具有特殊的参考价值，更有些灰色文献是非常珍贵的零次信息（手稿、信件等），是重要的学术研究信息源；③分布广泛且易绝版。灰色文献的出版限制较少，出版方不仅包括政府、机构等团体组织，也包括个人，因此灰色文献的发行分布广泛，但同时由于发行受到限制，大部分灰色文献的印刷份数极少，特别是由个人印刷的灰色文献容易绝版。

2 “周恩来研究专题数据库”建设概况

周恩来总理是中国共产党人的优秀代表和精神楷模，习近平总书记连用六个“杰出楷模”来概括周恩来总理的伟大人格[4]。作为第一代中央领导集体的重要成员，对周恩来总理的深入研究是研究中国近现代史、中国共产党党史以及现代中国政治、外交等众多领域的关键。早在1976年周恩来总理逝世后不久，原中共淮安县委就顶着压力组织了“周总理与故乡”编写组开展周恩来研究。1993年，淮安市（县级）周恩来研究会成立；1997年，淮安市（地级）周恩来研究会成立（后更名为淮安市周恩来邓颖超研究会）；接着淮阴师范学院周恩来研究会、淮阴工学院周恩来研究会、中共淮安市委党校周恩来研究会相继成立。2002年，淮阴师范学院还设立了周恩来研究所，它与南开大学周恩来研究中心是全国高校中仅有的有关周恩来研究的学术研究机构[5]。2010年，淮阴师范学院获得中央财政2010～2012年支持地方高校发展专项资金重点建设项目“周恩来研究基地”。为配合学校“周恩来研究基地”建设，我馆在馆藏周恩来研究特色文献收集已成规模的基础上着手启动“周恩来研究专题数据库”建设，其目标是收集与周恩来研究相关的各类文献资源，为淮阴师范学院乃至全国研究与弘扬周恩来精神的机构提供重要的文献资源保障。数据库于2014年开始正式上线，并面向校内读者开放使用，2018年3月通过平台升级实现对校内外读者开放。数据库所收集的每一条数据都经过工作人员人工审核，以确保收录的每一条数据的相关性与权威性。数据库资源涵盖了周恩来研究的各个方面，包括图书、论文、图片、多媒体等，是国内首个以周恩来研究为主题的全文数据库。数据库上线至今在校内外取得了较好反响，包括周恩来生平思想研究会、中卫飞途教育咨询有限公司、淮安市共青团、淮安市政协文史委、淮安市周恩来纪念地管理局、淮安市少儿图书馆等校外机构相关工作人员都曾慕名来到我馆了解与使用“周恩来研究专题数据库”。[6]“周恩来研究专题数据库”在建设之初就将灰色文献作为数据库建设的重点资源之一，目前已收集了大量与周恩来研究相关的学位论文、会议论文、个人印刷作品、内部刊物、交流资料等，在灰色资源收集与建库上取得了一定经验和成效。

3 数据库灰色文献收集策略

我馆在灰色文献收集上采用三步走策略：首先，确定数据库所需灰色文献类型，做到有的放矢；其次，分析数据库要收集的灰色文献的发行特征，并对此做到了如指掌；最后，针对性制定收集方案，做到精准收集。

3.1 确定数据库所需灰色文献类型

灰色文献类型众多，包括非公开出版的政府文献、学位论文、会议文献、科技报告、技术档案，以及内部刊物、交换资料、赠阅资料、企业文件、企业产品资料、贸易文件、技术规范与标准等等[7]。对于如此众多的灰色文献类型，图书馆自建数据库不可能也没必要全部收录，应根据数据库建设目标及不同类型灰色文献所载信息内容有选择性的选取。以我馆所建“周恩来研究专题数据库”为例，在进行灰色文献资源收集之前，我们有针对性地开展了大量的调研，排除与数据库建设内容不相关的灰色文献类型，如科技报告、企业文件、技术规范与标准等，并对可能刊载有周恩来相关信息的灰色文献类型进行分析，从而确定数据库应收集的灰色文献类型，主要包括学位论文、会议论文、周恩来研究专题内部刊物、个人非公开出版的作品、手稿等。

3.2 分析数据库所需灰色文献的发行特征

如前文所述，灰色文献属于非公开发行的文献，其发行渠道与公开出版渠道截然不同，且不同的灰色文献其发行渠道也不相同，具有难以获取的特点，因此在确定所需灰色文献类型后应分析这些文献的发行特征，为后期制定收集方案提供参考。我馆通过分析后将所需灰色文献的发行特征大致归为三大类：①已被商业数据库收集的灰色文献，如学位论文、会议论文、科技报告、政府文献、技术规范与标准、企业文件等；②定期出版发行的灰色文献，这类文献一般由某一机构定期发行，发行范围相对固定易于收集，如内部刊物、交流资料等；③零散发行的灰色文献。这类灰色文献占比最大，其发行时间与发行范围都不固定，因此收集难度也最大，如个人印制的作品、内部资料等。

3.3 针对性制定收集方案

图书馆自建数据库应针对不同发行特征的灰色文献制定不同的收集方案。“周恩来研究专题数据库”针对所需灰色文献发行特征制定出三种收集方案：①从商业数据库中采购相关资源，如从中国知网采购与周恩来研究相关的学位论文与会议论文等；②与内刊发行单位合作建库，通过调研发现，目前国内以周恩来研究为主题的内部刊物有三种：江苏省周恩来研究会的《觉悟》、周恩来纪念馆的《丰碑》以及周恩来邓颖超纪念馆的《周恩来邓颖超研究通讯》。《觉悟》目前已被中国知网期刊数据库收录，可以通过知网期刊数据库检索其所有已发文献；《周恩来邓颖超研究通讯》改版后基本以刊载部门动态为主，学术类文章极少；《丰碑》主要刊载周恩来学术研究成果，每年定期出版，具有一定的社会影响力。针对这一情况，我馆与《丰碑》编辑部达成合作协议，在“周恩来研究专题数据库”中建立《丰碑》子库（如图1所示）集中展示《丰碑》资源；③广泛征集、委托采购。对于零散发行的灰色文献，我馆采取通过周恩来研究学者进行委托采购，利用本校周恩来研究学者的人脉关系网和学术关系网来收集相关个人印制的作品等，同时我们也通过各个平台发布征集信息，广泛征集相关灰色文献。

4 数据库灰色文献建库策略

“周恩来研究专题数据库”采用中国知网的TPI作为数据库建设平台，在建库过程中除遵循建库基本规范外，我馆专门成立数字化部负责数据库建设与著录标准制定，为灰色文献的收集与建库提供保障。

4.1 建立专门部门负责数据库建设

灰色文献的收集与整理是一项繁琐而漫长的工作，需要有专门的人员长期跟进。目前国内许多图书馆在开展自建库建设时并未考虑到数据库建设的长期性，没有组建专门部门来负责数据库建设，这就导致数据收集更新困难，从而极易使自建数据库成为僵尸库。我馆在建设“周恩来研究专题数据库”之初就注意到这一问题，为此专门组建数字化部来负责自建数据库的建设与后期维护工作。目前我馆数字化部有专职工作人员4人，并配有多名学生助理。依靠这支队伍，使得我馆自建数据库资源保持长期稳定更新，同时也为灰色文献资源的收集整理提供保障。

4.2 建立灰色文献著录标准

灰色文献的出版发行大多是随意的，不受任何出版条例的限制，在印刷方式和编排格式上无统一的规格，因此灰色文献建库不能照搬现有文献著录标准，而应根据每种灰色文献的印刷与编排情况进行著录。以《丰碑》这一内刊为例，我们在建库之初希望采用论文的著录标准来进行著录，但在实际著录过程中发现，《丰碑》中所收录的文章仅包括篇名、作者、正文和作者单位这几个部分，为此我们参考了知网对《觉悟》文章的著录规则，将正文首段作为内容提要字段，同时人工新增关键词等信息，便于读者检索。除了在著录标准上以相似文献类型作为参考外，我们还注重挖掘灰色文献的潜在价值，通过将每篇灰色文献进行全文数字化，建立全文检索途径，使读者能直接从灰色文献全文中查找到所需的信息，提升灰色文献的利用率。

5 结语

灰色文献的收集与利用是图书馆自建数据库成功的关键。图书馆通过在自建数据库中收集灰色文献构建“人无我有”的资源体系，与商业数据库形成差异化资源建设，从竞争关系转变为互补关系，从而吸引读者使用。通过吸引读者使用产生效益后，图书馆才会进行新的投入，从而使图书馆自建数据库形成良性发展模式，促进图书馆服务水平的提升。本文以“周恩来研究专题数据库”为例分析其在灰色文献资源建设方面的经验，以期为国内图书馆自建数据库建设提供参考。