彭恒浩

【摘 要】 本文叙述了学校实行档案信息化的必要性及意义，通过对学校档案信息化建设现状分析，提出信息化档案的设想和展望。档案信息化是网络化、数字化、规范化的集成，在档案信息化建设中必须注重软、硬件工程建设并举；加强档案信息化建设管理复合型人才培养。

习近平总书记在党的十九大报告中指出，要增强改革创新本领，善于结合实际创造性推动工作，善于运用互联网技术和信息化手段开展工作。2002年11月25日，国家档案局、中央档案馆向全国档案部门下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是促进档案管理现代化水平全面提高的一项重大举措。随着计算机技术、网络技术和通信技术的发展和应用，学校档案管理信息化已成为实现学校可持续发展的重要保障。

【中图分类号】R715 【文献标志码】

A 【文章编号】1005-0019（2018）21-273-02

1 学校档案信息化建设的必要性和意义

1.1 档案信息数字化的概念 档案信息的数字化是指利用数据库技术、 数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

1.2 档案信息化建设的必要性和意义 档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率，最大限度地满足需求，是档案信息化工程建设的主要目的。档案管理信息化、网络化建设，给管理人员带来的效益和收益：一是提高工作效率。档案收集、整编、借阅、归档工作量大，费时费力；信息化后信息一次录入反复使用，数据共享，方便打印、借阅，统计，整编，提高工作效率。二是检索查询方便。传统方式查找档案不但费时费力，反复查阅会对档案损坏，档案完整性受到影响；信息化后可即时查阅，既省时省力又避免损坏，极大减轻工作人员负担。三是保证档案安全。传统方法档案借阅手续繁琐，容易在借阅、转接、归档中出现偏差、遗失现象；信息化后每次借阅都有电子平台记录可以追溯，减少了档案管理差错的出现。

2 学校档案信息化建设的现状

2.1 对档案的重要性认识不足 我国学校档案信息化管理仍处于起步阶段，信息化管理的制度还不够完善，资金支持投入不足，学校整体数字化管理还不够普及，数字化档案信息涵盖的内容不够全面。

2.2 学校档案在收集中存在困难 档案收集是信息化建设中的重要环节，学校档案涉及面广且繁杂，跨度大，涉及党政文件、制度、任命，学籍档案，人事档案、基建工程预算档案，设备招投标档案等等，档案内容要求规范、准确、完整，大部分资料属于永久性保存，因此储存量大，传统手段保存必然会增加档案收集和保存的困难。

2.3 学校档案信息化管理人员的水平有待进一步提高 新时期下学校档案信息化管理对管理人员的专业水平要求高，电子档案管理人员除了要掌握档案管理专业知识，还要不断提高现代化管理技能。文档一体化的推行，使电子文件的管理超出单纯的学科范围，使档案工作成为一门集计算机科学与档案学于一体的综合性的学科。现有学校档案管理人员基本是由其他工作岗位转入，或者兼任，很少一部分是档案管理专业毕业，缺乏信息化操作能力，学校对于管理人员的培训还不足。

2.4 学校档案管理系统缺乏统一标准的管理软件 学校一般采取自行开发或引进的方式使用档案管理系统，信息化程度不统一，也无法做到资源共享或异地查询。

2.5 档案检索工具陈旧 现在大部分档案都已实行电子化目录查询，但很多档案内容查询还是采用编号查询后，再查找纸质档案，档案信息的整理、编研、查找、利用还不能实现电子化。

3 学校档案信息化建设设想及展望

3.1 充分认识档案信息化管理的重要性 随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，档案作为一种原生的信息资源，其重要性日益凸显出来。因此学校要加强顶层设计，将档案管理信息化建设与现代化校园建设结合起来，应该加大对档案信息化人力、物力 财力的支持力度，要上升到建设现代化强国的高度，要看到学校档案管理信息化建设是实现学校可持续发展的必由之路。作為档案管理者要增强自己的使命感和责任感，积极投入到建设中去，各部门也要正确认识和配合档案管理部门的工作，促进信息化建设的快速发展。

3.2 高度重视档案信息化的制度建设 管理工作上水平首先要完善制度建设，实现规范化管理。档案信息化建设内容十分丰富，是一个系列工程建设，包括基础设施建设、信息资源建设（档案目录数据库建设、电子文件归档与管理、档案数字化）、应用系统建设（档案管理系统建设、电子文件中心建设、档案网站建设、数字档案馆）、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等硬、软件系统工程建设。因此要建立一整套系统化理论化的管理制度，建立合理、科学、有效的档案管理工作流程，保证档案管理信息化建设的顺利开展。

3.3 加强档案管理队伍建设 档案事业的发展和腾飞，既要依靠科学技术的发展进步，又要依靠高素质管理队伍。首先应加大档案管理和信息化管理人才的引进；第二应加强对现有档案管理人员的业务能力、思想道德素质的培训；三是要建立有效激励机制，调动档案管理人员信息化转化的积极性；四是加强各部门团结合作，将一些电子化档案在部门提前完成。

4 结束语

新形势下的档案信息化建设已经成为一种必然趋势，也是时代发展的必然要求。实现学校档案信息化管理，跟上时代步伐，认真落实《档案法》等有关法律、法规及管理制度，推进依法治档、加强档案管理工作，深刻认识加强档案科技发展、档案信息化建设、档案管理队伍建设及不断提高档案管理人员素质的重要性、必要性和紧迫性，坚持高起点要求、高标准定位，为学校事业发展贡献力量。

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